Дата конвертації04.05.2018
Розмір19.4 Kb.
Типреферат

Регламент відкриття, розробки і реалізації проектів розвитку в холдингу "ЛОГОС"

Регламент відкриття, розробки і реалізації проектів розвитку в холдингу "ЛОГОС"


Вступ

Відповідно до політики Холдингу реалізація пропозицій в області організації розвитку і розширення бізнесу здійснюється у формі проектів. Виконання проекту здійснюється робочою групою Проекту.

З метою підвищення скоординованості дій по реалізації проектів розвитку Холдингу керівники проектів і директора з розвитку підприємств холдингу знаходяться у функціональному підпорядкуванні (по сфері діяльності без прямого адміністративного підпорядкування) керівника управління по проектам ТОВ "логос Центр".

Нижче наведені основні етапи, які необхідно здійснити для відкриття, розробки і реалізації проекту.


1. Відкриття Проекту

Конкретна ідея розвитку того чи іншого напрямку діяльності, створення нового продукту (послуги), розвитку нових напрямків діяльності, як в рамках конкретного підприємства групи, так і в рамках Холдингу обговорюється автором ідеї з керівництвом свого підприємства і подається у вигляді Заявки довільної форми:

в Секретаріат Ради Директорів, де вона реєструється в "Журналі заявок на відкриття проекту"

в Управління по проектам "Логос - Центру", де вона міститься в "Банк ідей проектів розвитку Холдингу" (Додаток ".Банк ідей проектів розвитку Холдингу")

Керівник Управління по проектам щомісяця інформує Голови Ради Директорів про стан "Банку ідей проектів розвитку Холдингу". Голова Ради Директорів за результатами аналізу наявних Заявок призначає дату і час обговорення висунутої ідеї проекту на Раді Директорів. За результатами обговорення ідеї Радою Директорів приймається рішення про відкриття конкретного проекту. Це рішення оформляється у вигляді протоколу засідання Ради Директорів (Додаток "Протокол про відкриття Проекту") в якому вказується:

рішення про відкриття проекту

рівень Проекту ( "Логос-Центр", група компаній, підприємство)

Керівник проекту

Дату відкриття фінансування Проекту та джерела фінансування

Терміни розробки Концепції, проведення експертизи та надання матеріалів на розгляд до Ради Директорів

Список співробітників, які будуть задіяні в проведенні експертизи Концепції.

Починаючи з даного моменту, Виконавчий секретар Ради директорів поміщає все Протоколи по проектам в "Архів документів проекту" і надає копії протоколів Керівнику проекту, в Управління по проектам і фінансове управління "Логос - Центру"

Керівник Проекту, спільно з Управлінням по проектам, на підставі переліку першочергових завдань по проекту здійснює формування складу робочої групи даного етапу проекту.

Порядок включення фахівців в робочу групу проекту, визначення суми оплати і порядок оплати їх праці проводиться відповідно до "Положення про робочу групу проекту та порядку її фінансування". Результатом є склад робочої групи поточного етапу проекту.

табл.№1

можна вирішити завдання

П.І.Б. (Пред-е)

початок

закінчено

ступінь участі

форма участі

оплата

1

з _____

по ___

2

3

4

Паралельно з вищевикладеної завданням Керівник Проекту спільно з Управлінням по проектам (скрізь далі для проектів рівнів групи компаній і каналів Управління по проектам здійснює допомогу Керівникам проектів лише в частині методичної підтримки) відкриває Проект в Системі управління проектами PROJECT (програмний пакет MS Project) і здійснює такі заходи:

Побудова діаграми ходу робіт (Gantt Chart в Системі управління проектами PROJECT) на найближчу перспективу з зазначенням тривалості робіт і їх взаємозв'язку (наприклад: розробка концепції проекту включає в себе проведення маркетингових досліджень, аналіз результатів і власне написання концепції)

Побудова таблиці зведених даних про ресурсах (Resource Sheet в Системі управління проектами PROJECT), які необхідно задіяти для вирішення вищеозначених завдань

Побудова таблиці завантаження ресурсів з розбивкою на роботи (Task Usage в Системі управління проектами PROJECT). Таблиця містить в собі акумульований інформацію для Управління по проектам і фінансового управління про використання ресурсів на даному етапі проекту.

Вид перерахованих вище таблиць Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage із зазначенням інформації, яка повинна бути в них розміщена, представлений в Додатку "Система управління проектами" Відкриття проекту ""

У міру розробки і реалізації проекту таблиці актуалізуються.

2. Розробка концепції проекту

Управління по проектам надає Керівнику Проекту необхідні для виконання проекту документи: регламент відкриття, розробки і реалізації Проекту, рекомендації щодо змісту концепції Проекту і формі її складання, (Додаток "Рекомендації щодо змісту концепції Проекту і формі її складання") рекомендації щодо змісту бізнес-плану проекту та формі його складання (Додаток "Рекомендації щодо змісту бізнес-плану проекту і формі його складання"), а так само надає інформацію про результати та хід виконання п роектов- аналогів.

На всьому протязі проекту Управління по проектам здійснює методичну підтримку Керівника Проекту.

Керівник Проекту відповідно до "Рекомендацій щодо змісту Концепції ... .." розробляє концепцію проекту, оформляє її у вигляді робочого документа "Концепція проекту ... ..".

Починаючи з цього етапу порядок документообігу наступний: оригінал документа з візами керівника проекту і його лінійного керівника надається в Секретаріат Ради Директорів, де він реєструється (електронна копія документа надсилається на адресу Управління по проектам). Виконавчий секретар Ради Директорів під розпис передає оригінал документа в Управління по проектам для організації підготовки аналітичної довідки для Ради Директорів.

Управління по проектам спільно з експертами організовує проведення аналізу представленої концепції, за результатами якого готується аналітична довідка. В аналітичній довідці дається оцінка таких моментів:

відповідність Концепції розглянутої ідеї Проекту

перспективність і можливість реалізації даної Концепції,

сильні і слабкі сторони Концепції,

загрози, які можуть виникнути при реалізації даної Концепції.

реальність запропонованої стратегії дій, реальність оцінки конкурентного середовища та потенційних споживачів,

реалістичність схеми втілення Проекту

пропозиції щодо складу робочої групи розробки плану-графіка робіт по Проекту і бізнес-плану Проекту (табл.№1)

Концепція проекту спільно з аналітичною довідкою представляється в Секретаріат Ради Директорів. Керівник Управління по проектам через Виконавчого секретаря Ради Директорів інформує Голови Ради Директорів про готовність Концепції до розгляду Радою Директорів.

За результатами обговорення на Раді директорів представлених матеріалів, приймається рішення про затвердження Концепції. Це рішення оформляється у вигляді протоколу засідання Ради Директорів (Додаток "Про затвердження концепції Проекту") в якому вказується:

рішення про затвердження Концепції

терміни розробки плану-графіка заходів виконання проекту

склад робочої групи розробки плану-графіка робіт по Проекту і бізнес-плану Проекту (табл.№1)

Керівник Проекту спільно з Управлінням по проектам вносить відповідну інформацію в Систему управління проектами Project (таблиці Gantt Chart, Resource Sheet, Task Usage, Додаток "Система управління проектами" Затвердження концепції ")

3. Розробка плану - графіка заходів щодо виконання Проекту

Виходячи їх затвердженої концепції Проекту і використовуючи інформацію про результати та хід виконання проектів - аналогів Керівник проекту спільно з Управлінням по проектам виконують такі заходи:

Декомпозиція цілей - декомпозиція етапів проекту на більш дрібні і більш керовані компоненти для забезпечення більш дієвого контролю

Визначення складу операцій (робіт) проекту - складання переліку операцій, з яких складається виконання різних етапів проекту

Визначення взаємозв'язків операцій - складання технологічних взаємозв'язків між операціями

Оцінка тривалості або обсягів робіт - оцінка кількості робочих тимчасових інтервалів, або обсягів робіт, необхідних для завершення окремих операцій

Визначення ресурсів (людей, устаткування, матеріалів) проекту - визначення загальної кількості ресурсів всіх видів, які можуть бути використані на роботах проекту (наявні ресурси Холдингу) і їх характеристик

Призначення ресурсів - визначення ресурсів, необхідних для виконання окремих операцій проекту

Оцінка вартостей - визначення складових вартостей операцій проекту і оцінка цих складових для кожної операції, ресурсу та призначення

Складання розкладу виконання робіт - визначення послідовності виконання робіт проекту, тривалості операцій і розподілу в часі потреб в ресурсах і витрат, виходячи і з урахуванням накладених обмежень і взаємозв'язків

Оцінка бюджету - додаток оцінок вартості до окремих компонентів проекту (етапах, фазах, термінів)

За результатами виконання перерахованих вище заходів Керівник проекту спільно з Управлінням по проектам розробляють такі документи:

Діаграма ходу робіт за проектом (Додаток "Діаграма ходу робіт за проектом")

Таблиця зведених даних про ресурсах (Додаток "Таблиця зведених даних про ресурсах")

Таблиця завантаження ресурсів з розбивкою на роботи (Додаток "Таблиця завантаження ресурсів з розбивкою на роботи"

Примітка: формування тимчасово-вартісної таблиці задействованности фахівців в заходах проекту, як і раніше, проводиться в два етапи:

Формування переліку необхідних фахівців і часу їх участі в проекті

Формування персонального складу робочої групи відповідно до "Положення про робочу групу проекту та порядку її фінансування"

Управління по проектам проводить експертизу розроблених документів на предмет несуперечливості використання ресурсів іншим проектам Холдингу. Даний захід здійснюється шляхом агрегування даного проекту в загальну систему управління проектами Холдингу. У разі виникнення ресурсних конфліктів здійснює їх вирішення шляхом коригування термінів, послідовності виконуваних робіт або іншими способами, що не порушують загальної логіки виконання Проекту. Далі Управління по проектам передає пакет документів і експертний висновок по ньому через Секретаріат до Ради Директорів. Керівник управління по проектам через Виконавчого секретаря інформує Голови Ради Директорів про готовність перерахованих вище документів до розгляду на Раді Директорів.

За результатами обговорення на Раді Директорів представлених матеріалів, приймається рішення з таких питань:

Терміни виконання ключових етапів проекту і зведена таблиця потрібних ресурсів

Список співробітників, які будуть задіяні в проведенні експертизи бізнес-плану Проекту.

Дане рішення оформляється у вигляді протоколу засідання Ради Директорів "Про затвердження плану-графіка заходів з виконання Проекту"

У разі, коли є потреба в залученні для роботи в проекті зовнішніх фахівців, кадрова служба за рішенням Ради Директорів забезпечує підбір необхідного фахівця на підставі кваліфікаційних вимог, які визначає керівник Проекту.

Керівник Проекту спільно з Управлінням по проектам вносить відповідну інформацію в Систему управління проектами Project. Даний план виконання проекту приймається як базовий. Система управління проектами переводиться в режим супроводу проекту, що дозволяє відстежувати терміни виконання завдань проекту та реальне використання ресурсів.


4. Розробка бізнес-плану

Керівник Проекту відповідно до "Рекомендацій щодо змісту бізнес - плану ... .." розробляє бізнес - план проекту, оформляє його у вигляді документа "Бізнес - план проекту ... ..", і надає його в Управління по проектам. Управління по проектам спільно з експертами організовує проведення аналізу бізнес - плану Проекту, за результатами якого готується аналітична довідка. В аналітичній довідці дається оцінка таких моментів:

Реальність наведених оцінок по ринку і попиту на пропоновані послуги

Ступінь достовірності наявних припущень

Відповідність реальності зростання обсягів виробництва (продажів)

Реальність термінів реалізації проекту виходячи з наявних ресурсів

А так же містяться пропозиції:

по порядку, термінів і форми подання звітності про хід реалізації Проекту Керівником Проекту в Управління по проектам і в фінансове управління.

Доцільним критеріям завершення проекту

Примітка: порядок, терміни і форма звітності про хід виконання проекту, а також критерій завершення проекту визначаються специфікою проекту і в кожному конкретному випадку визначаються індивідуально. Наприклад, для магазину доцільно відобразити (реальні і планові):

Фінансовий результат

валовий дохід

Оборот і його динаміка

Середня сума на чек і його динаміка

% Виконання плану

Орієнтовний зміст звіту про хід виконання проекту представлено в додатку "Приклад форми звіту про хід виконання Проекту"

Бізнес - план Проекту спільно з аналітичною довідкою представляються в Секретаріат Ради Директорів. Керівник Управління по проектам через Виконавчого секретаря Ради Директорів інформує Голови Ради Директорів про готовність бізнес - плану до розгляду Радою Директорів. За результатами обговорення на Раді директорів представлених матеріалів, приймається рішення про затвердження бізнес - плану. Це рішення оформляється у вигляді протоколу засідання Ради Директорів (Додаток "Про затвердження бізнес-плану проекту ________") в якому так само вказується:

Порядок, терміни та форму подання звітності про хід реалізації Проекту Керівником Проекту в Управління по проектам і в фінансове управління (Додаток №1 до протоколу "Про затвердження бізнес - плану проекту")

Критерій завершення проекту. Керівник проекту спільно з Управлінням по проектам вносить інформацію відповідно до затвердженого бізнес - планом проекту з використання матеріальних і фінансових ресурсів в Систему управління проектами Project

5. Реалізація проекту

Керівник Проекту забезпечує надання інформації про хід виконання проекту (дотримання плану - графіка заходів щодо реалізації Проекту, відповідність реальних фінансових показників фінансових показників бізнес - плану.) На адресу Управління по проектам в терміни і за формою, представленої в Додатку № 1 до Рішення Ради Директорів ( "Про затвердження бізнес-плану проекту ________"). Управління по проектам формалізує представлену інформацію і акумулює її в програмному пакеті управління проектами.

Керівник Проекту щомісяця (для рівня проекту Логос - Центру - щотижня) інформує Управління по проектам про хід виконання Проекту (реальні терміни початку і закінчення робіт, тривалість, витрати, завантаження співробітників, відсоток виконання робіт і т.д.) Управління по проектам актуалізує інформацію в Системі управління проектами Project і формалізує її у вигляді, представленому в Додатку "управління проектом", з метою оперативного реагування на відхилення від планових показників.

На даному етапі Керівник Проекту спільно з Управлінням по проектам (а так само з залученням фахівців Управління якості та фінансового управління) здійснює такі заходи: аналіз термінів - визначення відповідності фактичних і прогнозних термінів виконання операцій проекту директивним або запланованим. У разі неможливості усунення причин, що призвели до порушення планів, розробляють пропозиції щодо зміни плану - графіка робіт, перерахунку бізнес - плану. Керівник Управління по проектам інформує про це голову Ради Директорів. У разі позитивного рішення, керівник проекту виробляє актуалізацію необхідних документів і надає їх в Управління по проектам. Після проведення експертизи Керівник управління по проектам інформує Голови Ради Директорів про готовність документів до розгляду Радою Директорів.

Аналіз вартості - визначення відповідності фактичної і прогнозної вартості операцій і фаз проекту директивним або запланованим, відповідність реальних результатів показниками бізнес - плану, і в разі появи відхилень від планових показників проводять аналіз причин і розробляють пропозиції щодо їх усунення.

аналіз якості - моніторинг результатів з метою їх перевірки на відповідність прийнятим стандартам якості і визначення шляхів усунення причин небажаних результатів виконання якості проекту

підтвердження цілей - процес формальної приймання результатів проекту його учасниками і управління цілями - коригування цілей проекту за результатами процесів аналізу;

аналіз ресурсів - визначення відповідності фактичної і прогнозної завантаження і продуктивності ресурсів запланованим, а також аналіз відповідності фактичних витрат матеріалів плановим значенням.

облік виконання - підготовка і розподіл необхідної для учасників проекту інформації при виникненні такої потреби

підтвердження якості - регулярна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості

підготовка пропозицій - збір рекомендацій, відгуків, пропозицій, заявок і т. д.

управління ризиками - реагування на події та зміна ризиків в процесі виконання проекту;

6. Завершення Проекту

Після досягнення Проектом в своєму розвитку точки, визначеної, як критерій завершення Проекту керівник проекту спільно з Управлінням по проектам організовує підготовку підсумкового звіту "Про результати робіт в рамках проекту і реально використаних ресурсах" і пропозиції щодо форм розвитку даного напрямку і передає їх в Управління по проектам. На підставі даних матеріалів Управління по проектам готує аналітичну довідку, метою якої є узагальнення досвіду реалізації Проекту та оцінка можливості використання име ющейся інформації в інших проектах.

Керівник Управління по Проектам інформує Голови Ради Директорів про готовність документів до розгляду їх на Раді Директорів з метою прийняття рішення про завершення Проекту.

За результатами обговорення на Раді директорів представлених матеріалів, приймається рішення про завершення Проекту ( "Про завершення Проекту") в якому відображаються наступні моменти:

Досягнуті фінансові результати

Реально використані ресурси

Форма подальшої реалізації даного напрямку діяльності (в т. Ч. Можливості з тиражування проекту)

Напрямки використання отриманої в ході проекту інформації (напр. Апробація нових технологій, нових програмних продуктів і т. Д.)

Оцінка роботи робочої групи Проекту

Після прийняття рішення про завершення Проекту Виконавчий секретар Ради директорів закриває "Архів документів проекту" і передає його в службу безпеки для зберігання.


Головна сторінка


    Головна сторінка



Регламент відкриття, розробки і реалізації проектів розвитку в холдингу "ЛОГОС"