• Виконав: студент
  • Експертна комісія
  • Список використаної літератури
  • I. Експертиза цінних документів. експертна комісія
  • II. Оперативне зберігання документів
  • III. C овременного кошти оперативного зберігання документів


  • Дата конвертації30.03.2018
    Розмір11.55 Kb.
    Типреферат

    Скачати 11.55 Kb.

    Експертиза і зберігання документів

    МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

    Волгоградського державного університету

    факультет

    Кафедра

    реферат

    на тему: «Експертиза цінності і оперативне

    зберігання документів ».

    Виконав: студент

    іческого факультету

    ного відділення

    групи

    перевірив:

    Волгоград 1998


    зміст

    Введення................................................. ............................................... 3

    I. Експертиза цінних документів. Експертна комісія............. 5

    II. Оперативне зберігання документів.............................................. 8

    III. Сучасні засоби оперативного зберігання документів 10

    Висновок................................................. ........................................ 11

    Список використаної літератури.............................................. 12

    Вступ

    Велика питома вага в загальному комплексі діловодних процесів мають операції зі зберігання документів. Це пов'язано з тим, що документи підприємств беруть участь в діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються короткі терміни а потім виділяються до знищення.

    Взагалі, повний цикл взаємодії людини з документарної середовищем включає наступні стадії:

    · Документування, що розуміється в даний час як особливими способами посвідчення;

    · Фіксація інформації на різних носіях;

    · Оперативне виконання документів в поточній діяльності громадян і організацій;

    · Зберігання документів і відомостей про них з метою подальшого, можливо, неодноразового використання.

    Значення і цінність утворюються в діяльності організацій документів різні. Деякі документи необхідні тільки для оперативної роботи з ними протягом обмеженого часу, інші, відбиваючи науково-технічні досягнення, державний устрій і суспільне життя країни, мають історичне значення і як пам'ятники історії і культури повинні бути збережені максимально довго, в ідеалі - безстроково, а точніше - постійно.

    Таким чином, метою дане реферативної роботи є вивчення експертизи цінності і її зв'язку зі зберіганням документів.

    Мета роботи зумовлює її завдання:

    1. Розглянути поняття «експертизи цінності документів» і органи її проводять;

    2. Вивчити способи і традиційні засоби зберігання документів;

    3. Розглянути сучасні засоби оперативного зберігання документів.


    I. Експертиза цінних документів. експертна комісія

    Таким чином, відбір документів на зберігання або знищення є результатом проведення ЕЦД.

    Експертизою в діловодстві називається вивчення документів на основі принципів і критеріїв з цінності з метою визначення засобів зберігання і відбору частини з них для тривалого зберігання.

    ЕЦД приводяться у відповідність з нормативними літературними документами, затвердженими президентом, Урядом і Державною архівною службою Росії. Склад документів, що підлягають постійному зберіганню, а також тривалість зберігання інших документів визначається Типовими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, які складаються і затверджуються архівною службою мінімальні терміни зберігання, зазначені в цих переліках, носять нормативний характер і не повинні бути порушені.

    З метою розширення складу документів і збільшення термінів зберігання деяких категорій на основі Типового переліку можуть створювати відомчі (галузеві) переліки, що мають нормативний характер для організацій даної галузі після їхнього затвердження спільно з архівною службою. Експертиза цінності проводиться обов'язково в наступних випадках:

    · При складанні номенклатури справ;

    · При формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ;

    · При підготовці справ до подальшого зберігання в архіві;

    · В процесі підготовки усунув до передачі з організації на зберігання до державного архіву.

    Для проведення ЕЦД, а також розгляду нормативно-методичних документів його роботі служби діловодства та архіву в усіх організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). У відомствах створюються центральні експертні комісії (ЦЕК), основні завдання яких доповнюються розглядом та узгодженням результатів роботи експертної комісії підвідомчих організацій. Підставою для роботи ЕК і ЦЕК є типове положення, затверджене державної архівної служби Росії.

    Експертна комісія є дорадчим органом, її рішення вступають в силу після їх затвердження керівником організації або його заступником. Секретарем експертної комісії призначається, як правило, секретар організації або співробітник діловодної служби. Засідання комісії проводяться не рідше двох разів на рік і оформляються протоколами.

    ЕЦД проводиться на основі переліків документів із зазначенням термінів зберігання з полістний розглядом справ постійного зберігання і справ з відміткою в переліку «ЕПК» (експертно-перевірочна комісія архівного органу) для справ тимчасового зберігання.

    За результатами ЕЦД складається опису для постійного і довготривалого зберігання, в т.ч. по особовому складу і акти про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню за єдиними, регламентованим Державної архівної служби формам.

    Протоколи експертної комісії про схвалення описів на справи постійного зберігання та з особового складу, про зміну типових термінів зберігання документів, про встановлення строків зберігання документів, не передбачених діючими переліками, акти про виділення документів до знищення. Номенклатури справ затверджуються керівником організації тільки після їх узгодження з відповідним органом Державної архівної служби.

    Організації, в процесі діяльності яких не створюються документи, що підлягають передачі на державне зберігання, складають акти про виділення до знищення документів і знищують документи, включені в ці акти, після закінчення термінів їх зберігання тільки після складання річних розділів описів справ з особового складу за відповідний період і їх затвердження керівником організації.

    Справи і документи, призначені для знищення здаються в контори вторсировини, дата здачі документів, їх вага та номер прийому здавальної накладної вказуються в акті про виділення документів до знищення. Акти підшиваються в справу після внесення змін до облікових документів діловодного служби та відомчого архіву.

    Підшивка знову оформлених у процесі проведення експертизи справ виробляється тільки після її повного завершення.

    Рішення експертної комісії і вимоги про необхідність переформування справ, розшуку відсутніх справ і документів доводяться до співробітників, як правило, у формі наказів або вказівок керівника організації.

    II. Оперативне зберігання документів

    Документи мають потребу в оперативному або довготривале зберігання інформації. Засоби для довготривалого зберігання документів мають певну схожість із засобами архівного зберігання документів (якщо мова йде про технічне оснащення архіву організації як самостійного структурного підрозділу).

    Для засобів оперативного зберігання документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності користування ними, оптимальних режимів зберігання розміщених в них документів щодо невеликого габариту і маси.

    Велика частина документів, що знаходяться на оперативному зберіганні, виконана на паперовій основі. В основному вони зберігаються на робочому місці працівників управлінської праці або в безпосередній близькості від них. Для забезпечення схоронності таких документів і змісту їх в певному порядку застосовується кілька видів технічних засобів: лотки, касети, картотеки настільні та інші.

    Лотки і касети дозволяють зберігати на поверхні робочих столів окремі документи і їх комплекси (справи). Найбільш ефектні поворотні лотки, які монтуються по 2-4 на загальній стійці, що прикріплюється до краю робочого столу, причому лотки можна повертати в горизонтальній площині, місткість лотків від 600 до 1200 аркушів паперу формату А4. Застосовуються також коробки для зберігання документів з ударопрочних пластмас, які оберігають їх від пилу. Для зручності зберігання документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, ящики в яких змінюються штангами для забезпечення можливості вертикального зберігання папок з документами.

    Найбільш ефективна для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони являють собою сховища карток (документів) з механічної (автоматичної) подачі документів до робочої зони або н а стіл оператора по його запиту. Доцільність застосування таких картотек визначається обсягами що зберігаються документів і частотою звернення до них.


    III. C овременного кошти оперативного зберігання документів

    Зберігання документів на ОЦ здійснюється відповідно до методичних вказівок. Порядок зберігання документів на машинних носіях (РД 50-524-84).

    Йдеться про зберігання перфокарт, перфострічок, магнітних матеріалів (стрічок, дисків). Облік, зберігання і використання машиночитаних документів на ОЦ в оперативному режимі реалізує спеціальна служба зберігання. Вона приймає, враховує і зберігає машинограми: створює пошукові системи, анулює машиночитаемую документацію, видає її користувачам, передає на архівне зберігання.

    На кожен носій заводиться облікова картка, куди вноситься дані по його експлуатації і такі основні показники: код по ОХДХ; реєстраційний номер; короткий зміст; дата створення документа; термін зберігання; код реєстрації, вид носія; місце зберігання та інші.

    Інформативно-пошуковий апарат складають журнали, картотеки, картки обліку документів, ручні довідкові картотеки.

    Видача машиночитаємих документів для використання здійснюється за актами прийому-видачі з супровідним листом.


    висновок

    Таким чином, у висновку даної роботи можна зробити наступні висновки.

    По-перше, експертиза цінності документів є тим інструментом, який визначає як термін, так і кошти зберігання документів. Якщо документи потребують тривалому зберіганні, то використовують кошти для довготривалого зберігання документів, а при невеликому терміні доцільно застосовувати засоби оперативного зберігання документів.

    По-друге, доцільність використання традиційних засобів оперативного зберігання документів повинні визначатися обсягами що зберігаються документів і частотою звернення до н їм на основі висновків експертизи цінності документів.

    В якій міститься пропозиція по раціоналізації документообігу слід зазначити як необхідність, повсюдне впровадження ЕОМ для підвищення ефективності роботи документаційною служби підприємства в цілому і оперативності засобів оперативного зберігання документів.


    Список використаної літератури

    1. Андрєєва В.І. Діловодство (вимоги до документообігу фірми н а основі ГОСТів РФ). - М .: АТ «Бізнес-школа« Інтел-синтез », 1994. -192с.

    2.Діловодство і основні вимоги до документів. М .: Юридичний коледж МДУ, 1994. -850С.

    3. Документи і діловодство: Справ. посібник / Г.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов та ін. - М .: Економіка, 1991. - 271с.