• Групи процесів
  • Основні процеси планування
  • Допоміжні процеси планування
  • Процеси виконання і контролю
  • Список літератури


  • Дата конвертації13.07.2017
    Розмір20.85 Kb.
    Типреферат

    Скачати 20.85 Kb.

    Процеси управління проектами

    Процеси управління проектами

    Управління Проектами - інтегрований процес. Дії (або їх відсутність) в одному напрямку звичайно впливають і на інші напрямки. Такий взаємозв'язок змушує балансувати між завданнями проекту - часто поліпшення в одній області може бути досягнуто лише за рахунок погіршення в інший. Для кращого розуміння інтегрованої природи Управління Проектами опишемо його через процеси, з яких воно складається і їх взаємозв'язку.

    Термін процес не прийнятий в Росії в тому контексті, в якому він далі використовується. Тут і далі під процесами розуміються дії і процедури, пов'язані з реалізацією функцій управління. Таке розуміння процесів прийняте в міжнародному співтоваристві. Оскільки метою цієї роботи є такий виклад основ управління проектами, яке враховує Російські особливості і при цьому відповідає прийнятим у світі стандартам, ми по можливості зберігаємо загальноприйняту в світі термінологію. Ця глава являє собою введення в концепцію Управління Проектами, як сукупність взаємопов'язаних процесів, які будуть детально описані в наступних розділах.

    Процеси проекту Проект складається з процесів. Процес - це сукупність дій, що приносить результат. Процеси проекту зазвичай виконуються людьми і розпадаються на дві основні групи: процеси Управління Проектами - що стосуються організації і описи робіт проекту (які будуть докладно описані далі); Процеси, орієнтовані на продукт - що стосуються специфікації і виробництва продукту. Ці процеси визначаються життєвим циклом проекту і залежать від галузі застосування. У проектах процеси управління проектами і процеси, орієнтовані на продукт, накладаються і взаємодіють. Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені при відсутності розуміння того, як створити продукт.

    Групи процесів

    Процеси управління проектами можуть бути розбиті на шість основних груп, що реалізують різні функції управління: процеси ініціації - ухвалення рішення про початок виконання проекту; процеси планування - визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їх досягнення; процеси виконання - координація людей і інших ресурсів для виконання плану; процеси аналізу - визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху і прийняття рішень про необхідність застосування коригувальних дій; процеси управління - визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгодження, затвердження і застосування; процеси завершення - формалізація виконання проекту і підведення його до впорядкованого фіналу.

    Процеси управління проектами накладаються один на одного і відбуваються з різними інтенсивностями на всіх стадіях проекту, як проілюстровано на малюнку. Накладення груп процесів в фазі. Крім того, процеси управління проектами пов'язані своїми результатами - результат виконання одного стає вихідною інформацією для іншого ... І, нарешті, є взаємозв'язку груп процесів різних фаз проекту. Наприклад, закриття однієї фази може бути входом для ініціації наступної фази (приклад: завершення фази проектування вимагає схвалення замовником проектної документації, яка необхідна для початку реалізації).

    У реальному проекті фази можуть не тільки передувати один одному, але і накладатися. Повторення ініціації на різних фазах проекту допомагає контролювати актуальність виконання проекту. Якщо необхідність його здійснення відпала, чергова ініціація дозволяє вчасно це встановити і уникнути зайвих витрат. Взаємозв'язку процесів Усередині кожної групи процеси управління проектами пов'язані один з одним через свої входи і виходи.

    Фокусуючись на цих зв'язках, опишемо окремі процеси через:

    Входи - документи або документовані показники, згідно з якими процес виконується.

    Виходи - документи або документовані показники, які є результатом процесу.

    Методи і засоби - механізми, за якими вхід перетворюється в вихід. Описувані нижче процеси характерні для більшості проектів і докладніше висвітлені в наступних розділах.

    процеси ініціації

    Ініціація включає єдиний подпроцесс - Авторизацію, тобто рішення почати наступну фазу проекту. Процеси планування Планування має велике значення для проекту, оскільки проект містить те, що раніше не виконувалося. Природно, що планування включає порівняно багато процесів. Однак не слід вважати, що Управління проектами це в основному планування. Зусилля, прикладені для планування, слід узгоджувати з цілями проекту та корисністю отриманої інформації. Нагадаємо, що слід розрізняти цілі проекту і цілі продукту проекту, під яким розуміється продукція (або послуги), створена або вироблена в результаті виконання проекту.

    Цілі продукту-це властивості і функції, якими повинна володіти продукція проекту. Цілі проекту -це робота, яку потрібно виконати для виробництва продукту із заданими властивостями. В ході виконання проекту ці процеси багаторазово повторюються. Змінам можуть піддатися мети проекту, його бюджет, ресурси і т.д. Крім того, планування проекту - це не точна наука. Різні команди проекту можуть розробити різні плани для одного і того ж проекту. А пакети управління проектами можуть скласти різні розкладу виконання робіт при одних і тих самих вихідних даних.

    Основні процеси планування

    Деякі з процесів планування мають чіткі логічні і інформаційні взаємозв'язку і виконуються в одному порядку практично у всіх проектах. Так, наприклад, спочатку слід визначити з яких робіт складається проект, а вже потім розраховувати терміни виконання та вартість проекту. Ці основні процеси виконуються по кілька разів протягом кожної фази проекту. До основних процесів планування відносяться:

    Планування цілей - розробка постановки завдання (проектне обгрунтування, основні етапи та цілі проекту),

    Декомпозиція цілей - декомпозиція етапів проекту на більш дрібні і більш керовані компоненти для забезпечення більш дієвого контролю,

    Визначення складу операцій (робіт) проекту - складання переліку операцій, з яких складається виконання різних етапів проекту,

    Визначення взаємозв'язків операцій - складання та документування технологічних взаємозв'язків між операціями,

    Оцінка тривалості або обсягів робіт - оцінка кількості робочих тимчасових інтервалів, або обсягів робіт, необхідних для завершення окремих операцій,

    Визначення ресурсів (людей, устаткування, матеріалів) проекту - визначення загальної кількості ресурсів всіх видів, які можуть бути використані на роботах проекту (ресурсів організації) і їх характеристик;

    Призначення ресурсів - визначення ресурсів, необхідних для виконання окремих операцій проекту;

    Оцінка вартостей - визначення складових вартостей операцій проекту і оцінка цих складових для кожної операції, ресурсу та призначення;

    Складання розкладу виконання робіт - визначення послідовності виконання робіт проекту, тривалості операцій і розподілу в часі потреб в ресурсах і витрат, виходячи і з урахуванням накладених обмежень і взаємозв'язків;

    Оцінка бюджету - додаток оцінок вартості до окремих компонентів проекту (етапах, фазах, термінів);

    Розробка плану виконання проекту - інтеграція результатів інших підпроцесів для складання повного документа.

    Визначення критеріїв успіху - розробка критеріїв оцінки виконання проекту.

    Допоміжні процеси планування

    Крім перерахованих основних процесів планування є низка допоміжних процесів, потреба у використанні яких сильно залежить від природи конкретного проекту. Такі процеси включають в себе:

    Планування якості - визначення того, які стандарти якості використовувати в проекті, і того, як ці стандарти досягти;

    Планування організації - визначення, документування та призначення ролей, відповідальності і взаємовідносин звітності в організації;

    Призначення персоналу - призначення людських ресурсів на виконання робіт проекту;

    Планування взаємодії - визначення потоків інформації та способів взаємодії, необхідних для учасників проекту,

    Ідентифікація ризику - визначення та документування подій ризику, які можуть вплинути на проект;

    Оцінка ризику - оцінка вірогідності настання подій ризику, їх характеристик і впливу на проект;

    Розробка реагування - визначення необхідних дій для попередження ризиків і реакції на загрозливі події;

    Планування поставок - визначення того, що, як і коли має бути поставлено;

    Підготовка умов - вироблення вимог до постачань і визначення потенційних постачальників.

    Взаємозв'язку між допоміжними підпроцесами, як і сама їх наявність, великою мірою залежать від природи проекту.

    Процеси виконання і контролю

    Під виконанням маються на увазі процеси реалізації складеного плану. Виконання проекту має регулярно вимірюватися і аналізуватися для того, щоб виявити відхилення від наміченого плану і оцінити їх вплив на проект. Регулярне вимірювання параметрів проекту та ідентифікація виникаючих відхилень далі також відноситься до процесів виконання і іменується контролем виконання. Контроль виконання слід проводити за всіма параметрами, що входять в план проекту. Як і в плануванні, процеси виконання можна поділити на основні і допоміжні.

    До основних можна віднести сам процес виконання плану проекту. Серед допоміжних процесів відзначимо: облік виконання - підготовка і розподіл необхідної для учасників проекту інформації при виникненні такої потреби; підтвердження якості - регулярна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості; підготовка пропозицій -збір рекомендацій, відгуків, пропозицій, заявок і т.д .; вибір постачальників - оцінка пропозицій, вибір постачальників і підрядників і укладання контрактів; контроль контрактів - контроль виконання контрактів постачальниками і підрядниками; розвиток команди проекту - підвищення кваліфікації учасників команди проекту.

    процеси аналізу

    Процеси аналізу включають як аналіз плану, так і аналіз виконання проекту. Аналіз плану означає визначення того, чи задовольняє складений план виконання проекту пред'являються до проекту вимогам та очікуванням учасників проекту. Він виражається в оцінці показників плану командою і іншими учасниками проекту.

    На стадії планування результатом аналізу плану може бути прийняття рішення про необхідність зміни початкових умов і складання нової версії плану, або прийняття розробленої версії в якості базового плану проекту, який в подальшому є основою для вимірювання виконання. Надалі викладі аналіз плану не виділяється в якості окремої групи процесів, а включається в групу процесів планування, роблячи цю групу процесів за своєю природою ітеративний.

    Таким чином, під процесами аналізу надалі розуміються процеси аналізу виконання.

    Процеси аналізу виконання призначені для оцінки стану і прогнозу успішності виконання проекту відповідно до критеріїв і обмеженням, визначеним на стадії планування.

    силу унікальності проектів ці критерії не є універсальними, але для більшості проектів до числа основних обмежень і критеріїв успіху входять цілі, терміни, якість і вартість робіт проекту. При негативному прогнозі приймається рішення про необхідність коригувальних впливів, вибір яких здійснюється в процесах управління змінами.

    Процеси аналізу також можна поділити на основні і допоміжні. До основних відносяться ті процеси аналізу, які безпосередньо пов'язані з цілями проекту та показниками, що характеризують успішність виконання проекту: аналіз термінів - визначення відповідності фактичних і прогнозних термінів виконання операцій проекту директивним або запланованим; аналіз вартості - визначення відповідності фактичної і прогнозної вартості операцій і фаз проекту директивним або запланованим; аналіз якості - моніторинг результатів з метою їх перевірки на відповідність прийнятим стандартам якості і визначення шляхів усунення причин небажаних результатів виконання якості проекту; підтвердження цілей-процес формальної приймання результатів проекту його учасниками (інвесторами, споживачами і т.д.).

    Допоміжні процеси аналізу пов'язані з аналізом чинників, що впливають на цілі та критерії успіху проекту. Ці процеси включають: оцінку виконання - аналіз результатів роботи і розподіл проектної інформації з метою постачання учасників проекту даними про те, як використовуються ресурси для досягнення цілей проекту; аналіз ресурсів - визначення відповідності фактичної і прогнозної завантаження і продуктивності ресурсів запланованим, а також аналіз відповідності фактичних витрат матеріалів плановим значенням.

    У число процесів аналізу не включені аналіз взаємодії з метою оптимізації процедур обробки проектної інформації, аналіз виконання контрактів з метою своєчасного внесення змін і запобігання суперечок і ряд інших процесів, які не носять регулярного характеру (як аналіз взаємодії), або становлять частину включених процесів (як аналіз контрактів). В результаті аналізу або приймається рішення про продовження виконання проекту за наміченим раніше плану, або визначається необхідність застосування коригувальних дій

    процеси управління

    Управління виконанням проекту - це визначення і застосування необхідних управляючих впливів з метою успішної реалізації проекту. Якщо виконання проекту відбувається відповідно до наміченого плану, то управління фактично зводиться до виконання - доведення до учасників проекту планових завдань і контролю їх реалізації. Ці процеси нами включені в процеси виконання.

    Інша справа, якщо в процесі реалізації виникли відхилення, аналіз яких показав, що необхідно визначення і застосування коригувальних впливів. В цьому випадку потрібно знайти оптимальні коригувальні дії, скорегувати план робіт, що залишилися і узгодити намічені зміни з усіма учасниками проекту.

    Отже, процеси управління призначаються для визначення, узгодження і внесення необхідних змін до плану проекту. Такі процеси управління часто називаються управлінням змінами і ініціюються процесами аналізу. До основних процесів управління, яке трапляється практично в кожному проекті, відносяться: загальне управління змінами - визначення, узгодження, затвердження Кабміном і прийняття до виконання коригувальних впливів і координація змін по всьому проекту. управління ресурсами - внесення змін до складу та призначення ресурсів на роботи проекту; управління цілями - коригування цілей проекту за результатами процесів аналізу; управління якістю - розробка заходів по усуненню причин незадовільного виконання.

    Серед допоміжних процесів управління відзначимо: управління ризиками - реагування на події та зміна ризиків в процесі виконання проекту; управління контрактами - координація роботи (суб) підрядників, коректування контрактів, вирішення конфліктів. Процеси завершення Завершення проекту супроводжується такими процесами: закриття контрактів - завершення і закриття контрактів, включаючи вирішення всіх виниклих суперечок. адміністративне завершення - підготовка, збір і розподіл інформації, необхідної для формального завершення проекту.

    Список літератури

    Ліберзон В.І. Процеси управління проектами.