Дата конвертації25.05.2018
Розмір9.16 Kb.
Типстаття

Ключові методи контролю над фінансовою дисципліною

Стівен Брегг (Steven Bragg), фінансовий консультант компанії Ernst & Young фінансовий директор чотирьох компаній

Існують тисячі видів належного контролю над активами, які можна використовувати для підтримки фінансової та звітної дисципліни в компанії. Представлений перелік містить найбільш поширені заходи контролю, наявні в більшості організацій. Він може бути доповнено додатковими контролюючими заходами у випадках, коли потенціал втрати активів вважається надмірно високим, причому зворотне справедливо в інших випадках.

Напрямки контролю наступні:

1. Гроші. Вважається, що робота з готівкою рясніє проблемами контролю, що призводить до, можливо, надмірним заходам контролю. Хоча нижче перераховані багато потенційні напрямки контролю, де слід намагатися створити такий набір заходів, який збалансує витрати на нього з досягнутим підвищенням його рівня контролю. Заходи наступні:

Проводьте раптові перевірки сейфа з грошима.

Лімітуйте суми готівки на дрібні витрати.

Проводьте вивірку банківських рахунків.

Оновлюйте картки підписів.

2. Інвестиції. Відведення інвестиційних фондів є тією областю, де якась особистість має найкращу можливість вкрасти великі суми фінансових коштів компанії або розмістити їх в невідповідні інвестиції з високим ризиком втрат. Наступні заходи контролю покликані обмежити ці ризики:

Встановлюйте ліміти на інвестиції.

Вимагайте дозволів на переказ коштів з одного рахунку на інший.

3. Кредиторська заборгованість. Заходи контролю необхідні в області кредиторської заборгованості для того, щоб знати, що службовці не одержують заробітну плату від клієнтів і потім приховують це посадовий злочин, подчищая записи про кредиторську заборгованість цих клієнтів. Найбільш поширені заходи контролю наступні:

Порівнюйте отримані оплати з проводками кредиторської заборгованості.

Звіряйте залишки кредиторської заборгованості, періодично висилаючи бланк підтвердження клієнтам, що засвідчує суму, яку вони заплатили компанії.

Вимагайте дозволу на списання простроченої заборгованості.

Вимагайте схвалення кредитів.

4. Інвентаризація. Компанія може мати так багато товару, що надійна система контролю необхідна просто для того, щоб забезпечити певну ступінь захисту взагалі. Таким чином, практично всі нижченаведені заходи контролю рекомендуються для забезпечення високого рівня точності обліку товарів:

Проводьте інвентаризацію. Якщо ніхто і ніколи не проводив облік товарно-матеріальних запасів, то поступово їх дійсну кількість буде відхилятися від облікових записів, і з часом накопичені різночитання будуть наростати.

Контролюйте вхід до облікового запису про стан товарних запасів.

Вимагайте заповнення форм на списання у відходи і переділ шлюбу.

Обмежуйте доступ на склад.

Відокремлюйте запаси, що належать клієнтам.

5. Аванси службовцям. Службовці можуть просити аванси в рахунок чергової зарплати або для оплати витрат у майбутній відрядженні. У будь-якому випадку, легко втратити слід авансу. Перераховані нижче заходи контролю необхідними того, щоб забезпечити в кінцевому рахунку повернення авансу:

Постійне відстеження всіх виданих авансів.

Вимагайте дозволів на виплату всіх авансів працівникам.

6. Основні засоби. Купівля та продаж основних засобів вимагає особливих заходів контролю, при отриманні відповідних дозволів на проведення угоди, а також належний облік коштів, пов'язаних з основними фондами. Всі нижченаведені заходи контролю слід застосовувати для досягнення цих цілей:

При закупівлі основних засобів повинні бути належні попередні дозволи.

Переконайтеся, що проводяться правильні розрахунки амортизації.

Переконайтеся, що списання основних засобів належним чином санкціоновано.

Переконайтеся, що всі платіжні документи, пов'язані з продажем основних засобів, правильно оприбутковані.

Переконайтеся, що основні засоби утилізуються.

7. Кредиторська заборгованість. Це одна з найпоширеніших областей, де відбувається неправильне використання активів, а також область, в якій найбільш ймовірне виникнення транзакційних помилок.

Порівнюйте проведені платежі з отриманими накладними.

Порівнюйте номера рахунків, отриманих від постачальників.

Встановлюйте обмеження на покупки по кредитних картах.

Вимагайте схвалення керівництвом всіх запозичень і погашень боргу.

9. Виручка. Основною проблемою контролю, пов'язаної з виручкою, є забезпечення того, щоб всі відвантаження супроводжувалися своєчасною відправкою рахунків. Збій контролю в цій галузі може привести до великої недостачі виручки і загрозу загальної ліквідності компанії.

Порівнюйте всі виставлені рахунки з реєстром відвантажень.

Порівнюйте використані знижки з дозволеним поверненням товарів.

Виявляйте відвантаження товарних зразків в реєстрі відвантажень.

10а. Собівартість проданих товарів. У компанії є багато способів втратити контроль над своїми витратами в області собівартості проданих товарів, оскільки вона має численний персонал і найбільшу частину витрат компанії. Застосування пропонованих нижче заходів контролю у виробничій сфері буде сильно залежати від передбачуваних вигод, які будуть отримані від їх використання, в порівнянні з тими масштабами, в яких вони будуть заважати плавній роботі виробничого підрозділу.

Порівнюйте вартість всіх виконаних робіт з плановими витратами.

Порівнюйте планову потребу в робочій силі з фактичним виробничим персоналом.

10б. Видача зі складу відповідно до специфікації. Надійним видом контролю над матеріальними витратами є вимога використання специфікації сировини і матеріалів для кожного виробленого вироби, а також вимога видавати ресурси з сировинних запасів, призначених для виробництва цих виробів, виходячи з кількості, зазначених в специфікаціях сировини і матеріалів.

Робіть закупівлі на основі рамкових закупівельних ордерів і пов'язаних з ними поставок.

Відхиляйте все покупки, що не були заздалегідь схвалені.

11. Витрати на поїздки і розважальні заходи. Звіти службовців про витрати можуть включати десятки позицій, за якими вони просять відшкодувати витрати, причому деякі з них можуть суперечити політику компанії відносно компенсації витрат. Щоб з'ясувати, що ці статті «сірих витрат» виявлено, багато бухгалтерів витрачають необгрунтовано багато робочого часу на детальне вивчення звітів про витрати. Насправді, щоб зробити ці звіти «чесними», в цілому буде достатньо дещо меншою форми контролю, наприклад, аудиту звітів про витрати:

Вибірково перевіряйте звіти про витрати.

Видайте інструкцію, що стосується дозволених витрат.

Вимагайте візування керівниками всіх звітів про витрати.

12. Витрати на заробітну плату. Заходи контролю, використовувані щодо заробітної плати, охоплюють дві області - запобігання переплат службовцям і запобігання шахрайства, пов'язаного з випискою платіжних чеків на неіснуючих працівників. Для обох видів контролю:

Вимагайте схвалення всіх понаднормових годин, відпрацьованих персоналом з погодинною оплатою.

Вимагайте схвалення всіх змін в оплаті.

Видавайте гроші безпосередньо одержувачам.

Надсилайте списки виплат із зарплати керівникам підрозділів.

13. Витрати на офіс, меблі. Хоча це відносно невелика стаття, наступний вид контролю покликаний з'ясувати, що службовці розсудливі в своїх придбання обстановки для офісних приміщень:

Порівнюйте вартість меблів службовців з нормами компанії. Службовці можуть придбати меблі за ціною, набагато перевищує ту, за якою її може купити розсудливий менеджер. Цю проблему можна вирішити, видавши інструкцію, яка встановлює максимальну вартість меблів для одного службовця, і проводячи її в життя за допомогою періодичних внутрішніх аудитів фактичних витрат. Іншим засобом її реалізації є санкціонування стандартного набору меблів, що купується постачальниками, причому будь-які меблі поза цим списком вимагає спеціального дозволу.

14. Головне. Деякі регулярні платежі постачальникам базуються на довгострокових контрактах. Більшість таких заходів контролю пов'язано з наявністю повного уявлення про умови цих контрактів, щоб компанія не робила неправильних за розміром платежів:

Відстежуйте зміни в контрактних витратах.

Відстежуйте час відновлення контрактів.

Вимагайте схвалення для різних рівнів грошових зобов'язань, що випливають їх контракту.

Представлений набір рекомендованих заходів контролю охоплює тільки найбільш поширені з них. Їх слід доповнювати, аналізуючи процедури, які використовуються компанією, щоб побачити, чи є необхідність в додаткових заходах контролю (або в їх скороченні), в залежності від того, як структуровані ці процедури. Заходи контролю будуть також значно відрізнятися по галузях: наприклад, казино встановлюють багаторівневий контроль за обробкою готівки, оскільки це грошовий бізнес. Таким чином, представлені заходи контролю слід розглядати тільки як основу для всеосяжного комплексу заходів контролю, які повинні задовольняти специфічних потреб кожної компанії.