• 1.2. Інформаційні технології документаційного забезпечення управлінської діяльності
  • ТЕМА 2. Інструментальні засоби обслуговування управлінської діяльності
  • 2.2. Прикладні програмні засоби інформаційного обслуговування управлінської діяльності
  • Тема 3. Автоматизовані робочі місця і програмне забезпечення
  • ТЕМА 4. Технічні засоби інформаційних технологій
  • ТЕМА 5. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ
  • Приклад постановки задачі системи підтримки прийняття рішення


  • Дата конвертації12.04.2017
    Розмір197.72 Kb.
    Типреферат

    Скачати 197.72 Kb.

    Інформаційні технології в економіці (9)

    ТЕМА 1. Інформаційне забезпечення управлінської діяльності

    1.1. Інформаційні технології та засоби забезпечення управлінської діяльності

    Інформація - це відомості про кого-небудь або про що-небудь, отримані з зовнішнього світу за допомогою різних засобів. У системах управління інформація характеризує стан керованого об'єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.

    Інформаційна технологія (ІТ) об'єднує процеси, методи пошуку, збору, зберігання, обробки, надання, поширення інформації та способи здійснення таких процесів і методів (Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ.-Ст. 2).

    «Технологія» позначає процеси виготовлення і забезпечення якості. Технологія інформаційна відрізняється тим, що це творчий інформаційний процес, що складається з ефективно організованих операцій збору, реєстрації, передачі, накопичення та обробки інформації. Вона реалізується за допомогою комп'ютера.

    Будь-яка ІТ ґрунтується на наступних складових:

    1. Технічне забезпечення (ТО) - комп'ютери, обчислювальна мережа і інша електронна техніка, комплекс технічних засобів, що реалізують інформаційний процес;

    2. Програмне забезпечення (ПО) - сукупність програм, що дозволяє організувати управління технічним комплексом і рішення задач на комп'ютері. Найважливішими класами ПО є системне (операційна система), прикладне (представлене пакетами прикладних програм, ППП) і спеціальне (програми автоматизації діяльності організацій);

    3. Організаційно-методичне забезпечення (ГО) - методичні та нормативні документи, що узгоджують використання технічних засобів, програмного забезпечення і діяльності персоналу.

    Управлінська діяльність - це предметна область, в якій реалізується цілеспрямований вплив суб'єкта на об'єкт для досягнення результату. Управлінська діяльність має інформаційну основу, і історично реалізуються в рамках кібернетичного, системного і процесного підходу до управління.

    Кібернетичний підхід до управлінської діяльності розглядає сукупність об'єкта управління - організації (підприємства) і суб'єкта управління - управлінського апарату. Процес управління ділиться на кілька етапів: збір та обробка інформації; аналіз, систематизація, синтез; постановка на цій основі цілей; вибір методу управління, прогноз; впровадження обраного методу управління; оцінка ефективності обраного методу управління (зворотний зв'язок). Кібернетика - наука про загальні закони управління і зв'язку в природі і суспільстві, а також отриманні, передачі і перетворення інформації в кібернетичних системах.

    Системний підхід допомагає створити інформаційну систему (ІС), яка визначається як сукупність технічних засобів, людей і бізнес-процесів, спільне використання яких сприяє досягненню цілей (ГОСТ 34). За правилами системного підходу проводиться системний аналіз, створюється інформаційне та програмне забезпечення.

    З істемний аналіз (systems analysis) - всебічний детальний аналіз складу, організації, технології функціонування об'єкта автоматизації (організації, служби, виробництва, виробничого процесу, що управляють, і т. Д.), Тобто визначення функцій предметної області і способів їх реалізації із застосуванням комп'ютера (включаючи ланки, операції, процедури, їх взаємні внутрішні і зовнішні зв'язки), планування подієвої моделі діяльності (ділових процесів).

    Створення інформаційного забезпечення передбачає: класифікацію і кодування економічної інформації (виділення реквізитів, показників, записів, масивів, баз даних та ін. Для надання інформації форми, зручної до сприйняття іншими людьми і ЕОМ), формалізацію та оптимізацію керуючих впливів (інформаційних потоків), організацію зберігання інформації в ЕОМ і на машинних носіях.

    Розробка програмного забезпечення (ПО) перетворення, аналізу та оцінки необхідної для прийняття рішень інформації - мета системного підходу, яка досягається застосуванням методології раціонального уніфікованого процесу (Rational unified process, RUP) розробки ПО.

    Розрізняють предметні (область застосування), що забезпечують (інструментарій вирішення завдань) і функціональні (реалізація чітко формалізованих функцій) ІТ. В управлінській діяльності, як правило, застосовуються забезпечують і функціональні ІТ.

    Забезпечують ІТ можуть бути класифіковані за видами забезпечення, на які вони орієнтовані: технічне, математичне, інформаційне, лінгвістичне, програмне, організаційне, правове та інші види. Найбільш використовуваними серед забезпечують інформаційних технологій є системи управління базами даних (СКБД), Workflow-системи (процесного підходу до управління), Інтранет.

    Єдина інформаційна база є сучасною формою організації зберігання і доступу до інформації і служить для надійного, ефективного та тривалого у часі зберігання даних організації (підприємства). Вона створюється і функціонує під управлінням спеціальних програмних комплексів, званих системами управління базами даних (СКБД). СУБД повинні здійснювати оновлення, зберігання, пошук і вилучення даних; мати опис елементів даних; гарантувати надійність виконання операцій з даними; надавати кошти резервування і відновлення на випадок пошкодження або руйнування даних; здійснювати обмеження і контроль доступу і правильність використання даних, підтримку цілісності даних; вести журнал дій користувачів.

    За масштабом можна виділити СУБД настільні (використовують модель обчислень, в якій дані витягуються з бази і обробляються засобами настільного комп'ютера - архітектура «файл-сервер»), серверні (зберігання і обробка даних централізовані на одному виділеному комп'ютері - архітектура «клієнт / сервер») .

    Об'єктно-орієнтовані СУБД більш функціональні, володіють можливостями об'єктного моделювання даних і дозволяють визначити поведінку реальних сутностей предметної області.

    Розвитком технології управління даними є спеціалізовані технологічні платформи (framework), в яких користувач працює не з табличній, а з об'єктною моделлю даних.

    Процесний підхід до управління, який переважає в даний час, реалізує мета управлінської діяльності за допомогою ряду ділових процесів, що складаються з окремих компонентів, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання - вдосконалена більш тісною інтеграцією з предметною областю спеціалізована версія системного підходу.

    Ділові (або бізнес-) процеси за визначенням одного з родоначальників процесного підходу до управління Вільяма Шера - регламентують порядок робіт, спрямованих на досягнення певної бізнес - цілі. Щоб описати порядок робіт потрібно виділити організаційну структуру, виконувані функції, формалізувати їх у вигляді документів.

    Компоненти бізнес-процесів - це коло виконавців, виконувані ними функції і звітні документи. Бізнес-процеси діяльності розбивають на етапи (фази - відрізки часу) і декомпозіруется аж до елементарних подій.

    Регламент виконання бізнес-процесу може бути намальований у вигляді схеми, його характеристики можуть бути виміряні і він може бути поліпшений шляхом виявлення співвідношень між його компонентами і подальшої зміни цих компонентів і їх взаємозв'язків.

    Інтранет є технологією управління корпоративними комунікаціями на відміну від Інтернету, що є технологією глобальних комунікацій. Це результат застосування технології відкритих (мережевих, інтернет-систем) в області автоматизації документообігу і діловодства організації (підприємства).

    1.2. Інформаційні технології документаційного забезпечення управлінської діяльності

    У тому випадку, коли об'єктом управління є ділові процеси (підприємства задля досягнення поставленої мети) і підрозділи підприємства, де вони протікають, для вирішення управлінських завдань досить документування діяльності організації (підприємства), забезпечення миттєвого пошуку і видачі потрібної інформації.

    Основним носієм інформації є документ - матеріальний носій, що містить інформацію в зафіксованому вигляді, оформлений в установленому порядку і має відповідно до чинного законодавства правове значення.

    Документування діяльності організації ведеться за допомогою автоматизованих систем діловодства і «безпаперового» інформаційного порталу організації. Процес документування полягає у введенні, класифікації, сортування, перетворення, розміщенні (зберіганні) інформації з метою пошуку і видачі користувачам в потрібному форматі. Найбільш сучасно застосування методів і засобів організації безпаперової технології управління, яке грунтується на використанні трьох основних концепцій (стадій переходу): перехід до електронних документів, створення систем управління документами та систем автоматизації ділових процесів.

    Електронні документи документують події, що відбуваються на підприємстві, а так само зміни матеріальних, грошових, трудових або інших ресурсів, використовуваних при виконанні ділових процесів. Їх застосування може збільшити функціональність додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до величини накопичувачів, скоротити або повністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів. Вони можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за кілька секунд, а не хвилин, годин, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використанні документів на паперових носіях.

    Управління документами реалізується в рамках системи управління документами (Electronic Document Management Systems, EDMS або docflow) планування документопотоков і управління ними.Вона працює з образами документів і маршрутизацією руху документів. Управління та контроль операцій і робіт, ініційованих документами - основоположна завдання збільшення продуктивності і зниження витрат на управління.

    При автоматизації ділових процесів мета функціонування підприємства реалізується за допомогою ряду ділових процесів, що складаються з окремих компонентів, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання. "Workflow" - система автоматизації ділових процесів призначена для управління бізнес-процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи.

    Документування мало для повноцінного збору інформації в економічній системі управління. Об'єктами управління на підприємстві є ресурси: матеріальні, грошові, трудові, інформаційні та інші, які використовуються при виконанні ділових процесів, які відрізняються кількісним виміром. В економічній системі необхідний облік - реєстрація змін кількості ресурсів в часі.

    Процес обліку із застосуванням ЕОМ виконується наступним чином:

    1. В інформаційну систему підприємства вводиться інформація про аналітичні об'єктах підприємства, які використовуються і змінюються в процесі його господарської діяльності. Аналітичний об'єкт - це реальний предмет підприємства, який можна назвати, показати, пронумерувати, виконати з ним будь-які дії. Приклади аналітичних об'єктів - співробітники, меблі, товари, засоби виробництва і так далі.

    2. Документально реєструються події, що відбуваються на підприємстві і змінюють його стан, відображаються в інформаційній базі в певному заздалегідь вигляді. Наприклад, в процесі реєстрації торговельної діяльності аналітичними об'єктами товарами (наприклад, прасками і чайниками) відбуваються такі види подій: надходження товарів на склад, складське переміщення товарів, списання з обліку (реалізація товарів покупцям або утилізація непридатних товарів на збитки підприємства).

    3. Актуалізується (підтримується в актуальному стані за допомогою своєчасного відображення змін, пов'язаних із зареєстрованими господарськими подіями) зведена таблиця (журнал або регістр) розподілу кількості ресурсів підприємства за їх видами в часі. Причому по кожній операції зберігається не тільки кількість ресурсу поточної операції, але і проміжне значення підсумку регістра. На підставі проміжного значення підсумку регістра згодом легко може бути відновлено кількісне значення будь-якого ресурсу в будь-який момент часу. Підсумки зберігати в таблиці потрібно обов'язково, так як їх розрахунок заново щодо кожної вимоги аналізу веде до зниження ефективності.

    4. Для того щоб прийняти управлінське рішення, перш необхідно провести аналіз розподілу ресурсів підприємства. У загальному вигляді він проводиться наступним чином:

    а) витягується з інформаційної бази підприємства дані, що відносяться до заданого виду діяльності, обмежені заданими умовами - параметрами відбору, наприклад, періодом і видом аналітичного об'єкта.

    б) видається рекомендація до прийняття рішення у вигляді, найбільш зручному для використання інформації, для цього перш інформація обробляється - обмежується умовами, групується, сортується (упорядковується), підсумовується.

    Оперативний облік - це поповнення інформаційної бази підприємства в процесі реєстрації господарських операцій одного вузького виду діяльності, причому зміст бази даних включає записи про аналітичні об'єктах, які будуть використовуватися і змінюватися в діяльності підприємства (наприклад, товари і склади в процесі торгового обліку). Види аналітичних об'єктів є вимірами оперативного обліку, тобто якісною характеристикою ресурсів, величина яких змінюється в його процесі. При організації оперативного обліку необхідно визначити і оцінити міру даних видів ресурсу. Як правило, в якості запобіжного виступають кількісна та вартісна (грошова) характеристики. У процесі оперативного обліку можливе надходження, переміщення та вибуття певної кількості ресурсу на певну суму. Ці операції повинні бути зареєстровані в зведеній таблиці (журналу, регістра) із зазначенням виду і оцінки ресурсу на дату операції.

    На відміну від оперативного обліку, записи в бухгалтерському обліку можуть бути зроблені тільки на підставі зовнішніх документів, за які відповідає керівник організації, або внутрішніх документів, за достовірність яких відповідають керівники підрозділів. Бухгалтерський облік може бути управлінський (всеосяжний) і регламентований державою (фінансовий і податковий).

    Особливість ведення бухгалтерського обліку на ЕОМ полягає в тому, що повна безперервна реєстрація всіх господарських операцій (рухів ресурсів), що відбулися в діяльності організації виконується в одній таблиці синтетичного обліку із зазначенням кореспонденцій рахунків бухгалтерського обліку, і для кожного рахунку бухгалтерського обліку створюється окрема таблиця аналітичного обліку .

    Синтетичний бухгалтерський облік - укрупнений сумовий облік за видами ресурсів (рахунках), оцінка кожного виду ресурсу і перетворень одних видів ресурсів в інші. В основі синтетичного обліку лежить план рахунків. Це сукупність синтетичних рахунків (видів ресурсів) призначених для угруповання зведених даних.

    Аналітичний бухгалтерський облік оперує поняттями «субконто» (об'єкт аналітичного обліку) і «вид субконто» (аналітичний розріз, сукупність однорідних об'єктів аналітичного обліку) і ведеться по кожному рахунку окремо. Для кожного рахунку (субрахунку) може бути призначено кілька різних видів субконто для ведення паралельного (багатовимірного) обліку в різних розрізах.

    У тому випадку, коли значення ресурсу не вказано явно, величина зміни ресурсів обумовлена ​​багатьма складними факторами, а міру перетворення ресурсів все одно потрібно оцінити кількісно (наприклад, зарплату співробітників або амортизацію обладнання), тоді в процесі збору інформації може виявитися недостатньо тільки обліку, вводиться поняття «розрахунку» і «виду розрахунку».

    Розрахунок значень ресурсів в автоматизованій системі виконується за заданим алгоритмом. Алгоритм кожного виду розрахунку спирається в загальному випадку на дві категорії параметрів: період, за який потрібно отримати кінцеві дані і набір вихідних даних, що використовуються при розрахунку. Як правило, в реальному житті різні види розрахунку існують не самі по собі, а впливають на інші види розрахунку в якості базових, провідних і витісняють.

    ТЕМА 2. Інструментальні засоби обслуговування управлінської діяльності,

    основи їх побудови

    2.1. Інструменти інформаційного обслуговування

    У широкому сенсі інструментальні засоби комп'ютерних технологій інформаційного обслуговування управлінської діяльності охоплюють всі універсальні програмно-технічні інструменти комп'ютерної технології, які можуть стати в нагоді в управлінні - один або кілька взаємопов'язаних технічних і програмних продуктів (для комп'ютера) обслуговування процесів: збору інформації (суб'єкт отримує відомості про цікавить його об'єкті); обміну інформацією (передачі і прийому інформації); зберігання інформації (підтримання вихідної інформації у вигляді, що забезпечує видачу даних за запитами кінцевих користувачів у встановлені терміни); обробки інформації (перетворення відповідно до заданого алгоритму, що реалізує, наприклад аналіз, прогноз, прийняття рішень). А так же мови, системи і середовища програмування.

    На практиці інформаційне обслуговування розглядається з позиції сервісної діяльності, спрямованої на задоволення інформаційних потреб. Завдання інформаційного обслуговування пов'язані з централізованим зберіганням і обробкою інформації і невід'ємною складовою системи інформаційного обслуговування є телекомунікаційна мережа організації.

    Централізоване зберігання і обробка інформації та використання технічних засобів базується на зосередженні обчислювальних ресурсів інформаційних систем в єдиному центрі (найчастіше це великі ЕОМ і обчислювальні комплекси), які обробляють в ньому інформацію, а потім передають результат користувачам.

    Переваги централізації: можливий сильний контроль за інформаційною системою, її обслуговуванням; інформаційні ресурси розташовуються централізовано, дані і витрати на їх створення не дублюються; є можливість звернення користувача до великих масивів інформації; використовуються дуже досвідчені фахівці для роботи з інформаційною системою в центральному обчислювальному центрі; є можливість управління великими і складними проектами; хороші можливості для об'єднання і стандартизації; легкість упровадження методологічних рішень по розвитку (вдосконалення) інформаційної технології.

    Недоліки централізованої організації інформаційної системи: функції інформаційної системи повинні з'являтися з реальних потреб бізнесу, а не із завдань саморозвитку інформаційної системи; інформаційні послуги не націлені на персональне обслуговування, користувачі розглядаються як покупці послуг, звідси - обмеження можливостей користувача в процесі одержання і використання інформації; великі труднощі в плануванні надання ІТ послуг і використання інформаційних ресурсів; можуть зрости витрати на утримання інформаційної системи, в порівнянні з децентралізованим випадком; обмеження відповідальності та мотивації персоналу інформаційної системи не сприяє оперативному одержанню інформації користувачем.

    Умови застосування централізованого підходу до організації інформаційної системи: існує необхідність повного контролю; в інформаційній системі використовуються дорогі ресурси або використання ресурсів обмежено; різні підрозділи організації мають схожі або однакові потреби, використовуються схожі операції; має місце монолітна організація з централізованим автократичних підходом до управління; централізація є життєвою необхідністю.

    До інструментів інформаційного обслуговування відносяться універсальні (які не придатні спеціально для управління) інструменти автоматизації бібліотечної діяльності (бібліотечні інформаційні системи), довідково-правові бази даних (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс), інші засоби доступу до інформаційних ресурсів.

    Автоматизовані бібліотечні інформаційні системи (АБІС) - системи планування ресурсів для бібліотеки, які використовуються для відстеження бібліотечних фондів, від їх замовлення та придбання до видачі відвідувачам бібліотек. АБИС зазвичай складається з реляційної бази даних, програмного забезпечення, яке взаємодіє з базою даних, і двох графічних користувальницьких інтерфейсів (один для читачів, другий для персоналу).

    Бібліотечна технологія застосовується в процесі реінжинірингу власної організації і досліджень, спрямованих у поза, наприклад, на дослідження технологій. В результаті неї ділова інформація, отримана в процесі інформаційного обслуговування перетвориться людиною на базі підготовлених даних, знань, їх моделей, правил роботи зі знаннями і моделями в звіти, доповіді з пропозиціями для вироблення і прийняття відповідних управлінських рішень в різних формах подання - у вигляді тексту , графіки, табличних даних, зображень. Процеси бібліотечної діяльності - це робота з фондом (комплектування новими надходженнями), роботи з користувачами інформації (видачі і повернення), функції каталогізатора (бібліографа - роботи з бібліографічними описами видань і статей), функції підготовки звітності (звітів про діяльність бібліотеки).

    Приклади автоматизованих бібліотечних систем - Ірбіс, Руслан, 1С: Бібліотека ВНЗ.

    Довідково-правові бази даних використовуються найчастіше фахівцями юридичних підрозділів, мають розвинену пошуковою системою і дозволяють вести правове забезпечення діяльності організації.

    Інформаційне обслуговування пов'язано з використанням електронних інформаційних ресурсів. Інформаційні ресурси - інформація (відомості, знання, програми, методики і т.п.), зафіксована на матеріальному носії, призначена для автоматизованої обробки та надається іншим людям на комерційній або некомерційній основі. Зовнішня інформація в єдиному світовому економічному просторі утворює світові інформаційні ресурси. Світові інформаційні ресурси формуються і підтримуються інформаційними агентствами, інформаційними центрами, інформаційними корпораціями. Це відкриті інформаційні ресурси інтернету та платні професійні бази даних, такі як Lexis-Nexis і Questel-Orbit.

    Наведемо найбільш яскраві приклади відкритих інформаційних баз, орієнтовані на масового користувача.

    Http://ru.wikipedia.org - вільна інтернет-енциклопедія.

    Http://forum.ru-board.com - архів коментарів експертів і дискусій з усіх галузей комп'ютерних знань.

    Http://natahouse.ru - широка електронна бібліотека.

    Http://Ixbt.com - інформаційна база зі статтями - описом комп'ютерного обладнання і сучасних технічних стандартів.

    Http://www.viruslist.ru - велика вірусна енциклопедія, новини, огляди та статті про загрози та інформаційної безпеки, а також замітки провідних вірусних аналітиків Лабораторії Касперського.

    Засоби доступу до інформаційних ресурсів в телекомунікаційних мережах (в тому числі і світових) теж є універсальними, це численні і різноманітні комунікаційні технічні та програмні засоби.

    2.2. Прикладні програмні засоби інформаційного обслуговування управлінської діяльності

    Управління організацією в цілому і створення корпоративних інформаційних систем в даний час спираються на різні спеціалізовані інформаційні технології, специфічні для сфери прикладання управління. На відміну від прикладного програмного забезпечення обчислювальної техніки спеціальне програмне забезпечення менеджера це Business Intelligence (BI) - інструменти, використовувані для перетворення, зберігання, аналізу, моделювання, доставки і трасування інформації в ході роботи над завданнями, пов'язаними з прийняттям рішень на основі фактичних даних. BI-технології дозволяють аналізувати великі обсяги інформації, загострюючи увагу користувачів лише на ключових факторах ефективності, моделюючи результат різних варіантів дій, відстежуючи результати прийняття тих чи інших рішень. Виділяють наступні групи програмного забезпечення, створеного для допомоги менеджеру в аналізі інформації про свою компанію і її оточенні: управління ресурсами, документообігом, корпоративними знаннями, діловими процесами.

    Засоби управління ресурсами реалізовані в рамках інтегрованих програмних пакетів і бізнес-додатків технологічних платформ управління підприємством, головне завдання яких - планування і облік. Для особистого планування та обліку використовуються організатори робіт.

    Організатори робіт - це пакети програм, призначені для автоматизації процедур планування використання різних ресурсів (часу, грошей, матеріалів) як окремої людини, так і всієї фірми або її підрозділів. До пакетів даного типу відносяться: Time Line, MS Project, SuperProject, Lotus Organizer.

    Бізнес-додатки мають те ж призначення, але орієнтовані на колективне використання і ґрунтуються на технологічній платформі. Технологічні платформи - спеціалізований framework - фундамент побудови і середовище виконання, в якому функціонує бізнес-додаток. Удосконалення даного класу технологій направлено на забезпечення автоматизованого формування моделі предметної області і занурення її в стандартну інструментальну середу. Бізнес-додатки є самостійними сутностями і можуть виступати в якості окремих програмних продуктів, але повністю спираються на технології платформи. Платформа містить інструментарій, необхідний для розробки, адміністрування та підтримки бізнес-додатків. Приклади технологічних платформ - SAP R / 3, Oracle Applications, MS Business solutions Axapta і Navision, 1С: Підприємство, Альфа і ін.

    Засоби електронного документообігу автоматизують процеси створення, перетворення і передачі документів. Категорії технологій (з прикладами найбільш відомих постачальників продуктів в кожному класі):

    • електронні системи управління документообігом (ЕСКД), орієнтовані на бізнес-процеси (Business-process EDM): Documentum, Hummingbird PC DOCS;

    • корпоративні ЕСУД (Enterprise-centric EDM): Lotus Domino, Opent Text LiveLink;

    • системи управління інформацією або портали (Information Management): Excalibur, Oracle Context, Lotus Notes і K-station;

    • системи управління потоками робіт (Workflow management): Lotus Domino Workflow, StaffWare.

    У великих організаціях з метою швидкого та адекватного реагування на різноманітні впливи необхідно підтримувати на високому рівні корпоративні знання (знання організації) - різноманітну інформацію про основні бізнес-процеси організації.

    Засоби управління корпоративними знаннями дозволяють створити автоматизовану довідкову систему з єдиним інформаційним простором - телекомунікаційне середовище, в якій знання одного працівника стають надбанням всіх співробітників завдяки функціям «подання інформації», «публікації інформації», «споживання інформації». В телекомунікації виділяють три рівня реалізації: апаратний, програмний і інформаційний. На інформаційному рівні системи управління корпоративними знаннями виділяють три підрівні: мова представлення, моделі подання, фактичні знання.

    Мова вистави корпоративних знань залежить від конкретної предметної області і вирішує завдання уніфікації представлення знань, однозначного їх тлумачення, розбиття процесів обробки знань на процедури, що допускають автоматизацію. Це графічна мова, що складається з умовних позначень елементів для моделей у вигляді мережевих графіків, ланцюжків створення доданої вартості, подієвих ланцюжків (eEPC), діаграм структурного аналізу (IDEF0, IDEF3), об'єктів універсальної мови моделювання (UML) або доброзичливого російського алгоритмічної мови (ДРАКОН ). В даний час досить програмних інструментальних засобів, за допомогою яких можна будувати функціональні, інформаційні, вартісні і імітаційні моделі бізнес-процесів, системи управління і системи якості підприємства. MS Visio - для створення діаграм і наочного уявлення даних; BPwin, Designer / 2000 - для структурного аналізу і проектування; ARIS, ReThink - моделювання та проектування бізнес-процесів.

    Моделі подання знань визначають специфіку діяльності організації. Знання цього рівня є метаданими, що описують первинні дані.

    Фактичні знання відображають конкретні предметні області і є первинними даними.

    Засоби автоматизації ділових процесів близькі до класу систем управління потоками робіт, але орієнтовані на бізнес-процеси: дозволяють підтримувати на високому рівні різноманітну інформацію про основні бізнес-процеси організації, об'єднують в своєму складі вбудовані засоби моделювання (інструменти графічного мови створення моделей корпоративних знань в одній з відомих методологій, приклади розглянуті в лекції 6) і механізми виконання бізнес-процесів. Вони застосовуються з метою швидкого та адекватного реагування на безліч всіляких подій і ситуацій, що виникають в діяльності компанії (безкоштовні, наприклад - Runa WFE і платні, наприклад Unify NXJ).

    Тема 3. Автоматизовані робочі місця і програмне забезпечення

      1. Сучасна концепція автоматизованих робочих місць (APM), класифікація і принципи побудови

    Під автоматизацією робочого місця розуміється реалізація функціональних обов'язків співробітників на основі сукупності апаратних технічних пристроїв і програмних засобів і методів.

    Автоматизоване робоче місце (АРМ) менеджера - це людино-машинна мала обчислювальна система, професійно орієнтована, призначена для збору, передачі, зберігання і обробки інформації на робочому місці користувача; програмно-технічний комплекс, що дозволяє вести обробку інформації і отримувати вихідні дані у вигляді екранних або друкарських форм, що складається з персональної ЕОМ настільного (desktop) або переносного (laptop) типу і оснащений інструментальними засобами, орієнтованими на користувача-непрограмістів.

    До основних причин необхідності створення автоматизованих робочих місць відносять:

    - збільшення обсягів інформації та необхідність скоротити терміни її розробки;

    - підвищення продуктивності праці за рахунок інтенсифікації;

    - ускладнюються вимоги до діяльності апарату управління і необхідність скорочення його чисельності;

    - вдосконалення форм і методів управління.

    Програмне забезпечення АРМ включає: навчальної системи, програмних продуктів обробки інформації і сервісних засобів.

    Навчальна система включає в себе: інтегровану рядок підказок, систему закладок, покажчиків і довідок, вбудовану систему прикладів, гіпертекстову систему документації та вирішення проблем.

    Комплекс програмних продуктів обробки інформації включає в себе спеціальні засоби: ведення довідників і класифікаторів, виписки документів щодо реєстрації операцій в базі даних, обробки інформації в реальному часі, генерації звітних форм, організації діалогу з користувачем; введення інформації на зовнішніх носіях - з дискет, сканера, по каналах зв'язку, формування архівів за звітний період; виведення даних за запитом на екран, у файл, на принтер; настройки алгоритмів розрахунку, значень за замовчуванням, екранних і друкованих форм.

    Рухливі засоби технічного обслуговування АРМ включають: інструментарій технічного обслуговування і усунення наслідків аварій, прийому і передачі даних по каналах зв'язку, забезпечення копіювання та збереження інформації, налаштування кольору і звуку, доступу до даних, пристроїв (принтера, модему, сканера), а також годинник, календар і калькулятор і ін.

    Види АРМ:

    • АРМ керівника - оперують узагальненою інформацією, що дозволяє приймати рішення. Вони містять економіко-математичні та статистичні засоби аналізу, моделювання, планування і прогнозування сфери діяльності, що забезпечують технології - табличні, графічні і текстові процесори, електронну пошту і т.д.

    • АРМ фахівця-виконавця необхідний інструментарій забезпечення професійної діяльності, що визначається предметними технологіями регулювання (оперативного управління) і обліку. АРМ даного рівня характеризується жорстким включенням в програмний продукт функціональних технологій.

    При управлінні персоналом можуть використовуватися АРМ розраховувача, АРМ відділу кадрів, АРМ табельщика, АРМ нормувальника.

    АРМ можуть бути організовані в комплекси взаємопов'язаних АРМ за допомогою засобів мережевих технологій.

    Використання автоматизованих робочих місць дозволяє чіткіше регламентувати і стандартизувати як організаційні структури, так і технології; дає можливість наблизити інформацію безпосередньо до користувача системи; дозволяєконкретизувати професійні вимоги, що висуваються до управлінських працівникам; визначати предметну область функціональних обов'язків користувачів і їх інформаційні потреби.

      1. Характеристика і класифікація сучасних програмних засобів

    Для виконання користувачем його задач повинні бути реалізовані функціональні вимоги до програмного засобу. Тому велике значення мають їх характеристики. Характеристика (feature) програмного продукту - це набір логічно пов'язаних функціональних вимог, які задовольняють бізнес-цілі, забезпечують можливості користувача і якість програмних засобів. В області комерційного ПЗ це група вимог, які важливі при ухваленні рішення про покупку - елемент маркованого списку в описі продукту.

    До таких характеристик відносяться легкість і простота використання, легкість розгортання, цілісність, ефективність і стійкість до збоїв. Інші нефункціональні характеристики описують зовнішні взаємодії між системою і зовнішнім світом, а також обмеження дизайну і реалізації.

    Програмні засоби - засоби управління технічним комплексом, програмне забезпечення (ПЗ) ІС. У програмному забезпеченні виділяють загальні та спеціалізовані засоби.

    Загальне програмне забезпечення - операційна система, програми технічного обслуговування і допоміжні програми (комунікаційні, антивірусні, призначені для користувача оболонки і архіватори). Загалом ПО виділяють системне і прикладне.

    Системне програмне забезпечення обчислювальної техніки - засоби забезпечення роботи комп'ютерних систем.

    Операційна система це програма, яка керує основними діями ЕОМ, її периферійними пристроями та забезпечує запуск всіх інших програм, а також взаємодія з оператором. Найбільш поширені: комерційні операційні системи Microsoft Windows (застосовуються в комерційній діяльності) і некомерційні (GNU) Linux з відкритими текстами вихідних кодів. Так само користуються популярністю Mac OS X x86, BSD.

    Обслуговуючі програми допомагають проводити технічне обслуговування в процесі експлуатації комп'ютера - тестування і діагностику (Everest), перевірку або сканування жорсткого диска на наявність помилок і комп'ютерних вірусів за допомогою сервісних (Scandisk) і антивірусних (Eset Nod32, Kasperskiy antivirus, DrWeb, Symantec Antivirus) програм , дефрагментацію диска (DiskKeeper).

    Архіватори допомагають попередити втрату інформації і оптимізувати ресурси, необхідні для її зберігання (WinRar, WinZip).

    Призначені для користувача оболонки виконують функції інтерфейсу між користувачем і операційною системою. Вони створюють більш зручний спосіб спілкування з ЕОМ, ніж той, який надається засобами ОС - MS DOS (Norton Commander, Volkov Commander, Dos Navigator), Windows (Far - File and archive manager, Windows Commander) і Linux (Gnome).

    Прикладні програмні засоби - окремі програми і пакети прикладних програм, призначені для вирішення різних завдань користувачів ЕОМ і створених на їх основі автоматизованих систем. Наприклад систем підготовки текстових документів; розпізнавання тексту; програм-перекладачів; систем управління базами даних; систем управління контактами; систем підготовки презентацій; інтегрованих пакетів (офісних).

    Спеціалізовані програмні засоби допускають формулювання, постановку і реалізацію поставлених завдань в термінах предметної області користувача. Вони використовуються для вирішення вузького кола завдань або реалізації строго визначеної групи функцій. Це системи обробки фінансово-економічної інформації; системи управління проектами; експертні системи і системи підтримки прийняття рішень; системи інтелектуального проектування і вдосконалення систем управління; облікові, управлінські системи.

    Програмні засоби розрізняються за масштабом. Додатки масштабу підприємства відрізняються розміром: це великі бізнес-додатки. Як правило, вони складні, масштабуються, розподілені, часто розділені на компоненти і життєво важливі для роботи всієї організації. Їх можна розгорнути на різних платформах, представлених в корпоративних мережах, інтрамережі і в Інтернеті. Головне для них - дані, тому такі додатки повинні задовольняти найсуворішим вимогам до безпеки, адміністрування та супроводу. Як і всі сучасні програми, виробничі додатки повинні бути досить надійними і продуктивними, а також володіти інтуїтивно зрозумілим і добре організованим призначеним для користувача інтерфейсом. Однак, крім перерахованого, додатків масштабу підприємства притаманні особливості:

    - Складність - це розраховані на багато користувачів багатокомпонентні додатки, розроблені великим колективом програмістів і призначені для обробки величезної кількості даних, паралельного виконання безлічі процесів і інтенсивного використання розподілених ресурсів. Природно, що ви- пользуемие в них алгоритми дуже складні. Такі програми, як правило, розгортаються на різних платформах, взаємодіють з іншими додатками і експлуатуються протягом тривалого часу.

    - Орієнтація на бізнес - мета таких додатків - рішення конкретних завдань бізнесу; вони реалізують правила, процеси і об'єкти, властиві виробничим процесам конкретної організації. Саме для цього їх розробляють, розгортають і експлуатують.

    - Важливість - виробничі програми повинні бути досить надійними, щоб витримувати безперервну експлуатацію. Від них вимагається виняткова гнучкість в питаннях, що стосуються масштабування і розгортання, а також наявність засобів обслуговування, моніторингу та адміністрування.

      1. засоби мультимедіа

    Мультимедіа кошти - це програмні засоби комплексного представлення даних будь-якого типу. Мається на увазі спільне використання символів, тексту, таблиць, графіків, зображень, відео, звуку, мови, що створює мультісреду, в якій зображення видається на екран з текстовим і звуковим супроводом. Вони поставляються на CD і DVD-ROM і містять аудіовізуальну інформацію з певної тематики (наприклад, для навчання або презентації продукції, послуг компанії). До них відносяться Director for Windows, Multimedia ViewKit, NEC MultiSpin.

    До мультимедіа можна віднести і гіпертекстову технологію.гіпертекстові засоби призначені для представлення тексту в програмах-браузерах (навігаторах) як асоціативно-пов'язаних блоків інформації (асоціативний зв'язок - це з'єднання, зближення уявлень суміжних, протилежних, аналогічних). Гіпертекст реалізований в сучасних комп'ютерних системах, орієнтованих на обмін інформацією. Гіпертекст з нетекстової компонентами (звук, відео) називається гіпермедіа.

    Браузер (оглядач, навігатор) - комп'ютерна програма, призначена для перегляду гіпертекстової інформації і переходів по посиланнях між сторінками. Наприклад, Internet Explorer або Mozilla FireFox.

    Системи управління контентом (content management systems, CMS) або системи менеджменту сайту, форуму, інтернет-порталу є як правило безкоштовні програми, які використовуються в інтернет і інтранет мережах і призначені для організації веб-інтерфейсу СУБД. Їх принцип дії полягає в динамічному формуванні веб-сторінок на основі команд управління, що надходять від користувачів.

    WWW (World Wide Web - Всесвітня павутина) заснована на застосуванні гіпертекстового представлення інформації і дозволяє читати такий текст, відстежувати посилання, відображати картинки і програвати звукові і відеовставкі.

    На практиці мультимедіа і гіпертекстові технології використовуються для інформаційного обслуговування - сервісною діяльності, спрямованої на задоволення інформаційних потреб користувачів. Більш високою формою організації інструментів інформаційного обслуговування відносяться універсальні (які не придатні спеціально для управління персоналом) інструменти автоматизації бібліотечної діяльності (бібліотечні інформаційні системи Ірбіс, Руслан), довідково-правові бази даних (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс), пошукові системи і інформаційні портали.

    Відеотехнологія - застосовується для створення відеосюжетів, фільмів, ділової графіки і ін. До неї відносяться засоби перегляду і використання рухомого зображення. У зв'язку з різноманітністю методів кодування відеофайлів може знадобитися використання відеокодеків (Codec Pack) в процесі перегляду, наприклад K-Lite. Відеозображення редагуються в програмах Pinnacle Studio, Adobe Premier, Canopus.Організація відеоконференцій (наради між віддаленими користувачами з використанням їх рухомих зображень) пов'язана з технологією обміну інформацією (Skype).

    Флеш (Flash) - сучасна компактна анімація, вбудована в тому числі в інтернет-сторінки і відтворена особливим «плеєром» (програвачем Adobe або Macromedia Flash).

    Віртуальна реальність - специфічна технологія, використовувана в конструкторської, рекламної діяльності, мультиплікації (3D Studio Max).

    ТЕМА 4. Технічні засоби інформаційних технологій

      1. Засоби комп'ютерної організаційної та комунікаційної техніки

    У широкому сенсі інструментальні засоби комп'ютерних технологій інформаційного обслуговування управлінської діяльності охоплюють всі універсальні програмно-технічні інструменти комп'ютерної технології, які можуть стати в нагоді в управлінні - це один або кілька взаємопов'язаних технічних і програмних продуктів (для комп'ютера): збору інформації (суб'єкт отримує відомості про цікавить його об'єкті); обміну інформацією (передачі і прийому інформації); зберігання інформації (і видачі даних за запитами кінцевих користувачів у встановлені терміни); обробки інформації (перетворення відповідно до заданого алгоритму, що реалізує, наприклад аналіз, прогноз, прийняття рішень).

    Засоби організаційної техніки - засоби механізації та автоматизації, які застосовується кожним співробітником для свого повсякденного праці. За сучасною класифікацією до них можна віднести персональні комп'ютери і їх периферійні пристрої, копіювальну техніку індивідуального використання, багатофункціональні пристрої, телефакс і т. Д.

    Засоби зберігання інформації - спеціальним чином організовані сховища інформації, записані на носій - магнітний або оптичний диск, флеш - накопичувач, магнітну стрічку.

    Засоби захисту інформації - резервування, антивірусної профілактики, обмеження доступу.

    Засоби обробки інформації дозволяють виконувати перетворення текстової, табличної інформації, сигналів, мови, зображень, топографічної інформації, створювати електронні презентації, відео, віртуальну реальність.

    Програмне забезпечення (ПО) - засоби управління технічним комплексом, загальним ПО називають системне і прикладне. Системне програмне забезпечення обчислювальної техніки - засоби забезпечення роботи комп'ютерних систем (Windows, Linux). Прикладне призначене для вирішення конкретних завдань.

    Засоби комунікаційної техніки - призначені для інформаційної взаємодії різних компонентів системи управління один з одним і з зовнішнім середовищем. Це мережеве обладнання (адаптери і перемикачі), комунікаційні пристрої (провідні та безпровідні модеми, факси), пристрої зв'язку. Найбільш часто при роботі комп'ютерів офісу (організації, підприємства) в складі локальної мережі використовується недороге мережеве обладнання - коммутирующий перемикач (switch), до якого проводами підключаються всі мережеві пристрої, наприклад, комп'ютери, принтери, точки бездротового радіо доступу ноутбуків. Кожен комп'ютер в мережі має адресу, подібний телефонним номером, на підставі якого комутатор фізично з'єднує викликає, та комп'ютер таким чином, що на час сеансу зв'язку між ними утворюється канал передачі інформації. Вихід з ладу мережевого обладнання призводить до зупинки всієї мережі, що неприпустимо для регіональних і глобальних мереж, що використовують дуже потужну й дорогу мережеве обладнання.

    Комп'ютерна (обчислювальна) мережа - сукупність комп'ютерів, з'єднаних за допомогою каналів зв'язку в єдину систему, що задовольняє вимогам розподіленої обробки даних. Тимчасова мережа являє собою спільне сховище інформації, в якому, отримавши доступ до комп'ютера, користувач часто отримує доступ до всіх загальних мережних ресурсів. Ієрархічна мережа (або мережа з доменами) має в своєму складі виділений сервер, який вирішує питання мережевої взаємодії, авторизації і обмеження доступу до ресурсів мережі. Доступ до ресурсів мережі можуть отримати тільки ті користувачі, які мають облікові записи на сервері і можуть бути розкриті сервером в процесі авторизації (введення пароля). Сервер ієрархічної мережі використовується в системі управління як засіб зберігання, обміну та обробки інформації. Найпростіші можливості розподілити обробку інформації між користувачами надає комунікаційне програмне забезпечення. Робочі станції (PC) - це, як правило, персональні ЕОМ, які є робочими місцями користувачів мережі. Вимоги, що пред'являються до PC, визначаються характеристиками розв'язуваних в мережі завдань, принципами організації обчислювального процесу, використовуваної ОС і деякими іншими факторами.

    Сервери в мережі виконують функції розподілу мережевих ресурсів. Зазвичай функції сервера покладають на досить потужну спеціальну ЕОМ. В одній мережі може бути один або кілька серверів. Кожен з серверів може бути окремим або поєднаним з PC. В останньому випадку не всі, а тільки частина ресурсів сервера виявляється загальнодоступною. За режимом функціонування сервера в мережі розрізняють наступні мережеві технології:

    Файл-сервер забезпечує лише зберігання даних, а всі операції по управлінню даними виконуються на робочій станції;

    Клієнт-сервер - забезпечує як зберігання, так і обробку даних за запитом клієнта, що є перевагою в ділових системах.

    Так само в комп'ютерній мережі можуть бути інтернет-сервери (для надання доступу до інтернет по локальній мережі), сервери друку (з принтером, на який можна надрукувати документ по мережі) і сервери терміналів (обчислювальні сервери).

      1. обчислювальні мережі

    Робота співробітників управління організації (підприємства) спільна завжди. Невід'ємною специфікою спільної роботи із застосуванням комп'ютерної техніки є використання мережевих технологій з метою організації спільної роботи користувачів загальної інформації.

    Мережеві технології об'єднують обчислювальну техніку, широкий спектр апаратних і програмних комунікаційних засобів, загальні ресурси (поділюване дисковий простір і принтери), комунікаційне програмне забезпечення (гіпертекстові засоби, системи управління контентом, електронну пошту, телеконференції, оглядачі / навігатори, інтернет-пейджер, інтернет-чат) . Актуальними завданнями мережевих технологій є спільне використання ресурсів, організація ділових комунікацій.

    Комп'ютерна мережа (ЛВС) - сукупність комп'ютерів, з'єднаних за допомогою каналів зв'язку. Вона дозволяє легко і відносно дешево з'єднувати ПК в ЛВС з метою забезпечення потреби користувачів ПК однієї організації обмінюватися між собою інформацією, спільно використовувати загальні мережеві програмні, апаратні та інформаційні ресурси, а також отримувати доступ до ресурсів обчислювальних мереж інших організацій або установ.

    Віртуальна (захищена) приватна мережа (VPN) відрізняється до тих, що комп'ютер до неї підключити можна тільки за допомогою установки спеціального мережевого програмного забезпечення, яке призначене для шифрування інформації, що передається на інший комп'ютер інформації та розшифровки інформації, що надходить з іншого комп'ютера.

    Регіональна обчислювальна мережа (РВС) охоплює один або кілька міст із застосуванням маршрутизаторів (межсетевое технічне забезпечення) і модемів (віддалений доступ). Управління великомасштабними проектами вимагає участі в цьому процесі досить великих колективів. Користувачі комп'ютерної мережі можуть розташовуватися в різних районах міста, регіонах країни і навіть країнах. Крім обміну даними і голосового обміну, можуть передавати відео- та аудиоинформацию.

    Глобальна обчислювальна мережа (ГВС) - це коли мережа має широке розповсюдження, не в одній організації і не в одній державі. Як лінії зв'язку ГВС широко використовуються телефонні лінії, супутниковий зв'язок. ГВП, найчастіше, створюються шляхом об'єднання ЛВС і РВС. Глобальна мережа може включати інші глобальні мережі, локальні мережі, а також окремо підключаються до неї комп'ютери (віддалені комп'ютери).

    Інтернет - глобальна міжнародна асоціація інформаційних мереж, яка має інформаційні центри, які обслуговують користувачів: вони надають документацію, поширюють програми, тексти книг, ілюстрації, комунікаційний сервіс, електронну пошту, новини, файли і т.д.

    WWW (World Wide Web - Всесвітня павутина) являє собою найсучасніший засіб організації мережевих ресурсів. Вона будується на основі гіпертекстового представлення інформації і дозволяє читати такий текст, відстежувати посилання, відображати картинки і програвати звукові і відеовставкі.

    У системах управління користувачам не достатньо просто спілкуватися і обмінюватися файлами між собою. Повинні вирішуватися завдання організації пропорційного розподілу навантаження на обчислювальні системи і канали зв'язку, забезпечення високих швидкостей обробки інформації, зручних форм її зберігання і передачі, динамічних способів звернення до інформації, пошуку даних.

    Зростання обсягу бази даних і числа користувачів, які отримують доступ до неї, територіальний розвиток організації (і пов'язана з нею необхідність розподіленої обробки даних) призводять до виникнення ряду проблем, властивих централізованій архітектурі: великий обсяг обміну даними (високий трафік); зниження надійності обміну даними; зниження загальної продуктивності; зростання витрат на розробку БД.

    Можливим рішенням перерахованих проблем є організація децентралізованого зберігання даних. При децентралізації досягається: паралельна обробка даних і розподіл навантаження; підвищення ефективності обробки даних при виконанні віддалених запитів; зменшення витрат на обробку даних; спрощення процедури управління ІС. Виділилися кілька самостійних технологій розподіленої обробки даних:

    Технологія клієнт-сервер - загальні дані розташовуються на одному або декількох серверах, а безліч користувачів посилають на сервер запити на обробку даних, яка виконується відповідно до збереженими на сервері процедурами. Перевагою технології є зберігання бізнес-логіки на сервері і відсутність надмірного навантаження на канали передачі даних. Централізоване зберігання даних фізично і логічно на одному комп'ютері дозволяє полегшити забезпечення її безпеки, цілісності та несуперечності даних.

    Технологія реплицирования - розміщення на іншому комп'ютері мережі бази даних для автономної роботи користувачів. Основна ідея реплікації полягає в тому, що користувачі працюють автономно з загальними даними, розтиражовані по локальних баз даних. Безперервне розмноження оновлень ініціюється спеціальним сигналом або ситуацією. Продуктивність роботи системи підвищується через відсутність необхідності обміну даними по мережі.

    Технологія об'єктного зв'язування даних заснована на протоколі ODBC (Open Database Connectivity), який є стандартом доступу до даних клієнт-серверних систем (за допомогою SQL-запитів), а також до будь-яких даних, що знаходяться під управлінням СУБД.

    Реальні розподілені інформаційні системи, як правило, побудовані на основі поєднання цих технологій. Розмірковуючи про раціональної комбінації цих технологій доречно навести ще кілька визначень, що стосуються специфіки клієнтського програмного забезпечення.

    Клієнтське програмне забезпечення, призначене для ведення документообігу або обліку не вимагає значних мережевих ресурсів і реалізується за допомогою засобів так званого тонкого клієнта, які дозволяють обмежити (звузити) канал передачі даних.

    Аналітичні завдання та пошук рішення, навпаки, вимагають залучення істотних обчислювальних ресурсів і передачі по мережі великих обсягів інформації, тому називаються товстим клієнтом. У цьому випадку доречно вдатися до реплицирования або використання термінального режиму.

    Термінал - це не повноцінний комп'ютер, а пристрій введення-виведення інформації, на якому дані не зберігаються і обробка інформації не проводиться (бездискова робоча станція), а інформація для обробки передається по мережі на сервер терміналів. Термінали застосовуються в тому випадку, коли важливим критерієм в мережі є захист інформації або вартість робочих місць. Технічно в ролі терміналу може виступати будь-який комп'ютер мережі, в цьому випадку говорять про термінальному режимі роботи цього комп'ютера.

    ТЕМА 5. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ

      1. Поняття інформаційної технології

    Технологія при перекладі з грецького (techne) означає мистецтво, майстерність, вміння, а це не що інше, як процеси. Під процесом слід розуміти певну сукупність дій, спрямованих на досягнення поставленої мети. Процес повинен визначатися обраною людиною стратегією і реалізуватися за допомогою сукупності різних засобів і методів.

    Під технологією матеріального виробництва розуміють процес, який визначається сукупністю засобів і методів обробки, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини чи матеріалу. Технологія змінює якість або первісний стан матерії з метою одержання матеріального продукту (рис. 1).

    Мал. 1. Інформаційна технологія як аналог технології переробки матеріальних ресурсів

    Інформація є одним з найцінніших ресурсів суспільства поряд з такими традиційними матеріальними видами ресурсів, як нафта, газ, корисні копалини та ін., А значить, процес її переробки за аналогією з процесами переробки матеріальних ресурсів можна сприймати як технологію. Тоді справедливо наступне визначення.

    Інформаційна технологія - процес, що використовує сукупність засобів і методів збору, обробки і передачі даних (первинної інформації) для отримання інформації нової якості про стан об'єкта, процесу або явища (інформаційного продукту).

    Мета технології матеріального виробництва - випуск продукції, що задовольняє потреби людини або системи.

    Мета інформаційної технології - виробництво інформації для її аналізу людиною і прийняття на його основі рішення з виконання якої-небудь дії.

    Відомо, що, застосовуючи різні технології до одного і того ж матеріального ресурсу, можна отримати різні вироби, продукти. Те ж саме буде справедливо і для технології переробки інформації.

    Приклад 1. Для виконання контрольної роботи з математики кожен студент застосовує свою технологію переробки первинної інформації (вихідних даних завдань). Інформаційний продукт (результати вирішення завдань) буде залежати від технології рішення, яку вибере студент. Зазвичай використовується ручна інформаційна технологія. Якщо ж скористатися комп'ютерної інформаційне технологією, здатною вирішувати подібні завдання, то інформаційний продукт буде мати вже іншу якість.

    Для порівняння в табл. 1 наведені основні компоненти обох видів технологій.

    Таблиця 1. Зіставлення основних компонентів технологій

    Компоненти технологій для виробництва продуктів

    матеріальних

    інформаційних

    Підготовка сировини і матеріалів

    Збір даних або первинної інформації

    Виробництво матеріального продукту

    Обробка даних і отримання результатів інформації

    Збут виробничих продуктів споживання

    Передача результатів інформації користувачеві для прийняття на її основі рішень

      1. Нова інформаційна технологія

    Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних ресурсів суспільства.До теперішнього часу вона пройшла кілька еволюційних етапів, зміна яких визначалася головним чином розвитком науково-технічного прогресу, появою нових технічних засобів переробки інформації. У сучасному суспільстві основним технічним засобом технології переробки інформації служить персональний комп'ютер, який істотно вплинув як на концепцію побудови і використання технологічних процесів, так і на якість результатної інформації. Впровадження персонального комп'ютера в інформаційну сферу та застосування телекомунікаційних засобів зв'язку визначили новий етап розвитку інформаційної технології і, як наслідок, зміна її назви за рахунок приєднання одного з синонімів: "нова", "комп'ютерна" або "сучасна".

    Прикметник "нова" підкреслює новаторський, а не еволюційний характер цієї технології. Її впровадження є новаторським актом у тому сенсі, що вона істотно змінює зміст різних видів діяльності в організаціях. У поняття нової інформаційної технології включені також комунікаційні технології, які забезпечують передачу інформації різними засобами, а саме - телефон, телеграф, телекомунікації, факс та ін. В табл. 2 наведені основні характерні риси нової інформаційної технології.

    Таблиця 2. Основні характеристики нової

    інформаційної технології

    Методологія

    Основна ознака

    результат

    Принципово нові засоби обробки інформації

    Вбудовування в технологію управління

    Нова технологія комунікацій

    Цілісні технологічні системи

    Інтеграція функцій фахівців і менеджерів

    Нова технологія обробки інформації

    Цілеспрямовані створення, передача, зберігання і відображення інформації

    Облік закономірностей соціального середовища

    Нова технологія прийняття управлінських рішень

    Нова інформаційна технологія - інформаційна технологія з "дружнім" інтерфейсом роботи користувача, що використовує персональні комп'ютери і телекомунікаційні засоби.

    Прикметник "комп'ютерна" підкреслює, що основним технічним засобом її реалізації є комп'ютер.

    Три основних принципи нової (комп'ютерної) інформаційної технології:

    • інтерактивний (діалоговий) режим роботи з комп'ютером;

    • інтегрованість (стикування, взаємозв'язок) з іншими програмними продуктами;

    • гнучкість процесу зміни як даних, так і постановок завдань.

    Мабуть, більш точним слід вважати все ж термін нова, а не комп'ютерна інформаційна технологія, оскільки він відображає в її структурі не тільки технології, засновані на використанні комп'ютерів, але і технології, засновані на інших технічних засобах, особливо на засобах, що забезпечують телекомунікації .

      1. Інструментарій інформаційної технології

    Реалізація технологічного процесу матеріального виробництва здійснюється за допомогою різних технічних засобів, до яких відносяться: устаткування, верстати, інструменти, конвеєрні лінії і т.п.

    За аналогією і для інформаційної технології повинно бути щось подібне. Такими технічними засобами виробництва інформації буде апаратне, програмне і математичне забезпечення цього процесу. З їх допомогою виробляється переробка первинної інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з цих засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, а для більшої чіткості можна його конкретизувати, назвавши програмним інструментарієм інформаційної технології. Визначимо це поняття.

    Інструментарій інформаційної технології - один або кілька взаємопов'язаних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в якому дозволяє досягти поставленої користувачем мети.

    В якості інструментарію можна використовувати такі поширені види програмних продуктів для персонального комп'ютера: текстовий процесор (редактор), настільні видавничі системи, електронні таблиці, системи управління базами даних, електронні записні книжки, електронні календарі, інформаційні системи функціонального призначення (фінансові, бухгалтерські, для маркетингу та ін.), експертні системи і т.д.

    Як співвідносяться інформаційна технологія та інформаційна система

    Інформаційна технологія тісно пов'язана з інформаційними системами, які є для неї основним середовищем. На перший погляд може здатися, що введені в підручнику визначення інформаційної технології і системи дуже схожі між собою. Однак це не так.

    Інформаційна технологія є процесом, що складається з чітко регламентованих правил виконання операцій, дій, етапів різного ступеня складності над даними, що зберігаються в комп'ютерах. Основна мета інформаційної технології - в результаті цілеспрямованих дій з переробки первинної інформації отримати необхідну для користувача інформацію.

    Інформаційна система є середовищем, складовими елементами якої є комп'ютери, комп'ютерні мережі, програмні продукти, бази даних, люди, різного роду технічні і програмні засоби зв'язку і т.д. Основна мета інформаційної системи - організація зберігання та передачі інформації. Інформаційна система являє собою людино-комп'ютерну систему обробки інформації.

    Реалізація функцій інформаційної системи неможлива без знання орієнтованої на неї інформаційної технології. Інформаційна технологія може існувати і поза сферою інформаційної системи.

    Приклад 2. Інформаційна технологія роботи в середовищі текстового процесора Word 6.0, який не є інформаційною системою. Інформаційна технологія мультимедіа, де за допомогою телекомунікаційного зв'язку здійснюються передача та обробка на комп'ютері зображення і звуку.

    Таким чином, інформаційна технологія є більш ємним поняттям, що відбиває сучасне уявлення про процеси перетворення інформації в інформаційному суспільстві. У вмілому поєднанні двох інформаційних технологій - управлінської та комп'ютерної - запорука успішної роботи інформаційної системи.

    Нижче представлені більш вузькі, ніж введені раніше, визначення інформаційної системи і технології, реалізованих засобами комп'ютерної техніки.

    Інформаційна технологія - сукупність чітко визначених цілеспрямованих дій персоналу по переробці інформації на комп'ютері.

    Інформаційна система - людино-комп'ютерна система для підтримки прийняття рішень і виробництва інформаційних продуктів, що використовує комп'ютерну інформаційну технологію.

      1. Складові інформаційної технології

    Використовувані у виробничій сфері такі технологічні поняття, як норма, норматив, технологічний процес, технологічна операція і т.п., можуть застосовуватися і в інформаційній технології. Перш ніж розробляти ці поняття в будь-який технології, в тому числі і в інформаційній, завжди слід починати з визначення мети. Потім варто спробувати провести структурування всіх передбачуваних дій, що призводять до наміченої мети, і вибрати необхідний програмний інструментарій.

    На рис. 2 технологічний процес переробки інформації представлений у вигляді ієрархічної структури за рівнями:

    Мал. 2. Подання інформаційної технології у вигляді ієрархічної структури, що складається з етапів, дій, операцій

    • 1-й рівень - етапи, де реалізуються порівняно тривалі технологічні процеси, що складаються з операцій і дій наступних рівнів.

    Приклад 3. Як слід розуміти етап інформаційної технології. Технологія створення шаблону форми документа і середовищі текстового процесора Word 6.0 складається з наступних етапів:

    етап 1 - створення постійної частини форми у вигляді текстів і таблиць;

    етап 2 - створення постійної частини форми у вигляді кадру, куди потім поміщається малюнок;

    етап 3 - створення змінної частини форми;

    етап 4 - захист і збереження форми.

    • 2-й рівень - операції, в результаті виконання яких буде створений конкретний об'єкт в обраній на 1-му рівні програмному середовищі.

    Прімер.4. Як слід розуміти операцію інформаційної технології. Розглянемо етап 2 (див. Приклад 4) технології створення постійної частини форми документа у вигляді кадру в середовищі текстового процесора Word 6.0, який складається з наступних операцій:

    операція I - створення кадру;

    операція 2 - настройка кадру;

    операція 3 - впровадження в кадр малюнка.

    • 3-й рівень - дії - сукупність стандартних для кожного програмного середовища прийомів роботи, що призводять до виконання поставленого у відповідній операції мети. Кожна дія змінює зміст екрану.

    Приклад 5. Як слід розуміти дію інформаційної технології. Розглянемо операцію 3 (див. Приклад 4) - впровадження в кадр малюнка в середовищі текстового процесора Word 6.0, яка складається з наступних дій:

    дію 1 - установка курсору в кадрі;

    дію 2 - виконання команди ВСТАВКА, Малюнок;

    дію 3 - установка значень параметрів в діалоговому вікні.

    • 4-й рівень - елементарні операції з управління мишею і клавіатурою.

    Приклад 6. Як слід розуміти елементарну операцію інформаційної технології. Нею може бути: введення команди, натискання правої кнопки миші, вибір пункту меню і т.п.

    Необхідно розуміти, що освоєння інформаційної технології і подальше її використання повинні бути зведені до того, що ви повинні спочатку добре оволодіти набором елементарних операцій, кількість яких обмежена. З цього обмеженого числа елементарних операцій у різних комбінаціях складається дія, а з дій, також у різних комбінаціях, складаються операції, які визначають той чи інший технологічний етап. Сукупність технологічних етапів утворює технологічний процес (технологію).

    Інформаційна технологія, як і будь-яка інша, повинна відповідати таким вимогам:

    • забезпечувати високий ступінь розчленовування всього процесу обробки інформації на етапи (фази), операції, дії;

    • включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

    • мати регулярний характер. Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що дозволить більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами.

    ТЕМА 6. ВИДИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ

      1. Комп'ютерні технології інтелектуальної підтримки управлінських рішень в автоматизованих системах управління

    Говорячи про проблеми управління в науковому середовищі, зазвичай вводять термінологію «Особа, яка бере рішення, або ЛПР» і розглядають інформаційну систему як інструмент інтелектуальної підтримки управлінських рішень ЛПР, які повинні спиратися на об'єктивну оцінку об'єкта управління. Предметною областю інтелектуальної інформаційної технології є процедура аналізу, прогнозу, прийняття рішень - найбільш складна, інтелектуальна процедура виконується людиною на базі підготовлених даних, знань, їх моделей, правил роботи зі знаннями і моделями, альтернативних рішень.

    Говорячи про автоматизовану систему управління (АСУ), мають на увазі комп'ютерну систему підприємства, в якій закладені певні правила його роботи. В основі інтелектуальної підтримки господарської діяльності підприємства лежать методи аналізу господарської діяльності, бюджетування, планування, контролю, які дозволяють будувати процеси діяльності з опорою на автоматизовані знання, тобто на закладені в комп'ютерну систему причинно-наслідкові зв'язки, а не просто на вибірку інформації з бази облікових даних.

    Інтелектуальну підтримку надають комп'ютерні програми, що укладають в собі механізми логічного висновку або дають рекомендацію до практичних дій на основі закладеного в них досвіду експертів, і правильна організація праці менеджера сьогодні обов'язково пов'язана із застосуванням таких систем. Вона часто буває реалізована всередині автоматизованих систем управління і завжди - всередині систем підтримки прийняття рішень і експертних систем.

    Автоматизація управління необхідна в тих випадках, коли фізіологічних і психологічних можливостей персоналу недостатньо для управління даним процесом, система управління знаходиться в середовищі, небезпечної для життя і здоров'я людини, участь людини в управлінні процесом вимагає від нього занадто спеціалізованої кваліфікації.

    Автоматизована система управління (АСУ) - комплекс апаратних і програмних засобів, призначений для реалізації функцій управління процесами підприємства. Традиційний підхід до побудови автоматизованої системи управління полягає в застосуванні цільових функцій математичного аналізу до системи керованого об'єкта і керуючих пристроїв, в яких частина функцій управління виконує людина. Мета застосування АСУ - аналіз даних предметної області на основі закладених всередині АСУ знань (семантики інформації).

    Якщо автоматизоване управління застосовується для організації виробництва, тоді в ньому реалізуються принципи MIS (Management Information System, керуючих інформаційних систем), MES (Manufacturing Execution System, виробничих виконавчих систем) і LIMS (Laboratory Information Management System, систем управління лабораторними потоками робіт). Для реалізації управління технологічним процесом застосовуються системи і принципи SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition, диспетчерського управління та збору даних). Для управління ресурсами підприємства методології - MRP, MRP2, ERP.

      1. Комп'ютерні технології обробки економічної інформації на основі електронних таблиць

    При вирішенні різних аналітичних завдань в управлінській практиці часто доводиться обробляти інформацію в табличній формі за допомогою офісного табличного процесора Microsoft Excel. Він позиціонується як програма для аналізу даних і володіє сучасними аналітичними можливостями, розширюючи можливості бізнесу сучасним математичним апаратом, ділові процедури світовими міжнародними правилами, єдине інформаційне поле організації світовою економічною і освітнім досвідом. Табличний процесор є обов'язковою складовою будь-якого інтегрованого пакету або офісної системи. Діапазон можливих застосувань електронних таблиць вельми широкий: від обліку ресурсів до складного операційного та фінансово-економічного планування, аналізу та прогнозування.

    Довідкова система описує функції сучасного табличного процесора MS Excel 2007. До них відноситься настройка, більш доступного режиму використання сполучень клавіш, перетворення файлів і вирішення питань сумісності, управління книгою, введення і зміна даних, виділення і переходи, копіювання і переміщення даних, форматування даних і чисел , управління листами, використання структурованих посилань, створення і видалення таблиць (в попередніх версіях Excel - списків), перетворення таблиць в діапазони даних, створення підсумків в таблиці, створення, зміна та видалення обчислюється стовпця в таблиці, додавання і видалення рядків і стовпців, вмикати або вимикати заголовків, друк таблиці, експорт даних в SharePoint, перевірка орфографії, робота з формулами та іменами, використання функцій, фільтрація, сортування та умовне форматування даних, підсумовування, об'єднання і структурування даних, перевірка даних, імпорт даних, створення зведених таблиць і зведених діаграм, аналіз і прогнозування, робота з XML, використання діаграм, управління безпекою та конфіденційності остю, використання макросів, використання Веб-гіперпосилань, програмування об'єктів, використання іншої мови, використання надбудов, робота з графічними об'єктами, публікація за допомогою служб Excel на сервері SharePoint Server, функції спільної роботи.

    Табличний процесор Excel позиціонується як програма для аналізу даних, тому функції аналізу даних і прогнозування необхідно розглянути більш докладно.

    Засоби аналізу дозволяють отримати кілька значень результату, обумовлені зміною окремих вихідних даних. Це формули, змінні і масиви в формулах, посилання на комірки, іменовані об'єкти, функції і оператори, таблиці даних. Таблиці даних надають спосіб створення сценаріїв «що-якщо» для аналізу швидкого розрахунку декількох варіантів в рамках однієї операції і спосіб перегляду і порівняння результатів різних варіантів розрахунку на одному аркуші.

    При проведенні складного статистичного або інженерного аналізу можна спростити процес і заощадити час, використовуючи надбудову «Пакет аналізу». Для аналізу даних за допомогою цього пакета слід зазначити вхідні дані і вибрати параметри; розрахунок буде виконано за допомогою відповідної статистичної або інженерної макрофункції, а результат буде поміщений у вихідний діапазон. Надбудова «Пакет аналізу» дозволяє провести дисперсійний аналіз, розрахувати кореляцію, ковариацию, описову статистику, провести експоненціальне згладжування, F-тест для виявлення рівності або відмінності дисперсій, аналіз Фур'є, розрахувати ковзне середнє, згенерувати випадкові числа, створити вибірку з генеральної сукупності, проранжувати набір даних, провести регресію, перевірити рівність середніх значень генеральної сукупності по вибірці (T-тест) і перевірити гіпотези про невиразний між середніми двох генерального підрядника х сукупностей (Z-тест).

    Якщо відомий результат, який потрібно обчислити за допомогою формули, але невідомі значення, які необхідно ввести для отримання цього результату, можна скористатися засобом «Підбір параметра».З його допомогою можна, наприклад, змінювати процентну ставку в осередку до тих пір, поки розмір платежу в результатной осередку не стане потрібним.

    Деякі інструменти дозволяють представити результати аналізу в графічному вигляді.

      1. Інформаційна технологія обробки даних

    Характеристика і призначення

    Інформаційна технологія обробки даних призначена для вирішення добре структурованих задач, по яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми та інші стандартні процедури їх обробки. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності (див. Рис. 3.3) персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

    На рівні операційної діяльності вирішуються такі завдання:

    • обробка даних про операції, які здійснює фірма;

    • створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

    • отримання відповідей на всілякі поточні запити й оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

    Приклад 7. Приклади рутинних операцій:

    • операція перевірки на відповідність нормативу рівня запасів зазначених товарів на складі. При зменшенні рівня запасу видасться замовлення постачальнику із зазначенням необхідної кількості товару і термінів поставки;

    • операція продажу товарів фірмою, в результаті якої формується вихідний документ для покупця у вигляді чека або квитанції.

    Приклад контрольного звіту: щоденний звіт про надходження і видачу готівки коштів банком, що формується з метою контролю балансу готівки.

    Приклад запиту: запит до бази даних по кадрах, який дозволить одержати дані про вимоги, що висуваються до кандидатів на певну посаду.

    Існує кілька особливостей, пов'язаних з обробкою даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:

    • виконання необхідних фірмі задач по обробці даних. Від кожної фірми закон вимагає наявності та збереження даних про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на фірмі. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути інформаційна система обробки даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;

    • рішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

    • виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

    • виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

    • використання деталізованих даних. Записи про діяльність фірми мають детальний (докладний) характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізії діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;

    • акцент на хронологію подій;

    • вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.

    Основні компоненти

    Наведемо основні компоненти інформаційної технології обробки даних (рис. 3) і наведемо їх характеристики.

    Збір даних. У міру того як фірма виробляє продукцію або послуги, кожне її дію супроводжується відповідними записами даних. Зазвичай дії фірми, що зачіпають зовнішнє оточення, виділяються особливо як операції, вироблені фірмою.


    Мал. 3. Основні компоненти інформаційної технології обробки даних

    Обробка даних. Для створення з даних, що надходять інформації, що відбиває діяльність фірми, використовуються такі типові операції:

    • класифікація або угруповання. Первинні дані зазвичай мають вигляд кодів, що складаються з одного або декількох символів. Ці коди, які виражають певні ознаки об'єктів, використовуються для ідентифікації та групування записів.

    • сортування, за допомогою якої упорядковується послідовність записів;

    • обчислення, що включають арифметичні і логічні операції. Ці операції, що виконуються над даними, дають можливість отримувати нові дані;

    • укрупнення або агрегування, що служить для зменшення кількості даних і реалізоване в формі розрахунків підсумкових або середніх значень.

    Збереження даних. Багато дані на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для подальшого використання або тут же, або на іншому рівні. Для їх зберігання створюються бази даних.

    Створення звітів (документів). В інформаційній технології опрацювання даних необхідно створювати документи для керівництва і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи або в зв'язку з проведеною фірмою операцією так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року.

      1. Інформаційна технологія управління

    Характеристика і призначення

    Метою інформаційної технології керування є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні управління.

    Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи керування і використовується при більш поганій структурованості розв'язуваних задач, якщо їх порівнювати з задачами, які розв'язуються за допомогою інформаційної технології обробки даних.

    ІС управління ідеально підходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівників різноманітних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів керування фірмою. Поставляється нею, містить відомості про минуле, дійсне і ймовірне: майбутнє фірми. Ця інформація має вигляд регулярних або спеціальних управлінських звітів.

    Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути подана в агрегованому вигляді так, щоб проглядалися тенденції зміни даних, причини відхилень і можливі рішення. На цьому етапі розв'язуються такі задачі опрацювання даних:

    • оцінка планованого стану об'єкта управління;

    • оцінка відхилень від планованого стану;

    • виявлення причин відхилень;

    • аналіз можливих рішень і дій.

    Інформаційна технологія управління направлена ​​на створення різних видів звітів.

    Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії.

    Спеціальні звіти створюються за вимогою керівників або коли в компанії відбулося щось незаплановане.

    І ті, і інші види звітів можуть мати форму підсумкових, порівняльних і надзвичайних звітів.

    У підсумкових звітах дані об'єднані в окремі групи, відсортовані і подані у вигляді проміжних і остаточних результатів по окремих полях.

    Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані по різноманітних ознаках і використовуються для порівняння.

    Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру.

    Використання звітів для підтримки керування є особливо ефективним при реалізації так званого керування по відхиленнях.

    Управління за відхиленнями припускає, що головним змістом одержуваних спеціалістом даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів керування по відхиленнях до звітів, які створюються пред'являються наступні вимоги:

    • звіт необхідно створювати тільки тоді, коли відхилення відбулося;

    • відомості в звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;

    • всі відхилення бажано показати разом, щоб спеціаліст міг уловити існуючий між ними зв'язок;

    • в звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.

    Основні компоненти

    Основні компоненти інформаційної технології управління показані на рис. 4.

    Вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів у зручному для ухвалення рішення вигляді.


    Мал. 4. Основні компоненти інформаційної технології управління

    Вміст бази даних за допомогою відповідного програмного забезпечення перетворюється в періодичні і спеціальні звіти, що надходять до спеціалістів, які беруть участь в прийнятті рішень в організації. База даних, яка використовується для отримання зазначеної інформації, повинна складатися з двох елементів:

    1) даних, що накопичуються на основі оцінки операцій, проведених фірмою;

    2) планів, стандартів, бюджетів та інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкта керування (підрозділи фірми).

      1. Автоматизація офісу

    Характеристика і призначення

    Історично автоматизація почалася на виробництві та потім поширилася на офіс, маючи спочатку метою лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. У міру розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців та управлінців, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

    Автоматизація офісу (рис. 5) покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками та наказами), а лише доповнити її. Використовуючись спільно, обидві ці системи забезпечать раціональну автоматизацію управлінської праці і найкраще забезпечення управлінців інформацією.

    Мал. 5. Основні компоненти автоматизації офісу

    Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підтримує внутрифирменную зв'язок персоналу, але також тому, що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

    Інформаційна технологія автоматизованого офісу - організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.

    Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, фахівцями, секретарями та конторським службовцями, особливо вони привабливі для групового вирішення проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Однак ця перевага є другорядним у порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для вирішення проблем. Поліпшення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми.

    В даний час відомо кілька десятків програмних продуктів для комп'ютерів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу; текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопочта, комп'ютерні та телеконференції, видеотекст, зберігання зображень, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.

    Також широко використовуються некомп'ютерні кошти: аудіо- та відеоконференції, факсимільний зв'язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки.

    Основні компоненти

    База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу системі фірми так само, як в технології обробки даних на операційному рівні. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних.

    Приклад 8. У базі даних збираються відомості про щоденні продажі, що передаються торговими агентами фірми на головний комп'ютер, або відомості про щотижневі поставки сировини.

    Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі відомості про курс валют або котирування цінних паперів, в тому числі і акцій цієї фірми, які щодня коригуються у відповідному масиві бази даних.

    Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних програм (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції та ін. Будь-яке комп'ютерне застосування автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним і з іншими фірмами.

    Отримана з баз даних інформація може бути використана і в некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.

    Текстовий процесор. Це вид прикладного програмного забезпечення, призначений для створення і редагування текстових документів. Він дозволяє додавати або видаляти слова, переміщати пропозиції і абзаци, встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Коли документ готовий, працівник переписує його в зовнішню пам'ять, а потім роздруковує і при необхідності передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання підготовлених за допомогою текстового процесора листів і доповідей дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.

    Електронна пошта. Електронна пошта (E-mail), грунтуючись на мережевому використанні комп'ютерів, дає можливість користувачеві отримувати, зберігати і відправляти повідомлення своїм партнерам по мережі. Тут має місце тільки односпрямована зв'язок. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є надто важливим, оскільки в п'ятдесяти випадках зі ста службові переговори по телефону мають на меті лише отримання інформації. Для забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багаторазово посилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.

    Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості в залежності від використовуваного програмного забезпечення. Щоб посилається повідомлення стало доступне всім користувачам електронної пошти, його слід помістити на комп'ютерну дошку оголошень, при бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете надіслати відправлення з повідомленням про його отримання адресатом.

    Коли фірма вирішує впровадити у себе електронну пошту, у неї є дві можливості. Перша - купити власне технічне і програмне забезпечення і створити власну локальну мережу комп'ютерів, що реалізовує функцію електронної пошти. Друга можливість пов'язана з покупкою послуги використання електронної пошти, яка надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодично внесену плату.

    Аудіопочта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення на клавіатурі комп'ютера ви передаєте його через телефон. Також по телефону ви отримуєте надіслані повідомлення. Система включає в себе спеціальний пристрій для перетворення аудіосигналів в цифровий код і назад, а також комп'ютер для зберігання аудіоповідомлень в цифровій формі. Аудіопочта також реалізується в мережі.

    Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього надсилає повідомлення повинен додатково вказати список осіб, яким дане повідомлення призначене. Система буде періодично обдзвонювати всіх зазначених співробітників для передачі їм повідомлення.

    Головною перевагою аудіопочти, в порівнянні з електронною, є те, що вона простіше і при її використанні не потрібно вводити дані з клавіатури.

    Табличний процесор. Він так само, як і текстовий процесор, є базовою складовою інформаційної культури будь-якого співробітника і автоматизованої офісної технології. Без знання основ технології роботи в ньому неможливо повноцінно використовувати персональний комп'ютер у своїй діяльності. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими в табличній формі. Об'єднуючи ці операції за загальними ознаками, можна виділити найбільш численні і приємним групи технологічних операцій:

    • введення даних як з клавіатури, так і з баз даних;

    • обробка даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання та перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегація даних і т.д.);

    • висновок інформації в друкованому вигляді, у вигляді імпортованих файлів в інші системи, безпосередньо в базу даних;

    • якісне оформлення табличних форм представлення даних;

    • багатопланове і якісне оформлення даних у вигляді діаграм і графіків;

    • проведення інженерних, фінансових, статистичних розрахунків;

    • проведення математичного моделювання та ряд інших допоміжних операцій.

    Будь-яка сучасне середовище табличного процесора має засоби пересилання даних по мережі.

    Електронний календар. Він надає ще одну можливість використовувати мережевий варіант комп'ютера для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців і інших працівників організації. Менеджер (або його секретар) встановлює дату і час зустрічі або іншого заходу, переглядає вийшло розклад, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне і програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.

    Система додатково дає можливість отримати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично узгодити час зустрічі з їх власними розкладами.

    Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.

    Комп'ютерні конференції і телеконференції. Комп'ютерні конференції використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між учасниками групи, вирішальною певну проблему. Природно, коло осіб, що мають доступ до цієї технології, обмежений. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути в багато разів більше, ніж аудіо- та відеоконференцій.

    У літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція включає в себе три типи конференцій: аудіо, відео та комп'ютерну.

    Видеотекст. Він заснований на використанні комп'ютера для отримання відображення текстових і графічних даних на екрані монітора. Для осіб, котрі приймають рішення, є три можливості отримання інформації в формі відеотексту:

    • створити файли відеотексту на своїх власних комп'ютерах;

    • укласти договір зі спеціалізованою компанією на отримання доступу до розробленим нею файлів відеотексту. Такі файли, спеціально призначені для продажу, можуть зберігатися на серверах компанії, що здійснює подібні послуги, або поставлятися клієнту на магнітних або оптичних дисках;

    • укласти договори з іншими компаніями на отримання доступу до їх файлів відео тексту.

    Обмін каталогами і цінниками (прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту набуває зараз все більшої популярності. Що ж стосується компаній, що спеціалізуються на продажу відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкованою продукцією, як газети і журнали. Так, у багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал в формі відеотексту, не кажучи вже про поточні зведеннях біржової інформації.

    Зберігання зображень. У будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. Їх число може бути така велика, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.

    Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісною технологією і грунтується на використанні спеціального пристрою - оптичного розпізнавача образів, що дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вигляд для подальшого зберігання у зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене в цифровому форматі зображенні може бути в будь-який момент виведено в його реальному вигляді на екран або принтер. Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що володіють величезними ємностями. Так, на п'ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. Сторінок.

    Слід нагадати, що ідея зберігання зображень не нова і реалізовувалася раніше на основі мікрофільмів і микрофиш. Створенню цієї технології сприяла поява нового технічного рішення - оптичного диска в комбінації з цифровим записом зображення.

    Аудіоконференції. Вони використовують аудіозв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найбільш простим технічним засобом реалізації аудіоконференцій є телефонний зв'язок, оснащена додатковими пристроями, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом учасникам. Створення аудиоконференций не вимагає наявності комп'ютера, а лише передбачає використання двосторонньої аудіозв'язку між її учасниками.

    Використання аудиоконференций полегшує прийняття рішень, воно дешево і зручно. Ефективність аудиоконференций підвищується при виконанні наступних умов:

    • працівник, який організовує аудіоконференцію, повинен заздалегідь забезпечити можливість участі в ній всіх зацікавлених осіб;

    • кількість учасників конференції не повинно бути занадто великим (зазвичай не більше шести), щоб утримати дискусію в рамках обговорюваної проблеми;

    • програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно, наприклад, з використанням факсимільного зв'язку;

    • перед тим як почати говорити, кожен учасник повинен представлятися;

    • повинні бути організовані запис конференції і її зберігання;

    • запис конференції повинна бути роздрукована і відправлена ​​усім її учасникам.

    Відеоконференції. Вони призначені для тих же цілей, що і аудиоконференции, із застосуванням відеоапаратури. Їх проведення також не вимагає комп'ютера. В процесі відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на значну відстань, можуть бачити на телевізійному екрані себе і інших учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід. Хоча відеоконференції дозволяють скоротити транспортні та витрати на відрядження, більшість фірм застосовує їх не тільки з цієї причини. Ці фірми бачать в них можливість залучити до вирішення проблем максимальну кількість менеджерів і інших працівників, територіально віддалених від головного офісу.

    Найбільш популярні три конфігурації побудови відеоконференцій:

    • одностороння відео- і аудіо зв'язок. Тут відео- та аудіосигнали йдуть тільки в одному напрямку, наприклад від керівника проекту до виконавців;

    • одностороння відео- і двостороння аудіо зв'язок. Двостороння аудіозв'язок дає можливість учасникам конференції, які приймають відеозображення, обмінюватися датися аудиоинформацией з передавальним відеосигнал учасником;

    • двостороння відео- і аудіо зв'язок. У цій найбільш дорогий конфігурації використовуються двостороння відео- і аудіо зв'язок між усіма учасниками конференції, зазвичай мають один і той же статус.

    Факсимільний зв'язок. Цей зв'язок заснована на використанні факс-апарату, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому.

    Факсимільний зв'язок вносить свій внесок у прийняття рішень за рахунок швидкої і легкої розсилки документів учасникам групи, вирішальною певну проблему, незалежно від їх географічного положення.

      1. Інформаційна технологія підтримки прийняття рішень

    Характеристика і призначення

    Системи підтримки прийняття рішень і відповідна їм інформаційна технологія з'явилися зусиллями в основному американських вчених в кінці 70-х - початку 80-х рр., Чому сприяли широке поширення персональних комп'ютерів, стандартних пакетів прикладних програм, а також успіхи в створенні систем штучного інтелекту.

    Головною особливістю інформаційної технології підтримки прийняття рішень є якісно новий метод організації взаємодії людини і комп'ютера. Вироблення рішення, що є основною метою цієї технології, відбувається в результаті ітераційного процесу (рис. 5), в якому беруть участь:

    • система підтримки прийняття рішень в ролі обчислювального ланки і об'єкта управління;

    • людина як управляє ланка, що задає вхідні дані і оцінює отриманий результат обчислень на комп'ютері.

    Мал. 5. Інформаційна технологія підтримки прийняття рішень

    як ітераційний процес

    Закінчення ітераційного процесу відбувається з волі людини. В цьому випадку можна говорити про здатність інформаційної системи спільно з користувачем створювати нову інформацію для прийняття рішень.

    Додатково до цієї особливості інформаційної технології підтримки прийняття рішень можна вказати ще ряд її відмінних характеристик:

    • орієнтація на рішення погано структурованих (формалізованих) завдань;

    • поєднання традиційних методів доступу і обробки комп'ютерних даних з можливостями математичних моделей і методами вирішення завдань на їх основі;

    • спрямованість на непрофесійного користувача комп'ютера;

    • висока адаптивність, що забезпечує можливість пристосовуватися до особливостей наявного технічного і програмного забезпечення, а також вимогам користувача.

    Інформаційна технологія підтримки прийняття рішень може використовуватися на будь-якому рівні управління. Крім того, рішення, що приймаються на різних рівнях управління, часто повинні координуватися. Тому важливою функцією і систем, і технологій є координація осіб, які приймають рішення як на різних рівнях управління, так і на одному рівні.

    Основні компоненти

    Розглянемо структуру системи підтримки прийняття рішень (рис. 6), а також функції складових її блоків, які визначають основні технологічні операції.

    Мал. 6. Основні компоненти інформаційної технології підтримки прийняття рішень

    До складу системи підтримки прийняття рішень входять три головні компоненти: база даних, база моделей і програмна підсистема, яка складається з системи управління базою даних (СКБД), системи управління базою моделей (СУБМ) і системи управління інтерфейсом між користувачем і комп'ютером.

    База даних. Вона грає в інформаційній технології підтримки прийняття рішень важливу роль. Дані можуть використовуватися безпосередньо користувачем для розрахунків за допомогою математичних моделей. Розглянемо джерела даних і їх особливості.

    1. Частина даних надходить від інформаційної системи операційного рівня. Щоб використовувати їх ефективно, ці дані повинні бути попередньо оброблені. Для цього є дві можливості:

    • використовувати для обробки даних про операції фірми систему управління базою даних, що входить до складу системи підтримки прийняття рішень;

    • зробити обробку за межами системи підтримки прийняття рішень, створивши для цього спеціальну базу даних. Цей варіант більш кращий для фірм, які виробляють велику кількість комерційних операцій. Оброблені дані про операції фірми утворюють файли, які для підвищення надійності і швидкості доступу зберігаються за межами системи підтримки прийняття рішень.

    2. Крім даних про операції фірми для функціонування системи підтримки прийняття рішень потрібні і інші внутрішні дані, наприклад дані про рух персоналу, інженерні дані і т.п., які повинні бути своєчасно зібрані, введені і підтримані.

    3. Важливе значення, особливо для підтримки прийняття рішень на верхніх рівнях управління, мають дані із зовнішніх джерел. Серед необхідних зовнішніх даних слід вказати дані про конкурентів, національної та світової економіки. На відміну від внутрішніх даних, зовнішні дані зазвичай купуються у спеціалізуються на їх зборі організацій.

    4. В даний час широко досліджується питання про включення в базу даних ще одного джерела даних - документів, що включають в себе записи, листи, контракти, накази і т.п. Якщо вміст цих документів буде записано в пам'яті і потім оброблено за деякими ключовими характеристиками (постачальникам, споживачам, дат, видам послуг і ін.), То система отримає новий потужний джерело інформації.

    Система управління даними повинна мати такі можливості:

    • складання комбінацій даних, одержуваних з різних джерел, за допомогою використання процедур агрегування і фільтрації;

    • швидке збільшення або виключення того чи іншого джерела даних;

    • побудова логічної структури даних в термінах користувача;

    • використання і маніпулювання неофіційними даними для експериментальної перевірки робочих альтернатив користувача;

    • забезпечення повної логічної незалежності цієї бази даних від інших операційних баз даних, що функціонують в рамках фірми.

    База моделей. Метою створення моделей є опис і оптимізація деякого об'єкта або процесу. Використання моделей забезпечує проведення аналізу в системах підтримки прийняття рішень. Моделі, базуючись на математичній інтерпретації проблеми, за допомогою певних алгоритмів сприяють знаходженню інформації, корисної для прийняття правильних рішень.

    Приклад 9. Модель лінійного програмування дає можливість визначити найбільш вигідну виробничу програму випуску декількох видів продукції при заданих обмеженнях на ресурси.

    Використання моделей у складі інформаційних систем почалося з застосування статистичних методів і методів фінансового аналізу, які реалізовувалися командами звичайних алгоритмічних мов. Пізніше були створені спеціальні мови, що дозволяють моделювати ситуації типу "що буде, якщо?" або "як зробити, щоб?". Такі мови, створені спеціально для побудови моделей, дають можливість побудови моделей певного типу, що забезпечують знаходження рішення при гнучкому зміні змінних.

    Існує безліч типів моделей і способів їх класифікації, наприклад, за метою використання, області можливих додатків, способу оцінки змінних і т. П.

    За мети використання моделі підрозділяються на оптимізаційні, пов'язані з перебуванням точок мінімуму або максимуму деяких показників (наприклад, керуючі часто хочуть знати, які їх дії ведуть до максимізації прибутку або мінімізації витрат), і описові, що описують поведінку деякої системи і не призначені для цілей управління (оптимізації).

    За способом оцінки моделі класифікуються на детерминистские, що використовують оцінку змінних одним числом при конкретних значеннях вихідних даних, і стохастичні, що оцінюють змінні декількома параметрами, так як вихідні дані задані ймовірносними характеристиками.

    Детерміністські моделі більш популярні, ніж стохастичні, тому що вони менш дорогі, їх легше будувати і використовувати. До того ж часто з їх допомогою виходить цілком достатня інформація для прийняття рішення.

    По області можливих додатків моделі розбираються на спеціалізовані, призначені для використання тільки однією системою, і універсальні - для використання декількома системами.

    Спеціалізовані моделі більш дорогі, вони зазвичай застосовуються для опису унікальних систем і володіють більшою точністю.

    У системах підтримки прийняття рішення база моделей складається із стратегічних, тактичних і оперативних моделей, а також математичних моделей у вигляді сукупності модельних блоків, модулів і процедур, які використовуються як елементи для їх побудови (див. Рис. 4.5).

    Стратегічні моделі використовуються на вищих рівнях управління для встановлення цілей організації, обсягів ресурсів, необхідних для їх досягнення, а також політики придбання і використання цих ресурсів. Вони можуть бути також корисні при виборі варіантів розміщення підприємств, прогнозуванні політики конкурентів і т.п. Для стратегічних моделей характерні: значна широта охоплення, безліч змінних, представлення даних в стислій агрегированной формі. Часто ці дані базуються на зовнішніх джерелах і можуть мати суб'єктивний характер. Горизонт планування в стратегічних моделях, як правило, вимірюється в роках. Ці моделі зазвичай детерминистские, описові, спеціалізовані для використання на одній певній фірмі.

    Тактичні моделі застосовуються керівниками середнього рівня для розподілу і контролю використання наявних ресурсів. Серед можливих сфер їх використання слід вказати: фінансове планування, планування вимог до працівників, планування збільшення продажів, побудова схем компонування підприємств. Ці моделі застосовні зазвичай лише до окремих частин фірми (наприклад, до системи виробництва і збуту) і можуть також включати в себе агреговані показники. Часовий горизонт, який охоплюється тактичними моделями, може становити від одного місяця до двох років. Тут також можуть знадобитися дані із зовнішніх джерел, але основна увага при реалізації даних моделей має бути приділено внутрішнім даними фірми. Зазвичай тактичні моделі реалізуються як детерминистские, оптимізаційні та універсальні.

    Оперативні моделі використовуються на нижчих рівнях управління для підтримки прийняття оперативних рішень з горизонтом, що вимірюється днями і тижнями. Можливі застосування цих моделей включають в себе ведення дебіторських рахунків і кредитних розрахунків, календарне виробниче планування, управління запасами і т.д. Оперативні моделі звичайно використовують для розрахунків внутрішньо фірмові дані. Вони, як правило, детерминистские, оптимізаційні та універсальні (тобто можуть бути використані в різних організаціях).

    Математичні моделі складаються з сукупності модельних блоків, модулів і процедур, що реалізують математичні методи. Сюди можуть входити процедури лінійного програмування, статистичного аналізу часових рядів, регресійного аналізу тощо

    Система управління базою моделей повинна мати такі можливості: створювати нові моделі або змінювати існуючі, підтримувати і оновлювати параметри моделей, маніпулювати моделями.

    Система управління інтерфейсом. Ефективність і гнучкість інформаційної технології багато в чому залежать від характеристик інтерфейсу системи підтримки прийняття рішень. Інтерфейс визначає: мову користувача; мова повідомлень комп'ютера, що організує діалог на екрані дисплея; знання користувача.

    Мова користувача - це ті дії, які користувач робить по відношенню до системи шляхом використання можливостей клавіатури; електронних олівців, що пишуть на екрані; джойстика; "Миші"; команд, що подаються голосом, і т.п. Найбільш простою формою мови користувача є створення форм вхідних і вихідних документів. Отримавши вхідну форму (документ), користувач заповнює його необхідними даними і вводить в комп'ютер. Система підтримки прийняття рішень робить необхідний аналіз і видає результати у вигляді вихідного документа встановленої форми.

    Значно зросла за останній час популярність візуального інтерфейсу. За допомогою маніпулятора "миша" користувач вибирає представлені йому на екрані у формі картинок об'єкти і команди, реалізовуючи таким чином свої дії.

    Управління комп'ютером за допомогою людського голосу - найпростіша і тому найбажаніша форма мови користувача. Вона ще недостатньо розроблена і тому малопопулярна. Існуючі розробки вимагають від користувача серйозних обмежень: певного набору слів і виразів; спеціальної надбудови, яка враховує особливості голосу користувача; управління у вигляді дискретних команд, а не у вигляді звичайної гладкої мови. Технологія цього підходу інтенсивно вдосконалюється, і в найближчому майбутньому можна очікувати появи систем підтримки прийняття рішень, що використовують мовне введення інформації.

    Мова повідомлень - це те, що користувач бачить на екрані дисплея (символи, графіка, колір), дані, отримані на принтері, звукові вихідні сигнали і т.п. Важливим показником ефективності інтерфейсу є обрана форма діалогу між користувачем і системою. В даний час найбільш поширеним є такі форми діалогу: запитання-відповідь режим, командний режим, режим меню, режим заповнення пропусків у виразах, запропонованих комп'ютером.

    Кожна форма в залежності від типу завдання, особливостей користувача і прийнятого рішення може мати свої переваги і недоліки.

    Довгий час єдиною реалізацією мови повідомлень був видрукуваний чи виведений на екран дисплея звіт або повідомлення. Тепер з'явилася нова можливість уявлення вихідних даних - машинна графіка. Вона дає можливість створювати на екрані і папері кольорові графічні зображення в тривимірному вигляді. Використання машинної графіки, значно підвищує наочність і інтерпретацію вихідних даних, стає все більш популярним в інформаційній технології підтримки прийняття рішень.

    За останні кілька років намітився новий напрям, що розвиває машинну графіку, - мультиплікація. Мультиплікація виявляється особливо ефективною для інтерпретації вихідних даних систем підтримки прийняття рішень, пов'язаних з моделюванням фізичних систем і об'єктів.

    Приклад 10. Система підтримки прийняття рішень, призначена для обслуговування клієнтів у банку, за допомогою мультиплікаційних моделей може реально переглянути різні варіанти організації обслуговування в залежності від потоку відвідувачів, допустимої довжини черги, кількості пунктів обслуговування і т.п.

    У найближчі роки слід очікувати використання в якості мови повідомлень людського голосу. Зараз ця форма застосовується в системі підтримки прийняття рішень сфери фінансів, де в процесі генерації надзвичайних звітів голосом пояснюються причини винятковості тієї чи іншої позиції.

    Знання користувача - це те, що користувач повинен знати, працюючи з системою. До них відносяться не тільки план дій, що знаходиться в голові у користувача, але і підручники, інструкції, довідкові дані, що видаються комп'ютером.

    Удосконалення інтерфейсу системи підтримки прийняття рішень визначається успіхами у розвитку кожного з трьох зазначених компонентів. Інтерфейс повинен мати такі можливості:

    • маніпулювати різними формами діалогу, змінюючи їх в процесі прийняття рішення щодо вибору користувача;

    • передавати дані системі різними способами;

    • отримувати дані від різних пристроїв системи в різних форматах;

    • гнучко підтримувати (надавати допомогу за запитом, підказувати) знання користувача.

    Приклад постановки задачі системи підтримки прийняття рішення

    Прикладом СППР може служити завдання бюджетування комерційної діяльності, яка містить послідовність складання операційних бюджетів, бюджетів руху грошових коштів і підсумкових бюджетів. До операційних бюджетам, сукупність яких дозволяє виявити очікуваний обсяг попиту, відносяться:

    • Бюджет (план) продажів - прогноз попиту в об'ємно-календарному вираженні, прогноз продажних цін з урахуванням динаміки торгів і розрахунок фінансового плану продажів і фінансового результату, необхідного для оцінки собівартості продукції та ефективності виробничої діяльності.

    • Виробничий план будується з використанням об'ємних показників бюджету продажів, прогнозу страхового і перехідного запасу для мінімізації будь-яких ризиків, пов'язаних з непередбаченими ситуаціями в продажах і виробництві.

    • План потреби в матеріалах і закупівлі матеріалів розраховується на основі даних виробничого плану з урахуванням даних прогнозу калькуляції, на підставі якого визначаються фінансові потреби виробництва в оплаті матеріалів.

    • План по робочій силі передбачає перевірку здійсненності виробничого плану на доступних потужностях, а так само враховує прогнози витрат і витрат на виробничу програму, пов'язані із забезпеченням технологічного процесу з урахуванням норм витрат праці і забезпечує виробництва.

    • Бюджет допоміжних (постійних) витрат прогнозує майбутні сукупно-цехові і заводські постійні витрати (наприклад енергії, оренди, страховки, допоміжного праці і матеріалів) і витрати невиробничого характеру.

    • Бюджет комерційних витрат витрат на обслуговування продажів складається з прогнозів постійної щомісячної і змінної на одиницю продукції частин і необхідний для оцінки ефективності продажів.

    Після складання операційних бюджетів складаються бюджети руху грошових коштів з метою виявити здатність підприємства своєчасно оплачувати рахунки:

    • Бюджет надходжень, що враховує закриває баланс рахунків клієнтів, а так само прогнозує динаміку надходжень.

    • Бюджет платежів прогнозує динаміку оплати закупівель, наприклад, коли одні замовлення оплачуються в місяці покупки, а інші - в наступному місяці.

    • Бюджет руху коштів враховує динаміку збору надходжень, витрати платежів та інші грошові витрати і надходження, пов'язані з забезпеченням діяльності компанії (витрат виробництва і комерційних витрат).

    • Бюджет фінансування та погашення кредитів - прогнозує обсяги можливих кредитів в разі дефіциту коштів.

    • Підсумковими бюджетами, що розкривають фінансову ситуацію, є звіт про повної виробничої собівартості і звіт про планові прибутки і збитки, плановий баланс.

    • Приклади інформаційних технологій підтримки прийняття рішення: Biz Planner, Project Expert Holding (бізнес - планування), Management Marketing (управління маркетингом).

      1. Інформаційна технологія експертних систем

    Характеристика і призначення

    Експертна система - це комп'ютерна програма, формалізує процес прийняття рішень людиною. Призначення експертних систем - формування і висновок рекомендацій в залежності від поточної ситуації, яка описується сукупністю відомостей, даних, що вводяться користувачем в діалоговому режимі. Видані комп'ютером рекомендації повинні відповідати рекомендаціям фахівця високої кваліфікації.

    Експертна система призначена для надання менеджеру або фахівця консультацій експертів з будь-яких проблем, про які цими системами накопичені знання. Експертна система є моделлю особи, яка приймає рішення, ЛПР.

    Рішення спеціальних завдань вимагає спеціальних знань. Однак не кожна компанія може собі дозволити тримати в штаті експертів по всім пов'язаним з її роботою проблемам або запрошувати кожен раз, коли виникає якась проблема. Експертні (радять) системи дозволяють отримати від експерта знання і, завантаживши їх у пам'ять комп'ютера у вигляді причинно-наслідкових залежностей, використовувати щоразу, коли виникне необхідність. Експертна система дозволяє ЛПР прийняти рішення, що перевершує його можливості і в процесі вирішення пояснює висновки, що виявляється важливішим для користувача, ніж саме рішення.

    Подібність інформаційних технологій, що використовуються в експертних системах і системах підтримки прийняття рішень, полягає в тому, що обидві вони забезпечують високий рівень підтримки прийняття рішень. Однак існують три суттєві відмінності. Перша пов'язана з тим, що рішення проблеми в рамках систем підтримки прийняття рішень відображає рівень її розуміння користувачем і його можливості одержати й осмислити рішення. Технологія експертних систем, навпаки, пропонує користувачу прийняти рішення, що перевершує його можливості. Друга відмінність зазначених технологій проявляється у здатності експертних систем пояснювати свої міркування у процесі одержання рішення. Дуже часто ці пояснення виявляються більш важливими для користувача, чим саме рішення. Третя відмінність пов'язана з використанням нового компонента інформаційної технології - знань.

    Основні компоненти

    Основними компонентами інформаційної технології, яка використовується в експертній системі, є (рис.7):

    • інтерфейс користувача,

    • база знань,

    • інтерпретатор,

    • м Одуль створення системи.

    Мал. 7. Основні компоненти інформаційної технології експертних систем

    Інтерфейс користувача. Менеджер (фахівець) використовує інтерфейс для введення інформації і команд в експертну систему та одержання вихідної інформації з неї. Команди містять у собі параметри, що спрямовують процес обробки знань. Інформація зазвичай видається у формі значень, що присвоюються певним змінним.

    Менеджер може використовувати чотири методи введення інформації: меню, команди, природна мова і власний інтерфейс.

    Технологія експертних систем передбачає можливість одержувати в якості вихідної інформації не тільки рішення, але і необхідні пояснення. Розрізняють два види пояснень:

    • пояснення, що видаються за запитами. Користувач в будь-який момент може зажадати від експертної системи пояснення своїх дій;

    • пояснення отриманого рішення проблеми. Після отримання рішення користувач може зажадати пояснень того, як воно було отримано. Система повинна пояснити кожний крок своїх міркуванні, що ведуть до розв'язання задачі.

    Хоча технологія роботи з експертною системою не є простою, призначений для користувача інтерфейс цих систем є дружнім і звичайно не викликає труднощів при веденні діалогу.

    База знань. Вона містить факти, що описують проблемну галузь, а також логічний взаємозв'язок цих фактів. Центральне місце в базі знань належить правилам. Правило визначає, що слід робити в даній конкретній ситуації, і складається з двох частин: умови, яке може виконуватися чи ні, і дії, яке слід зробити, якщо умова виконується.

    Всі використовувані в експертній системі правила утворюють систему правил, яка навіть для відносно простої системи може містити кілька тисяч правил.

    Всі види знань залежно від специфіки предметної області та кваліфікації проектувальника (інженера по знаннях) з тим або іншим ступенем адекватності можуть бути представлені за допомогою однієї або декількох семантичних моделей.

    Інтерпретатор. Це частина експертної системи, що виконує у певному порядку обробку знань (мислення), що знаходяться в базі знань. Технологія роботи інтерпретатора зводиться до послідовного розгляду сукупності правил (правило за правилом). Якщо умова, що міститься в правилі, дотримується, виконується певна дія, і користувачу надається варіант вирішення його проблеми.

    Крім того, у багатьох експертних системах вводяться додаткові блоки: база даних, блок розрахунку, блок введення і коректування даних. Блок розрахунку необхідний у ситуаціях, пов'язаних з прийняттям управлінських рішень. При цьому важливу роль відіграє база даних, де містяться планові, фізичні, розрахункові, звітні та інші постійні або оперативні показники. Блок введення і коректування даних використовується для оперативного і своєчасного відображення поточних змін у базі даних.

    Модуль створення системи. Він служить для створення набору (ієрархії) правил. Існують два підходи, які можуть бути покладені в основу модуля створення системи: використання алгоритмічних мов програмування і використання оболонок експертних систем.

    Для уявлення бази знань спеціально розроблені мови Лісп і Пролог, хоча можна використовувати і будь-який відомий алгоритмічний мову.

    Оболонка експертних систем являє собою готову програмну середу, яка може бути пристосована до вирішення певної проблеми шляхом створення відповідної бази знань. У більшості випадків використання оболонок дозволяє створювати експертні системи швидше і легше в порівнянні з програмуванням.

    Експертна система моніторингу стану корпоративної інформаційної мережі - OMEGAMON фірми Candle (IBM з 2004 року). Оболонки експертних систем - це CLIPS, G2.

    ТЕМА 7. Інтегровані програмні пакети

      1. Організація інтегрованих програмних пакетів

    Інтегрованою системою називається: автоматизована система (в широкому значенні), що забезпечує різні потреби (в тому числі інформаційні, обчислювальні, комунікаційні та / або інші) користувачів і підтримує єдиний порядок взаємодії з користувачами, включаючи і способи представлення даних; автоматизована система, в якій дані переробляються за єдиною схемою на основі єдиних вихідних правил для різних прикладних задач.

    Інтегровані технології являють собою взаємопов'язану сукупність окремих технологій, тобто об'єднання частин інтегрованої системи з розвиненою інформаційною взаємодією між ними.

    Інтегровані програмні пакети призначені для формування інформаційної та аналітичної середовища окремого користувача або групи користувачів в межах офісу або організації при децентралізованому підході до забезпечення функцій управління підприємством. За допомогою інтегрованих офісних пакетів ведеться діловодство, контроль виконання документів, складання звітів, пошук інформації, введення і оновлення інформації, складання розкладів, обмін інформацією між відділами підприємства. Виконуються за допомогою інтегрованих офісних пакетів і економічні, бухгалтерські розрахунки, вирішуються завдання аналізу фінансового стану фірм.

    Серед інтегрованих систем програмного забезпечення можна виділити: пакети програмних засобів індивідуального використання (і інтегровані з операційною системою), в яких використовується децентралізована обробка інформації, і пакети програмних засобів централізованої обробки інформації, інтегровані для роботи в межах розподіленої мережі офісу (підприємства).

    Децентралізація зберігання і обробки інформації і використання технічних засобів передбачає реалізацію функціональних підсистем безпосередньо на робочих місцях. У більшості випадків технічною основою децентралізованої обробки інформації є персональний комп'ютер і засоби телекомунікацій, а програмної - інтегровані програмні пакети.

    Переваги децентралізованої інформаційної системи: інформаційні системи краще відповідають діловим потребам, користувачі добре розуміють інформацію; гнучкість структури забезпечує простір ініціативам користувача; у користувачів набагато більше автономії; зменшуються телекомунікаційні витрати; мети використання ресурсів і зусиль можуть бути ретельно продумані; посилення відповідальності нижчої ланки співробітників; системи менше і простіше, тому ними простіше керувати, створювати і підтримувати.

    Недоліки децентралізованої організації інформаційної системи: потенційне дублювання ресурсів і можливість їх неефективного використання; проблеми з сумісністю і стандартизацією ресурсів через застосування унікальних розробок; труднощі зі створенням і використанням складних систем групової розробки і реалізації проектів; проблеми організації взаємодії між підрозділами; нерівномірність розвитку рівня інформаційної культури та рівня автоматизації в різних підрозділах, немає місця для фахівців з великим досвідом через низький загального рівня знань і навичок; психологічне неприйняття рекомендованих централізовано стандартів і готових програмних продуктів.

    Умови застосування децентралізованого підходу до організації інформаційної системи: організація незначна за розмірами; існує потреба в швидкості і гнучкості інформаційного обслуговування; застосовуються різні операції, кожне підрозділ виконує специфічну роботу, вимагає унікальний сервіс; активно використовують мотивацію співробітників і делегування повноважень; якщо є зв'язок між продуктивністю і децентралізацією.

    Централізований (клієнт-серверні системи) і децентралізований (програмні пакети) підходи застосовуються одночасно є і потужний обчислювальний центр (загальна стратегія, навчання, допомога, стандарти і політика застосування програмних і технічних засобів), і локальні обчислювальні ресурси, об'єднані в єдину мережу.

      1. Пакети програмних засобів індивідуального використання

    Для позначення традиційної технології рішення економічних і управлінських завдань використовується термін предметна технологія, яка представляє собою послідовність технологічних етапів по модифікації первинної інформації в результатную. У зв'язку з цим пакетами програмних засобів індивідуального використання можуть бути набори універсальних засобів вирішення специфічних предметних завдань управління.

    Програмний пакет, інтегрований з операційною системою Microsoft Windows включає в себе стандартні програми, такі як браузер (Internet Explorer), поштовий клієнт (Outlook Express), програвач (Windows Media Player). За допомогою технологій COM (раніше використовувалися OLE і DDE) компоненти можуть вбудовуватися в інші додатки, в тому числі і сторонніх виробників. Ці продукти позиціонуються як безкоштовні і можуть бути вільно викачані з офіційного сайту Microsoft, проте для установки деяких з них необхідно мати діючу ліцензію Microsoft Windows. Запуск цих програм під іншими операційними системами можливий за допомогою емуляторів середовища Windows. Існують також версії деяких з них, спеціально розроблені для інших операційних систем. Ці версії поступаються оригінальним версіям набором функцій і можливостей, а також частотою оновлення.

    Навколо факту включення таких стандартних продуктів в ОС Windows розгорається багато суперечок і дискусій, оскільки це створює серйозну перешкоду для поширення конкуруючих продуктів.Так, часто оскаржують лідерство і ставлять під сумнів якість браузера Internet Explorer, пояснюючи його популярність входженням в пакет Windows і поганою поінформованістю користувачів про наявність альтернатив. А в березні 2004 року Європейська Комісія оштрафувала Майкрософт і зобов'язала створити для продажу в Європі версію Windows без Windows Media Player. Сама компанія Майкрософт продовжує відстоювати своє право включати свої продукти в пакет Windows і розробляє нові інтегровані продукти.

    Пакет Microsoft Office «Для дому та навчання» призначений для виконання завдань вдома і в школі. Будь то користувач, який створює на домашньому комп'ютері цифровий альбом вирізок, або студент, що носить з собою переносний комп'ютер по студентському містечку, набір додатків допоможе і того й іншого виконати завдання швидше і легше. Нові функції розширюють можливості обробки тексту, електронних таблиць і презентацій. Office для дому та навчання містить: Excel програма для аналізу даних, OneNote - програму для створення заміток і управління ними, PowerPoint - програму для створення презентацій, Word -програма для створення документів.

      1. Пакети програмних засобів, інтегровані для роботи в межах офісу

    У цих пакетах функціональна ІТ є системну інтеграцію забезпечують ІТ, при якій реалізується будь-яка з предметних технологій. Проблема системної інтеграції полягає в необхідності приведення різних ІТ до єдиного стандартного інтерфейсу, обміну даними та ін. Тому при виборі таких пакетів необхідно серйозне обґрунтування з тієї причини, що в різних предметних областях забезпечують технології базуються на абсолютно різних платформах. Наприклад, робота співробітника кредитного відділу банку з використанням ЕОМ обов'язково передбачає застосування сукупності банківських технологій оцінки кредитоспроможності позичальника, формування кредитного договору і термінових зобов'язань, розрахунку графіка платежів і інших технологій, реалізованих в будь-якої інформаційної технології: СУБД, табличного процесора. Ступінь інтеграції офісних пакетів в функціональну технологію може виявитися недостатнім, тимчасовим рішенням.

    Прикладом пакетів програмних засобів, інтегрованих для офісів, є Microsoft Office 2007 - набір додатків, серверів і служб, що забезпечують гнучкість при виборі технологій і рішень, які найкраще відповідають індивідуальним і корпоративним вимогам. Інтернет-сайт Майкрософт представляє кілька варіантів цього набору:

    • «Корпоративний» - для підвищення ефективності роботи підприємства. Організації, які бажають досягти успіху в глобальній економіці, заснованої на інформації, повинні вирішувати складні завдання взаємодії, автоматизації діловодства, управління відомостями підприємства та інформацією про співробітників. Набір додатків Microsoft Office Корпоративний надає організаціям і їх співробітникам розширені можливості, які допомагають полегшити спільну роботу співробітників і груп, дозволяють оптимізувати робочі процеси і управління інформацією, сприяють глибшому розумінню що стоять перед організацією завдань. Він містить такі продукти: Microsoft Office Access, Communicator, Excel, Groove, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word.

    • «Професійний плюс» - для підвищення продуктивності праці співробітників. Для успішної конкуренції сучасні організації повинні надавати своїм співробітникам і групам засоби досягнення нових рівнів продуктивності і ефективності. За допомогою набору додатків Microsoft Office Професійний плюс організації можуть розширити можливості користувачів по оптимізації робочих процесів - створення бізнес-даних, управління та обміну діловою інформацією, а також з управління відомостями підприємства для забезпечення більш високих рівнів безпеки і відповідності системі якості. Office Професійний плюс містить наступні продукти: Access, Communicator, Excel, InfoPath, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word.

    • Пакет «Професійний» призначений для управління інформацією і щільним графіком. Постійно зайнятому фахівця зазвичай доводиться працювати одночасно над кількома завданнями, керуючи великими обсягами інформації і намагатися укластися у відведені терміни. Набір додатків Професійний допомагає працювати з більшою віддачею, краще управляти важливими діловими даними і оперативно обмінюватися ними з іншими користувачами. Office Професійний містить: Access, Excel, Outlook з Диспетчером бізнес-контактів, PowerPoint, Publisher, Word. Outlook з Диспетчером контактів допомагає співробітникам спільно досягати мети, поставленої перед підприємством. Outlook 2007 з Диспетчером бізнес-контактів - програма для управління даними про контакти і клієнтів.

    • Пакет для малого бізнесу спрямований на те, щоб в максимальній мірі використовувати працю кожного працівника, всі доступні ресурси і можливості. Він сприяє підвищенню індивідуальної продуктивності співробітників і дозволяє створювати документи професійного вигляду, які зміцнюють позитивну репутацію компанії. Office для малого бізнесу містить: Accounting Express, Excel, Outlook з Диспетчером бізнес-контактів, PowerPoint, Publisher, Word.

    • «Стандартний» - включає в себе найбільш часто використовувані програмні продукти (Excel, Outlook, PowerPoint, Word).

    У порівнянні з «Стандартним» набором програм, інші редакції мають розширених складу компонент. Наприклад, вони можуть включати:

    • Communicator - клієнт об'єднаних комунікацій;

    • Groove - програма для організації спільної роботи груп;

    • InfoPath - програма для збору даних;

    • Publisher - програма для видавничої бізнес-системи і створення маркетингових матеріалів і ін.

    Опціонально в будь-які офісні пакети Microsoft можуть бути інтегровані окремі офісні додатки Microsoft, наприклад Visio - рішення для створення діаграм і наочного уявлення даних і Project - програма для управління проектами.

    Крім офісного пакету компанії Microsoft, існують також такі пакети:

    • Lotus Smart Suite (компанія IBM, http://www.lotus.com);

    • WordPerfect Office (корпорація Corel, http://www.corel.com);

    • StarOffice (компанія Sun Microsystems, http://www.sun.com);

    • EasyOffice (http://www.e-press.com);

    • OpenOffice (http://www.openoffice.org).

      1. Пакети програмних засобів, інтегровані для розподіленої роботи в складі корпоративної мережі

    У таких пактах має місце трансформація забезпечує інформаційної технології в функціональну (модифікація деякого загальновживаного інструментарію в спеціальний) за допомогою засобів інтеграції додатків (спеціальних надбудов) для роботи в складі обчислювальної мережі. Приклади пакетів програмних засобів організації, інтегрованих для роботи в мережі, включають:

    Microsoft SharePoint Enterprise - всеохоплюючий набір інструментів для робочих груп і організацій, що дозволяє збирати і об'єднувати всі типи інформації, що забезпечує швидкий пошук і дає можливість спільно використовувати важливу інформацію з працівників, які перебувають в інших фірмах і регіонах. SharePoint Server - це інтегрований пакет корпоративних додатків, який допоможе збільшити продуктивність організації, задовольняючи безліч важливих для бізнесу потреб, таких як потреби в ефективній організації інформації, прийнятті зважених рішень та управлінні бізнес-процесами, в необхідності зняття обмежень, що заважають колективній роботі. Ліцензія на сервер необхідна для кожного сервера. Для кожного користувача потрібна додаткова CAL - ліцензія, яка дає користувачеві право на доступ до послуг сервера. До складу пакету входить SharePoint Designer - будівник веб-додатків SharePoint.

    Microsoft Visual Studio Team System 2008 презентує собою систему для управління життєвим циклом додатків з відповідними інструментами, процесами і посібниками. Вона підтримує управління збірками додатки.

    Duet для Microsoft Office 2007 і SAP 1.5 призначений для користувачів, які будують свій бізнес на базі продуктів Microsoft і Business One. Duet - це спільний інтегрований пакет, що дозволяє продуктам Мicrosoft взаємодіяти з SAP.

    Performance Point Server - це інтегроване додаток, призначене для підвищення експлуатаційної та фінансової продуктивності у всіх відділах і на всіх рівнях організації. За допомогою Performance Point Server можна відстежувати поточні результати, аналізувати причини розбіжностей, а також повністю планувати бізнес, починаючи від бюджету і закінчуючи створенням управлінських звітів.

    Останнім часом все більшого поширення набувають електронні офіси, устаткування і співробітники яких можуть знаходитися в різних приміщеннях. Необхідність роботи з документами, матеріалами, базами даних підприємства в домашніх умовах, в готелі, в транспортних засобах привела до появи віртуальних офісів.

    Тема 8. Організація інформаційних систем управління як процес діяльності менеджера

      1. Роль менеджера при організації системи управління

    Специфіка діяльності менеджера з використанням ділової системи полягає в тому, що він організовує збір, зберігання, обробку, надання і поширення економічної інформації.

    Економічна інформація - це сукупність відомостей про соціально-економічних процесах управління соціально-економічною системою і колективом людей. Вона специфічна великими обсягами, багаторазовим повторенням циклів її обробки в часі, різноманіттям джерел і споживачів, значною питомою вагою рутинних процедур обробки. Характеристики економічної інформації - періодичність, зрозумілість, доречність, надійність (вірогідність), порівнянність (в часі) і порівнянність з інформацією інших учасників ділових відносин. У складі ділової інформації виділяються макроекономічна, фінансова, біржова, комерційна, статистична інформація та ділові новини.

    В області застосування інформаційних технологій управління на питання, якою має бути система управління і як її розробити, відповідають технічні стандарти.В даний час найбільш популярними стандартами для систем управління із застосуванням ІТ є стандарти: ISO 9000, TickIT, SEI SW-CMM.

    Стандарти серії ISO 9000 - система якості міжнародної організації зі стандартизації розроблялися для машинобудування, але є найбільш відомими і поширеними у всьому світі. Вони універсальні, визнані на світовому рівні незалежно від галузі, в якій функціонує компанія (основна перевага моделі ISO). Для того, щоб довести відповідність вимогам ISO 9000, необхідно продемонструвати 100% -ве відповідність моделі ISO і отримати сертифікат. Внаслідок універсальності необхідно використовувати велику кількість допоміжних галузевих і ISO стандартів.

    Стандарт TickIT - широко відомий національний (британський) галузевий стандарт, який регламентує вимоги при розробці програмного забезпечення, але відіграє допоміжну до ISO 900х в області застосування інформаційних технологій, і базується на моделі ISO 9001: 94. На відміну від моделі ISO 9001, яка регламентує "що необхідно зробити", розробники даного стандарту спробували відповісти на питання "як" можна виконати вимоги, визначені в ISO 9001. TickIT об'єднує в собі модель ISO 9001 з набором рекомендаційних стандартів ISO 12207 та ISO 9000 -3.

    SEI SW-CMM (Capability Maturity Model) - модель зрілості процесів створення ПЗ) містить підхід до поліпшення IT процесів за рахунок безлічі невеликих впроваджуваних в компанії поліпшень. У моделі SEI SW-CMM передбачений багаторівневий поетапний підхід до побудови системи вдосконалення процесів на відміну від моделі ISO.

    PM (Project Management) - управління проектами - застосування знань, досвіду, методів і засобів до робіт проекту для задоволення вимог, що пред'являються до проекту, і очікувань учасників проекту. Найчастіше роботи проекту це планування розробки (замовлення), складання кошторису, графіка виконання робіт, управління вимогами, тестування, впровадження, приймання виконаних робіт. Щоб задовольнити вимоги і очікування учасників проекту, необхідно знайти оптимальне поєднання між цілями, термінами, витратами, якістю та іншими характеристиками проекту.

    Рекомендаційний стандарт ISO 10006 «Менеджмент якості. Керівництво якістю при управлінні проектами »визначає підходи до управління проектами і місце управління проектами в забезпеченні якості.

    Економічні стандарти для IT відображають бачення інформаційних процесів і об'єктів з точки зору управління бізнесом. У стандарті ISO 15288 описано управління інвестиціями в інформаційні технології. Визначення критеріїв потреб бізнесу з урахуванням перерахованих вище в світовій практиці виконується на підставі інструкцій ITSEC, TCSEC, SPICE і інших виробничих і промислових форумів описано в стандарті COBIT (лат.). ITIL / ITSM визначає модель ІТ - підрозділи як сукупності служб, які вирішують конкретні завдання бізнесу.

      1. Особливості проектування, розробки та впровадження комп'ютерної системи управління

    Формування інформаційного процесу управління (менеджменту) будь-якою організацією має починатися з формування її бізнес - (або інформаційної) моделі, яка передбачає своєчасність надання, достовірність, повноту і достатність ділової інформації для реалізації функцій управління; відповідність рівню прийняття рішень і адаптивність до постійно змінюваних інформаційним потребам користувачів. З точки зору обліку тимчасового чинника виділяють статичні, імітаційні та динамічні моделі.

    Бізнес-модель - це опис організації як складної системи. В рамках бізнес - моделі відображаються всі об'єкти (сутності), процеси, правила виконання операцій, стратегія розвитку, критерії оцінки ефективності функціонування системи. Для її створення необхідні передпроектні дослідження - інжиніринг та реінжиніринг діяльності. Передпроектні дослідження передбачають виявлення всіх характеристик об'єкта і управлінської діяльності в ньому, потоків внутрішніх і зовнішніх інформаційних зв'язків, складу завдань і фахівців, які будуть працювати в нових технологічних умовах, рівень їх комп'ютерної та професійної підготовки як майбутніх користувачів системи.

    Бізнес-інжиніринг проводиться, коли цілі діяльності в результаті впровадження автоматизованої системи не змінюються, змінюється лише спосіб їх досягнення. Те, що раніше робилося «просто так», тепер робиться в рамках автоматизованої системи. Інжиніринг в своєму розпорядженні для проектування бізнесу поруч методик:

    • виділення покрокових процедур проектованого бізнесу;

    • впровадження описують процедури систем позначень;

    • використання евристик і прагматичних рішень, що дозволяють описувати ступінь відповідності спроектованого варіанта бізнесу заданим цілям.

    Реінжиніринг бізнесу проводиться, коли метою впровадження інформаційної системи може бути якісна зміна поточної діяльності. Тобто поліпшення, можливі з впровадженням АІС, не тільки кількісні, а й якісні. Реінжиніринг включає наступні етапи:

    • розробку образу майбутньої організації;

    • аналіз існуючого бізнесу;

    • розробку нового бізнесу;

    • впровадження нового бізнесу.

    При проектуванні ІС виконується створення інформаційної моделі та інформаційної системи.

    Інформаційна модель - підмножина бізнес - моделі, що описує всі існуючі (в тому числі не формалізовані в документальному вигляді) інформаційні потоки організації, правила обробки і алгоритми маршрутизації складових її елементів. В інформаційній моделі повинно бути передбачено, щоб витрати на обробку ділової інформації не перевищували отриманий ефект. ІМ потрібна для того, щоб на її підставі розробити інформаційна система.

    Інформаційна система - це вся інфраструктура організації, задіяна в процесі управління інформаційно-документальними потоками. Зміст інформаційної системи організації відображає організаційну модель управління (менеджменту) цією організацією.

    Компоненти інформаційної системи:

    • Інформація - основний ресурс системи;

    • Програмно-технічні засоби - застосовуються для роботи з інформацією;

    • Персонал - організовує інформаційні процеси;

    • Методи і способи збору, передачі, обробки та накопичення інформації.

    При створенні ділової комп'ютерної системи широко застосовується принцип типізації проектних рішень, тому що при впровадженні типової системи знижуються витрати на проектування, оскільки управління підприємствами здійснюється на основі єдиних положень, структура системи управління подібна для схожих видів діяльності, часто висуваються вимоги по стандартизації, при індивідуальному проектуванні важко забезпечити належний науково-технічний рівень розробки.

    Реалізація принципу типізації проектних рішень накладає вимоги: кожен рівень ієрархії системи управління повинен бути Оглянувши і зрозумілий без детального знання нижніх рівнів; мінімізуються зв'язку між елементами на одному рівні; виключаються зв'язку між елементами через рівень; елемент більш високого рівня використовує елемент наступного рівня як єдине ціле, передаючи йому вхідну інформацію; після закінчення роботи викликає елементу повертається управління і результати роботи.

      1. Специфіка розробки інформаційної моделі системи управління

    Інформаційні технології є не тільки об'єктом досліджень і розробки, а й засобом створення ІС в різних предметних областях (CASE- Computer Aided Software Engineering, технології створення програмного забезпечення). CASE - це інструментарій для системних аналітиків, розробників і програмістів, що дозволяє автоматизувати процес проектування і розробки ІС, міцно увійшов в практику створення і супроводу ІС і ІТ. Це технології структурного аналізу організації та виділення функцій IDEF0, опис ланцюжків подій бізнес-процесів IDEF3, Aris eEPC, уявлення знань c застосуванням універсальної мови моделювання UML, заповнення опитувальників на прикладі 1С: Профкейс.

    Методологія структурного аналізу і функціонального моделювання (SADT) - чітке визначення функцій системи управління і декомпозиція діяльності, спрямованої на виконання функцій, побудова функціональної моделі системи. Структурний аналіз є методологічною різновидом системного аналізу. Функціональне моделювання методом структурного аналізу використовується для візуалізації ділових процесів в стандарті ISO 9001: 2000.

    Методологія Aris eEPC визначає зміст референтної моделі процесів, прийнятих в SAP R / 3 і дозволяє створити нову сторінку. Референтна модель - це модель організації бізнесу, розроблена для конкретної галузі економіки. Вона являє собою погляд окремих консалтингових компаній і є узагальненням реального досвіду ведення бізнесу в різних організаціях по всьому світу. Діаграма eEPC - це «Подієва ланцюжок», яка визначає послідовність виконання завдань бізнес-процесу і розробляється в двох варіантах: «Як є» і «Як повинно бути».

    UML (Universal Markup Language) - універсальна мова моделювання являє собою нотацію (систему умовних позначень) вираження ідей і рішень об'єктно-орієнтованого аналізу і проектування в ході раціонального уніфікованого процесу розробки складних програмних систем.В описі предметної області організації можуть використовуватися діаграми сценаріїв, послідовностей, станів і взаємодії UML.

    Діаграми сценаріїв показують бажану поведінку системи з точки зору взаємодії з нею зовнішніх об'єктів (акторів), як бачиться зовнішнє взаємодія з нею і які найбільш важливі вимоги до взаємодії існують.

    діаграми послідовностей використовуються для точного визначення логіки сценарію (як працюють об'єкти).

    Діаграми взаємодії - мають на увазі основні асоціацію між об'єктами, потік повідомлень інформаційного обміну в об'єктно-орієнтованому додатку.

    Діаграми станів описують зміни атрибутів об'єктів в термінах станів і правил переходу від одного стану до іншого.

    Методологія 1С: Профкейс опису інформаційної системи на платформі 1С: Підприємство дозволяє описати факти, необхідні для проектування бізнес-процесу, виявити проблеми та підводні камені, виробити єдину точку зору між ІТ-спеціалістом і замовником. Опитувальник складається з розділів: Бізнес-процес - графічна модель обстеження підприємства "Як є", цілі і зміст автоматизируемого процесу. Правила і факти - стандарти та методики на які спирається і які повинна враховувати логіка бізнес-додатки. Причини, цілі та ризики автоматизації. Картки дій і картки об'єктів, що конкретизують склад компонентів інформаційної бази. Умови та об'єкти маршрутизації. Звітність про хід виконання, як окремих екземплярів, так і всіх бізнес-процесів даного виду. Невирішені на момент проектування питання, які можуть вплинути на автоматизацію. Словник - терміни, скорочення і абревіатури, які використовуються при заповненні опитувальника.

      1. Планування стратегії застосування інформаційних технологій

    План розвитку застосування інформаційних технологій повинен враховувати потреби фірми. Вибір стратегії застосування автоматизованої інформаційної технології визначається перш за все предметною областю діяльності (виробничо-господарської чи іншої); потім завданнями в управлінні, інфраструктурою і моделлю управління фірми.

    Вигода від застосування інформаційних технологій досягається: за рахунок автоматизації функцій управління, коли частина рутинних операцій виконує не людина, а комп'ютер; за рахунок ефекту самоконтролю, що дає можливість користувачеві ЕОМ поглянути на свої дії з боку; більш якісної обробки інформації в ЕОМ, більш складних і точних моделей; абстрагування від внутрішнього устрою об'єктів і процесів технології; підвищення пропускної спроможності ділових процесів.

    На малих підприємствах різних сфер діяльності інформаційні технології, як правило, пов'язані з вирішенням завдань бухгалтерського обліку, накопиченням інформації по окремим видам бізнес-процесів, створенням інформаційних баз даних по спрямованості діяльності фірми і організації телекомунікаційної середовища для зв'язку користувачів між собою і з іншими підприємствами і організаціями.

    У середніх організаціях (підприємствах) велике значення для управлінської ланки грають функціонування електронного документообігу і прив'язка його до конкретних бізнес-процесів і характерні організація автоматизованих сховищ і архівів інформації, захист інформації від несанкціонованого доступу, автоматизація ділових процесів і т.д.

    У великих організаціях (підприємствах) як правило, існує ІТ-підрозділ, який вирішує завдання розробки сучасного програмно-апаратного комплексу, що включає застосування багатомашинних комплексів на основі високошвидкісних корпоративних обчислювальних мереж, розвинену архітектуру «клієнт-сервер і спеціалізоване або унікальне програмне забезпечення.

    План розвитку інформаційних технологій допомагають реалізувати: стандартний метод інвестиційного аналізу (CBA, Cost Benefit Analysis), метод збалансованих рахункових карт (BSC, Balance Score Card), оцінки сукупної цінності (TVO, Total Value of Opportunity) та сукупну вартість володіння (TCO, Total Coast of Owership).

    Стратегія це формалізована система підходів, принципів і методів. Дж. Парсонс в 1983 р запропонував 6 основних стратегій:

    • Центральне планування. В цьому випадку є центральний відділ, який координує ІТ-стратегію і бізнес-стратегію, а начальник ІТ - відділу повинен бути частиною управлінського апарату, зайнятого прийняттям рішень.

    • Першість. Фірми з такою стратегією зазвичай намагаються пов'язати потреби фірми з розвитком ІТ і вкладають в дослідження великі суми. Необхідна сильна підтримка вищого керівництва.

    • вільний ринок - менеджери-користувачі вирішують, які у них потреби в ІТ і як їх задовольнити не втягується в цей процес вище керівництво.

    • Монополія. ІТ-відділ є монопольним розповсюджувачем ІТ.

    • Мізерні ресурси - менеджмент намагається обмежити використання ІТ, вирішуючи питання скільки ресурсів займе проект і коли він окупиться.

    • Необхідне зло. - ІТ потрібно для досягнення цілей, і витрати будуть зроблені лише в разі, коли стануть абсолютно необходими для досягнення ділової мети.

    У будь-який час фірма може застосовувати одну з шести стратегій або змішувати їх, при зміні обставин змінювати їх.

    Стратегічна матриця Мак Фарлан і Мак Кені корисна для вибору стратегії фірми. Виділяються 4 класу фірм, на які ІТ матиме різний вплив: стратегічний клас, перевертні, фабричний клас, клас підтримки.

    Стратегічний клас - фірми, сьогодення і майбутнє яких залежить від використання ІТ для щоденної діяльності: банки, страхові компанії і т.д. Вони повинні дотримуватися стратегії центрального планування або першості з огляду на високу кореляцію між успішним використанням ІТ і успіхом фірми.

    Перевертні не сильно залежать від ІТ, але можуть в майбутньому планувати її широке застосування, щоб збільшити свою конкурентну перевагу. Вони повинні дотримуватися стратегії центрального планування, першості або вільного ринку.

    Фабричний клас - фірми, в яких хоча і може існувати залежність повсякденних операцій від ІТ, проте ІС не може стати джерелом конкурентної переваги. Тут рекомендується стратегії монополії і бідність ресурсів.

    Клас підтримки - зазвичай використовують ІТ для підтримки, наприклад для забезпечення безпеки інформації, але не впливають на виконання основних функцій. Таким фірмам рекомендується стратегія бідність ресурсів.

    65