• Основні напрямки зниження витрат на закупівлі
  • Як оцінити ефективність закупівельних операцій
  • Контроль і аналіз процесу закупівель
  • Види звітів в закупівельній діяльності компанії


  • Дата конвертації04.04.2018
    Розмір13.76 Kb.
    Типстаття

    Скачати 13.76 Kb.

    Як купують компанії: контроль і аналіз закупівель в бізнесі

    Віктор Іванович Сергєєв, доктор економічних наук, президент Міжнародного центру логістики Державного університету Виший школи економіки (МЦЛ ГУ ВШЕ), професор кафедри логістики ВШЕ, президент Національної логістичної асоціації Росії.

    У будь-якій фірмі-товаровиробнику існує типовий набір завдань, пов'язаних з управлінням закупівлями. Основними завданнями, які розв'язуються закупівельної логістикою, є наступні:

    що закупити;

    у кого закупити;

    скільки закупити;

    на яких умовах закупити.

    Завдання «що закупити» відділ постачання / закупівель фірми вирішує спільно з виробничим відділом і інженерною службою. Спільно визначаються потреби в сировині та матеріалах, якісні та експлуатаційні характеристики, параметри специфікації. Вся ця інформація надходить до відділу постачання.

    Рішення «у кого купити» вимагає глибокого аналізу ринку, що цікавить фірму продукції, існуючих і потенційних постачальників і вибору найбільш перспективних і ефективних з них. Дане питання знаходиться повністю в компетенції працівників відділу постачання. Як показує досвід, вдалий вибір постачальника забезпечує половину успіху підприємства (особливо це відноситься до діяльності торгово-посередницьких структур).

    Рішення «скільки закупити» здійснюється при узгодженні з іншими відділами (виробничим, складським, фінансовим / бухгалтерією). Спільно з виробничим відділом визначається необхідна кількість матеріальних ресурсів. Перевіряється наявність даного товару на складі (якщо склад знаходиться у веденні відділу постачання). Якщо на складі цієї продукції немає (або її недостатньо), то обсяг закупівлі необхідно узгодити з фінансовим відділом / бухгалтерією.

    Завдання «на яких умовах закупити» вирішується, коли постачальники вже запропонували свої умови. Відділ постачання розглядає запропоновані варіанти і веде переговори з постачальниками. У вирішенні даного питання можуть брати участь і працівники інших відділів (фінансового / бухгалтерії, логістики і т.д.). Рішення даного завдання означає ясність за такими параметрами: ціна, умови оплати, умови доставки, строки і т.д.

    Основні напрямки зниження витрат на закупівлі

    Логістичного менеджменту фірми слід приділяти увагу скороченню загальних витрат, пов'язаних з процесом закупівлі, оскільки витрати на управління закупівлями з різних галузей становлять від 40 до 60% в структурі собівартості виробництва готової продукції розвинених країн. Найбільшу питому вагу у витратах, пов'язаних із закупівлями, займають: власне ціна матеріальних ресурсів, витрати на транспортування і управління запасами матеріальних ресурсів (складування, вантажопереробка, зберігання та ін.).

    Виграш від раціональної організації закупівель може бути досить значним. З огляду на, що витрати в цьому випадку становлять 40-60% виручених від продажу товарів засобів, вдалі рішення в цій області перевершують ефект прибутковості компанії як за рахунок маркетингу, так і за рахунок удосконалень виробництва. За оцінками американських фахівців, для збільшення прибутку компанії на 100%:

    обсяг продажів повинен зрости на 100%;

    ціна товарів - зрости на 15%;

    заробітна плата і оклади - знизитися на 25%;

    накладні витрати - знизитися на 33%;

    витрати на закупівлі - знизитися на 8,5%.

    Таким чином, на кожен відсоток зниження витрат на закупівлі припадають 12% зростання прибутку - кращий результат.

    Для скорочення числа складових компонентів витрат на закупівлі необхідна цілеспрямована політика фірмового логістичного менеджменту, що включає комплекс заходів, серед яких можна вказати:

    вдосконалення планування потреби і нормування витрат матеріальних ресурсів для виробничих підрозділів фірми;

    усунення втрат від шлюбу (політика «нуль дефектів») у виробництві і втрат матеріальних ресурсів при доставці від постачальників;

    максимальне скорочення відходів виробництва та ефективне використання вторинних матеріальних ресурсів;

    виняток, по можливості, проміжного складування матеріальних ресурсів при доставці від постачальників;

    доставка матеріальних ресурсів від постачальників якомога більшими відправками з максимальним використанням вантажомісткості транспортних засобів і мінімальними тарифами;

    мінімізація рівнів запасів матеріальних ресурсів в усі ланки складської системи і ін.

    Як оцінити ефективність закупівельних операцій

    При визначенні ефективності закупівельних операцій необхідно комплексно оцінити роботу служби закупівель фірми, взявши до уваги: ​​виконання плану закупівель за об'ємним і якісними показниками, виконання бюджету фірми і обсяг зекономлених коштів, додаткові заходи з контролю якості вхідної продукції, а також обсяг і вартість втрачених продажів, загальний обсяг операцій, продуктивність праці, транспортні витрати і т.д. Виходячи з цих даних, можна приблизно визначити вартість тієї чи іншої логістичної операції в процесі здійснення закупівельних функцій - наприклад, середню вартість розробки і оформлення замовлення або частку вартості матеріальних ресурсів в обсязі продажів готової продукції. Можна оцінити і частку адміністративних витрат із закупівлі на кожен рубль, витрачений на закупівлі в цілому. Простеживши, таким чином, діяльність відділу закупівель, можна судити про ефективність його функціонування, а також визначити наявні проблемні моменти.

    Існують три основні показники, за якими здійснюється контроль діяльності закупівельного відділу: час, ціни і надійність постачальників.

    Контроль фактора часу на увазі контроль затриманих поставок, а також наслідків запізнень. При цьому повинні аналізуватися такі, наприклад, показники, як

    частка затриманих замовлень;

    частка випадків, коли прострочення доставки викликали відчутне відсутність матеріальних ресурсів / готової продукції на складі;

    число випадків зупинки виробництва в результаті прострочення і т.п.

    Фактор «ціна» має на увазі аналіз цін, сплачених при закупівлях продукції, зокрема, їх порівняння з раніше запланованими цінами, а також спроби уникнути таких відхилень від бюджету закупівель. Всебічного аналізу повинні піддаватися:

    ціни, сплачені постачальникам за матеріальні ресурси / готову продукцію;

    стандартні або розрахункові ціни за основні матеріальних ресурсів;

    індекс середніх цін, сплачених за продукцію за товарними групами;

    зміни цін, що відбулися в результаті переговорів, аналізу, в результаті кращої упаковки і раціоналізації перевезення і т.п .;

    форвардна закупівельна діяльність в порівнянні з відповідним прогнозом для виявлення його ефективності, а також порівняння цін, сплачених при таких закупівлях, з тими, які могли бути сплачені у разі закупівель не форвардними, а звичайним шляхом;

    частка закупівельних ордерів, виданих без домовленості про твердою ціною і т.д.

    Надійність постачальника передбачає відповідність якості та обсягів його поставок умов, зафіксованим в договорах. Наступні параметри дозволяють приймати обґрунтовані рішення при виборі продавця:

    частка прострочених доставок і відмов поставки;

    частка поставок, які не відповідають договорами за якістю продукції;

    частка замовлень, доставлених всупереч домовленості не єдиною партією;

    якість послуг різних перевізників, виміряний часом в дорозі і числом пошкоджених вантажів і т.п.

    Ефективність роботи служби постачання / закупівель фірми часто оцінюється наступними показниками:

    скорочення витрат на закупівлі в структурі загальних логістичних витрат;

    допустимі рівні шлюбу, що закуповується;

    частка закупівель, здійснених вчасно;

    число ситуацій, коли потрібних матеріальних ресурсів / готової продукції не виявилося на складі, що спричинило збої в графіку виробництва або виконання замовлення клієнта;

    число змін, внесених в замовлення з вини служби закупівель (облік по кожній причини внесення змін);

    число отриманих і обслужених заявок;

    частка транспортних витрат у структурі загальних витрат на закупівлі і т.п.

    Контроль і аналіз процесу закупівель

    Контроль і аналіз логістичної функції (процесу) закупівель компанії повинен здійснюватися відповідно до поставлених цілей і завдань по управлінню закупівлями в аспекті загальної логістичної системи фірми. Традиційно такий аналіз включає:

    аналіз умов закупівель та ринку постачальників;

    контроль бюджету закупівель;

    аналіз фінансової діяльності;

    контроль і аналіз якості продукції, що закуповується;

    контроль і аналіз процедур доставки матеріальних ресурсів і готової продукції;

    аналіз системи прогнозування потреби і т.д.

    За станом ринку постачальників більшості основних видів матеріальних ресурсів регулярно спостерігають, що забезпечує фірму - потенційного покупця інформацією про можливості закупівлі необхідних товарів і дає можливість приймати оптимальні рішення в залежності від коливань ринкових цін. Ймовірний дефіцит основних видів матеріальних ресурсів може привести до збоїв виробничого процесу, зростання витрат і зниження прибутку. Однак завчасна інформація про можливі перебої в поставках матеріальних ресурсів дозволяє підготуватися до них заздалегідь і не допустити відхилень від графіка виробництва. Так, в разі можливого зростання цін покупець може заздалегідь закупити велику кількість необхідної сировини, отримавши при цьому значні знижки.

    Аналіз динаміки пов'язаних в закуплених товари оборотних коштів допомагає виявити тенденцію, що визначає політику фірми щодо їх поповнення, а також змінити в разі потреби логістичну стратегію закупівель. Наприклад, високі ставки банківського відсотка, що переважали в 1980-і роки, змусили підвищити увагу до ефективності вкладень в товарні запаси і управління ними, що призвело в результаті до широкого впровадження логістичної концепції та загального скорочення рівня вкладень в товарні запаси.

    Фінансовий аналіз дозволяє проводити порівняльну оцінку фактичних витрат на закупівельну діяльність з обсягом коштів, передбачених для цієї мети бюджетом. Також ведеться облік отриманих і втрачених знижок та інших вигод. В результаті основна увага приділяється довгостроковими угодами про поставки матеріальних ресурсів / готової продукції, а також враховується період часу, на який фірма забезпечена поставками відповідно до цих угод. Знання обсягів поставок за довгостроковими угодами дозволяє фінансовому відділу заздалегідь виділяти необхідні кошти на закупівлю та планувати грошові потоки.

    Види звітів в закупівельній діяльності компанії

    Кожна компанія формує систему звітності по закупкам, виходячи з цілей і завдань, сформульованих вищим менеджментом, зокрема, на основі логістичної стратегії. У зарубіжній практиці поширені звітні форми і системи показників, які відображають:

    1. Ринкові та економічні умови і ціни:

    тенденції руху цін на основні товари, що закуповуються і порівняння із середніми витратами;

    зміни в співвідношенні попиту-пропозиції на ринку основних товарів, що закуповуються: прогнози динаміки ринку основних товарів, що закуповуються).

    2. Зміни вкладень в товарні запаси:

    інвестиції в товарні запаси, що класифікуються за основними групами матеріальних ресурсів / готової продукції;

    денні (декадні, щомісячні) поставки і замовлений обсяг поставок за основними товарно-сировинних груп;

    відношення обсягу вкладень в товарні запаси до обсягу продажів фірми;

    оборотність основних видів товарів, що закуповуються;

    загальна площа складів, використовувана для зберігання запасів.

    3. Закупівельні операції та їх ефективність:

    скорочення витрат в результаті вивчення ринку і аналізу даних;

    допустимі рівні якості закуповуваних матеріальних ресурсів / готової продукції;

    частка закупівель, здійснених вчасно;

    число ситуацій, коли потрібної сировини не виявилося на складі, що спричинило за собою збої в графіку виробництва;

    число змін, внесених в замовлення (облік по кожній причини внесення змін);

    число отриманих і обслужених заявок;

    продуктивність праці і завантаженість працівників;

    транспортні витрати.

    4. Надійність постачальника / продавця:

    частка прострочених доставок і відмов;

    частка некондиційних поставок;

    частка замовлень, всупереч домовленості доставлених не однієї партією;

    якість послуг транспортування, наданих різними перевізниками, виміряний часом в дорозі і числом пошкоджень вантажів.

    5. Операції, що впливають на управління і фінансову діяльність:

    порівняння фактичних витрат за окремими видами закупівельної діяльності з передбаченими бюджетом;

    вигоди від отриманих знижок і втрати від втрачених продажів;

    угоди про закупівлі (класифікуються за типами діючих контрактів і в залежності від очікуваної дати поставки);

    зміни, внесені постачальниками в надані знижки;

    час доставки;

    частка прострочених замовлень;

    частка випадків, коли затримка доставки спричинила відчутне відсутність матеріалів на складі;

    число випадків зупинки виробництва в результаті затримок доставки матеріальних ресурсів;

    ціни, сплачені за матеріальні ресурси / готової продукції;

    стандартні або прогнозовані ціни на основні матеріальні ресурси;

    індекс середніх цін, сплачених за матеріальні ресурси / готову продукцію за товарними групами;

    зміни цін, що відбулися в результаті переговорів, виробленого аналізу, запропоновані продавцем, що відбулися в результаті поліпшення упаковки та раціоналізації перевезення;

    аналіз форвардної закупівельної діяльності.


    Головна сторінка


        Головна сторінка



    Як купують компанії: контроль і аналіз закупівель в бізнесі

    Скачати 13.76 Kb.