• 1.1. Організаційно-розпорядча документація.
  • Розпорядча документація.
  • 1.2 Організаційні документи.
  • 2. Робота з документацією.


  • Дата конвертації10.07.2017
    Розмір30.72 Kb.
    Типреферат

    Скачати 30.72 Kb.

    методи управління

    МЕТОДИ УПРАВЛІННЯ

    Вступ

    Кінцевий результат управлінської діяльності державного апарату залежить від безлічі проміжних ланок, одним з яких є делороіз-одеситів, що дозволяє забезпечити оперативність та гнучкість в прийнятті рішень. Справа-виробництво координує всі етапи роботи - від проектування до практичної реалізації рішень.

    Процес управління включає наступні основні типові документовані операції: збір та обробку документної інформації; підготовку рішення; прийняття та документування рішення; доведення рішень до виконавців; виконання рішення; контроль виконання; збір інформації про виконання; передачу інформації по вертикальним та горизонтальним зв'язкам; зберігання та пошук інформації.

    Апарат управління реалізує свої функції головним чином за допомогою універсальних і повноважних організаційно розпорядчих документів (ОРД), що створюються циркулюючих незалежно від специфіки діяльності в усіх галузях народного господарства і державного управління.

    Якщо врахувати, що в апараті управління зайнято більше 14 млн. Чоловік, а щорічний документообіг в країні становить приблизно 60 млрд. Листів і продовжує рости, то немає сумніву, що ефективне нормативне регулювання цього процесу має велике значення. В якості одного з засобів регулювання документопотоков виступають документні державні стандарти, загальносоюзні класифікатори та уніфіковані системи документації. Ці та інші нормативи визнані стабілізувати документообіг в країні по всьому тенологіческому циклу, створити оптимальну технологію ведення документного господарства кожної управлінської одиниці.

    1.1. Організаційно-розпорядча документація.

    Організаційно-розпорядча документація виділяється з єдиної за своєю інформаційною природі документації в залежності від функцій державного органу, установи, який обслуговує діловодство.

    Органи державної влади та державного управління РФ, всі установи, організації та підприємства відображають свою діяльність в розпорядчих документах. Відповідно до положень про державні органи класифікуються і розпорядчі документи.

    До розпорядчих документів, що відображає адміністративно-управлінську діяльність закладів, відносяться: постанови, рішення, розпорядження, статути, положення, накази, інструкції, протоколи, доповідні і пояснювальні записки, акти, звіти та ін.

    Розпорядча документація.

    1.1.1. Постанова визначено як «правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, стоящі перед даними органами, і встановлення стабільних норм правил поведінки.

    Постанови приймаються Верховною Радою РФ і Верховними Радами союзних і автономних республік з організаційних та інших питань, пов'язаних із здійсненням вищими органами державної влади своїх повноважень; Президією Верховного Ради РФ і Президіями Верховних Рад союзних і автономних республік за підсумками розгляду питань про стан тієї чи іншої сфери державного керівництва і з питань, пов'язаних з підготовкою сесій і координацією діяльності постійних комісій; Радою Міністрів РФ і Радами Міністрів союзних і автономних республік як нормативні акти або акти, що мають важливе народногосподарське і загальне значення. За найбільш важливих питань державного управління видаються спільні постанови, які є правовими актами.

    1.1.2. Рішення як розпорядчий документ є правовим актом, прийнятим Радами народних депутатів і виконавчими комітетами. Рішення оформляють також результати діяльності та інших колегіальних органів-колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо

    1.1.3. Розпорядження - акт управління державного органу, який має владний характер, виданий в рамка присвоєний посадовій особі, державному органу компетенції, що має обов'язкову силу для громадян і організацій, яким розпорядження адресовано. Розпорядження є підзаконними актами і діляться на дві групи: розпорядження загального, тривалої дії і розпорядження, що стосуються конкретного вузького питання, разового випадку. Розпорядження видають Рада Міністрів РФ, Ради Міністрів союзних республік (на основі і на виконання законів, рішень Верховних Рад і їх президій), виконкоми Рад народних депутатів. Розпорядження видають також керівники колегіальних органів державного управління і адміністрація підприємств і установ в межах прав, наданих їм законами РФ або союзних республік для вирішення головним чином оперативних питань. (Додаток №1).

    1.1.4. Наказ - акт видається керівниками міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій і підприємств, що діють на основі едіноналічія. Наказ видається на вирішення основних оперативних завдань, що стоять перед цим органом. За юридичною природою наказ може бути нормативним актом управління, що містить норми права, що регулюють певні сфери суспільних відносин, і актом застосування норм права (наприклад, про призначення на посаду).

    Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, що застосовується в практиці управління. Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ або їх структурних частин; затвердження положення, інструкцій, правил і т. п. документів, що вимагають затвердження; з усіх питань внутрішнього життя установи, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення, звільнення працівників і т.д. За допомогою наказу керівник ставити основні завдання перед працівниками, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ є обов'язковим для всіх працівників даної організації або галузі. В окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від їх підпорядкованості. Всі розпорядчі документи повинні суворо відповідати закону, жоден з них не може містити положень, що суперечать закону.

    Підготовка основних видів розпорядчих документів в основному аналогічна. Вона являє собою досить складний процес, який має відмінності в кінцевій стадії оформлення документів, що відображають результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) і едіноналічіе (наказ, розпорядження).

    Можна виділити наступні стадії підготовки розпорядчих документів: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, узгодження документа, підписання. Для постанови і рішення додається стадії обговорення і прийняття цих документів на засіданні колегіального органу.

    Процедура складання та оформлення розпорядчого документа повинна бути описана в табелі форм документів конкретної установи або в її інструкції з діловодства. У них викладаються послідовність над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.

    Підготовка проекту розпорядчого документа може бути доручено одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи (комісії) залучатися вчені або кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників. Головна умова, що забезпечує якість, документа, - достатня компетентність осіб, які його готують. Чим вище рівень складається документа, тим вище вимоги, що пред'являються до його укладачам (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння висловлювати думки).

    Юридичною підставою розробки розпорядчого документа може бути видання документа органами влади та управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності для здійснення завдань, покладених на установу. Установа або структурний підрозділ може виступати з ініціативою розробки розпорядчого документа по будь-якого питання.

    Перша стадія розробки проекту будь-якого розпорядчого документа - визначення кола питань, які має бути в ньому відобразити. Залежно від важливості управлінського дії приступають до вивчення матеріалів по суті, і перш за все законодавчих актів і рішень уряду, потім відомчих нормативних документів, що передують розпорядчих документів з даного та інших подібних рішень.

    Вивчення законодавчих актів і урядових документів забезпечує правову основу документа, його спрямованість державну постановку проблеми. Перегляд раніше виданих з даного питання розпорядчих документів дозволить уникнути дублювання і протиріч, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації по ним робочий день. Для цього використовується різні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, службові листування. Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну ясність по суті питання, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту. Основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку потрібно зробити це в Чорне, а потім відредагувати і уточнити частини в порядку узгодження.

    Текст розпорядчого документа найчастіше складається з взаємозалежних двох частин - констатуючої та розпорядчої. Реєстрація розірвання є введенням в суть розглянутого питання, покликана пояснити, чим викликані розпорядження. У ній можуть перераховані факти, події, дана оцінка. Нерідко в констатуючій частині дається переказ акту вищого органу, на виконання якого видається даний розпорядчий документ (найчастіше переказ), В цьому випадку вид акта, його автор, повна назва (заголовок), номер і дата, т. Е. Наводяться всі пошукові ( посилальні) дані. Реєстрація розірвання необов'язкова, вона може й не бути, якщо немає необхідності давати роз'яснення.

    Основне навантаження в розпорядчих документах несе розпорядча частина, яка викладається в наказовій формі. Залежно від виду документа вона починається словами: «постановляє» - в постанові; «Вирішує» ( «вирішив») - в рішенні; «Пропоную» - у розпорядженні «наказую» - в наказі. Вид розпорядчого документа зумовлює і характер викладу його тексту. Слова «постановляє», «вирішує» ( «вирішив»), «пропоную», «наказую» друкуються прописними літерами або малими в розрядку тобто вони візуально виділяються і таким чином відокремлюють яка констатує частина документа від розпорядчої. (Додаток №1).

    Розташовуються ці слова з окремими рядки від нульового положення табулятора. У постановах і рішеннях перед словами «постановляє» і «вирішує» зазначаються назва колегіального органу.

    Рада Міністрів РФ постановляє

    колегія вирішує

    Потім з нового рядка абзацу слід текст резолютивній частині. До формулювань цієї частини документа представляються особливо жорсткі вимоги. Вони повинні бути конкретними, не суперечити за змістом раніше виданим раніше документам, чіткими, ясними, не допускають різних тлумачень. У них слід уникати неконкретних виразів типу: «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати» і т.д. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання скрутна.

    Якщо розпорядча частина передбачає різні за характером дії і декількох виконавців, вона ділитися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.У кожному пункті вказуються виконавець (організація, структурний підрозділ, конкретна посадова особа, наприклад, в наказах), наказують дії в термін виконання. Виконавець вказується в детальному відмінку. Можна вказувати і узагальнено, наприклад: директорам заводів, керівникам архівов.Предпісиваемое дію виражається дієсловом у формі - «підготувати», «зарахувати», «організувати», «забезпечити», «покласти», «розробити» і т.д. Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обсягу передбачуваних робіт. (Додаток №2).

    Слід враховувати час доведення інформації до-конкретних виконавців. Розпорядчий документ може мати загальний для всіх пунктів виконавчий термін. Однак частіше термін виконання встановлюється для кожного завдання окремо. В кінці тексту розпорядчого документа поміщається перелік документів, що втратив силу або підлягають зміні з виданням даного акту. Останнім пунктом в наказах, рішеннях, розпорядження вказується особа на яку покладається контроль за виконанням документа. Розпорядчі документи можуть мати додатки, вказівки на які даються у відповідних пунктах тексту. Реквізит «Додаток» після тексту розпорядчих документів самостійно не оформляється.

    Текст розпорядчого документа повинен мати заголовок. Тема починається з приводу «О» ( «ПРО») і формується за допомогою відкладальною іменників (наприклад «Про призначення ...», «Про затвердження ...», «Про введення ...», предмет (наприклад, «Про підсумки ... »,« про заходи ... »). Для ряду типових управлінські ситуацій, що вимагають видання наказу (про створення, реорганізації, ліквідації установ, організацій і підприємств, про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін до положення (статут ), структуру, штатну чисельність і штатний розклад апарату управління, в посадові інструкції, про переході на новий режим роботи), розроблені уніфіковані форми документів, в яких зумовлений не тільки склад, але і порядок розташування інформації. Уніфіковану форму мають також кадрові накази з прийому на роботу, переміщення, переведення на іншу роботу, звільнення з посади, винесення заохочень, накладення дисциплінарних стягнень, зміни прізвищ.

    Підготувавши текст розпорядчого документа, приступають до його оформлення, Розпорядчі документи оформляються на загальному бланку, формат А4. До складу реквізитів входять: Герб РФ, союзної чи автономної республіки, найменування відомства, найменування установи, назву виду документа, дата, індекс (номер), місце складання, заголовок, текст, підпис (підписи), відмітки про погодження.

    Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їх узгодження і підписання. Проект до підписання підлягає узгодженню із зацікавленими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування при постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту і керівником структурного підрозділу, який вносить проект, усіма зазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юріконсультантом. Проекти документів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими органами або службами.

    Віза юріконсультанта свідчить про відповідність документа законодавчим і нормативним актам, а також про відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров'я). Согласовніе проводить структурний підрозділ або особа, ім'я та по документу. Візиабо гриф узгодження як правило, проставляються на першому примірнику проекту. У разі неузгодження з проектом пишеться мотивований висновок. Перед підписання проект додатково ретельно вивіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та по батькові.

    Проекти розпорядчих документів, прийнятих колегіальними органами, - постанов і рішень - обговорюються і приймаються на засіданнях. В ході обговорення в них можна вносити поправки і доповнення. Доопрацьовані проекти виносяться на затвердження на наступне засідання.

    Повністю підготовлені проекти документів подаються на підпис. Накази підписуються керівником або його заступником. Постанова і рішення мають два підписи - голови і секретаря (керуючого справами) колегіального органу. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи вступають в силу з моментах підписання або доведення до відома виконавця. У ряді випадків термін вступу в силу і строк дії акта управління вказуються в самому документі.

    Особливе значення надається доведенню розпорядчого документа до виконавця. Постанови Ради міністрів РФ публікується в Зборах Уряду РФ, а в разі необхідності широкого обнародиванія доводяться до всеообщего відома засобами масової інформації. Аналогічно доводяться до відома акти урядів інших держав. Акти міністерств і державних комітетів публікуються в Бюлетені нормативних актів міністерств і відомств РФ - органі Міністерства юстиції РФ і відомчих виданнях. Рішення, розпорядження, накази тиражуються і розсилаються відповідно до списку, підготовленим укладачами проекту документа.

    1.1.5. Протокол - організаційно-розпорядчих «документ», що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Більш узагальнене визначення дають тлумачні словники російської мови, що визначає його як «документ із записом всього, що відбувається на засіданні, зборах».

    Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в оді якої складається група документів, супроводжуючих протокол: порядок денний, списки учасників засідання і списки запрошених, доповіді або тези основних виступів, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень (або постанов) з кожного питання. Протокол, як правило, ведеться під час засідання. У тих випадку, коли засідання стенографується або проводитися магнітна звукозапис, протокол може складатися після їх розшифровки. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначена особа. Від його кваліфікації, вміння вникнути і розібратися в суті обговорюваних питань залежить якість запису виступу. Тому призначення особи, ведучого протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання. Протокол оформляється за формою загального бланка. У його формуляр входять: найменування відомства, найменування установи (може бути найменування структурного підрозділу), зазначення виду документа (протокол), дата засідання, номер, місце засідання, гриф затвердження, заголовок, текст, підписи.

    На протоколі проставляється дата засідання, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, вказується дата початку засідання і через тире - закінчення. Наприклад, 12-14.03.93. Номер протоколу є порядковим номером засідання колегіального органу протягом року (в навчальному заклад, може бути, навчального року). У реквізиті «місце засідання" зазначається місто, де відбулося засідання.

    Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу в родовому відмінку. Наприклад, «нараду студради», «засідання комісії», «збори трудового колективу». Після оформлення заголовної частини (це можна зробити до початку засідання) приступають до складання тексту. Текст протоколу розпадається на дві частини: першу - вступну, що містить вказівки головуючого, секретаря, присутніх і порядку денного; другу - основну, фіксуючу хід засідання. Словом «голова» починають протокол; воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери; після тире вказують прізвище голови, ініціали. Так само оформляється слово «секретар».

    Голова - Харченко В.І.

    Секретар - Філімонов С.Б.

    При проведенні оперативних нарад ця частина протоколу опускається. Далі перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу наступний. У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу присутні постійні члени вказуються в алфавітному порядку. Після них записуються прізвища запрошених із зазначенням їх посади. На розширених зборах і засіданнях з великим числом присутніх їх склад зазначається кількісно, ​​а по фамільний список додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі. наприклад:

    Були присутні: 43 людини (список додається).

    На зборах, конференціях і з'їздах, де ухвалення рішення вимагає певного кворуму, в розділі «Були присутні» вказується, скільки людина повинна бути присутньою і скільки прийшло на засідання.

    Далі слідує порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються питання, винесені на расмотренного колегіального органу. Кожне питання нумерується і починається з прийменник «О» ( «ПРО»).

    У ряді випадків, наприклад при протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, порядок денний може додаватися до протоколу. Тоді вона не вноситися в текст протоколу, а робиться лише відсильна запис: «Порядок засідання додається».

    Основна частина тексту протоколу будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного. По кожній із них можуть бути такі частини: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ). Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, таким чином вони візуально розбивають текст.

    Слова СЛУХАЛИ починає розділ по кожному пункту порядку денного. Воно пишеться на одному рядку слідом за цифрами, які позначають порядковий номер питання.

    Прізвище та ініціали доповідача і виступаючих в дебатах указуються з нового рядка в абзаці. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Якщо є тексти (або тези) доповідей і виступів, вони не записуються в протокол, а через тире після прізвища доповідача або виступив вказується: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається». Після кожного виступу, якщо є, записуються питання і відповіді в порядку виступу.

    Завершальна частина розділу по кожному пункту порядку денного - запис прийнятого з обговорюваного питання рішення (постанови). Рішення, що містять кілька питань, підрозділяються на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Постановляю частина рішень, як і розпорядчі документи, має бути конкретна і містити складові частини: кому, що зробити і до якого числа. При виборах посадових осіб в протоколі вказуються результати голосування по кожній кандидатурі окремо.

    По повноті висвітлення ходу обговорення питань на засіданнях протоколи поділяються на повні і короткі. Короткий протокол містить вказівку прізвища доповідача, теми доповіді, прізвища виступаючих. Отримати уявлення про характер зауважень, під час обговорення, думках, висловлені в дебатах, за таким протоколом неможливо.

    Короткий протокол допустимо тільки при наявності стенограми або коли тексти доповідей і виступів додаються до протоколу. Коротко протоколюється також оперативні наради. У всіх інших випадках протокол повинен містити записи всіх виступів, відобразити роботу колективу, показати вироблення рішення в зіткненні думок, дискусіях. В ході засідання можна скласти лише чернетка протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється по стенограм і фонозаписи, редагується і оформляється. Якщо до протоколу буде прикладена стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу: «Засідання вченої ради стенографуватися. Стенограма додається ». Повністю підготовлений протокол підписується головою і секретарем.

    Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів - постанов і рішень; наводяться в життя наказами.В інших випадках робиться виписка з протоколів. (Пріложеніе№3)

    1.2 Організаційні документи.

    1.2.1. Статути. Під статутом розуміється звід правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності. Наприклад, Статут залізниць РФ, Ветеринарний статут і т. Д. Окремо слід виділити статути, що визначають організацію певної сфери діяльності Збройних сил РФ (Стройовий статут, Дисциплінарний статут і т.д.) Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади і управління, а статути громадських організацій приймаються і затверджуються з'їздами. Статути підприємств, установ і організацій затверджуються їх вищестоящими органами (міністерствами, відомствами, виконкомами місцевих Рад).

    1.2.2. Становища- нормативні акти, що мають зведений кофікаційні характер і визначають порядок освіти, структуру, функції, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи органів держави (наприклад, загально положення про міністерства РФ), єдного органу (наприклад, Положення про державну автомобільну інспекцію), структурного підрозділи (комісії, групи). Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу слід виділити положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Наприклад, Положення про відкриття, винаходи і раціоналізаторські пропозиції або Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в державні органи, на підприємствах, в установах і організаціях. Найбільш численні різновиди положень про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів.

    Положення затверджуються в установленому порядку.

    Статути і положення є складними документами. Їх структура і зміст, як правило, визначаються установами-розробниками.

    Індивідуальні положення розробляються на основі типових. Типові положення, як правило, затверджуються вищестоящими органами управління, а індівідуальние- керівниками підприємств і організацій. (Додаток №4).

    1.2.3. Інструкції - «правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) з метою встановлення правил, що регулюють організаційні питання, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів та служб), посадових осіб і громадян.

    Інструкції видаються також з метою роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів (наприклад, наказів).

    Тема інструкції повинен чітко окреслювати коло питань, об'єктів та осіб, на яких поширюються її вимоги. Наприклад «Посадова інструкція інспектору з контролю ...», «Інструкція про порядок надання пільг особам, які працюють в районі Крайньої Півночі», «Інструкція про ведення діловодства».

    Текст інструкції розбивається по певній логічній схемі на розділи, пункти і підпункти. Починається, як правило, інструкції розділом «Загальні положення», в якому вказується цілі її видання, області поширення, порядок користування та інші відомості загального характеру. Інструкція є документом постійного тривалої дії (до заміни нової).

    Текст інструкції носить вказівний характер, тому в ній рекомендується чіткі формулювання з розпорядчими словами типу: «повинен», «слід», «необхідно», «має право», «не допускається», «рекомендується», «забороняється» і т.д . Текст інструкції викладається від третьої особи (наприклад, «Керівники або за їх дорученням інші посадові особи державних органів, підприємств, установ і організацій повинні систематично аналізувати, обощаются пропозиції, заяви і скарги громадян, що містяться в них практичні зауваження ...») або в безособовій формі (наприклад, «Повторним пропозиціями, заявами, і скаргами громадян при їх надходженні присвоюється черговий реєстраційний індекс, у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки вказуються р егістраціонние індекси першого пропозиції, заяви, скарги »).

    Інструкція оформляється на загальному бланку. Вона затверджується спеціальним розпорядчим актом або безпосередньо керівником, про що свідчить відповідний за формою гриф затвердження. На інструкції може бути зроблена відмітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом (наприклад, наказом) в ньому встановлюється термін введення інструкції, перераховуються необхідні організаційні заходи, вказуються відповідальні виконавці. (Додаток №5).

    2. Робота з документацією.

    2.1. Автоматизація. Процес докментообразованія в управлінні традиційно складається з операції збору вихідної інформації, виготовлення документа (підготовки текстових і (або) цифрових даних і друкування їх на бланку), надання документу юридичної сили. Ці операції можуть виконуватися як вручну, так і за допомогою засобів обчислювальної техніки (ОТ).

    Впровадженню сучасної електронної обчислювальної техніки в управління передувала механізація обчислювальних робіт на базі клавішних і лічильно-перфораційних обчислювальних машин.

    Електронна техніка володіє в порівнянні з механізованими клавішними та лічильно-перфораційними машинами більш значітеольнимі обчислювальними возможностямі.Ето дозволило свого часу перейти до комплексної автоматизації управлінських функцій. З появою ЕОМ стало можливим створення автоматизованих інформаційних систем і систем управління, автоматизованих робочих місць, інших систем автоматизованої обробки документів.

    Широке поширення в документообігу підприємств і організацій отримують документи, орієнтовані на обробку засобами обчислювальної техніки і створювані засобами ВТ на паперовому та машинному носіях. Раціоналізація форми і змісту документів на паперовому носії з наступним їх введенням в базу даних ЕОМ, фіксацією на машинний носій або відображенням на екрані відеотермінала здійснюється в процесі уніфікації.

    2.2. Уніфікація документів спрямована на їх скорочення і приведення до однаковості (мається на увазі однакове розміщення показників на формах, а також забезпечення порівнянності інформації у взаємозалежних документах). Скорочення досягається пктем вилучення документів, які не мають істотного значення, і дубльованих показників.

    Уніфікація форм документів здійснюється на основі єдиної графічної моделі їх побудови-формуляра-зразка.

    З 1987 р Введено ГОСТ 6.10.5-87, який може розглядатися як основа для проектування формулярів-зразків на єдиних методологічних принципах.

    Уніфікація форми і змісту документів проводиться з перших років утворення Радянського держави з метою вдосконалення процесів управління і технології їх виконання управлінським апаратом. Як загальнодержавна проблема уніфікації документів здійснюється з 1971р. На виконання спеціальної постанови уряду з цього часу стали розроблятися уніфіковані системи документації (УСД), впровадження яких поряд з загальносоюзними класифікаторами ТЕІ має сприяти стандартизації інформаційного забезпечення процесів управління народним озяйством.

    Висновок.

    В роботі інженерів, конструкторів, керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу і складання різної докуметации. Особливо великі труднощі виникають, як правило, при розробці виробничих документів, що обумовлено в першу чергу недоліком спеціальних знань у укладачів.

    Усунення непродуктивних витрат часу в процесах складання та використання документів требукет розумного поєднання формалізації і творцества, а це, на думку авторів, вимагають, з одного боку, ознайомлення укладачів документів з найбільш загальними законами сприйняття документів, з іншого і в цьому головна задача - формулювання і систематизації загальних правил і норм складання основних документів.

    Індивідуальні положення розробляються на основі типових. Типові положення, як правило, затверджуються вищестоящими органами управління, а індівідуальние- керівниками підприємств і організацій.